Surat (1)

Asas sentralisasi danĀ Asas desentralisasi

Untuk lebih jelas mengenai Asas sentralisasi danĀ Asas desentralisasi, simaklah uraian yang akan disajikan berikut ini :

  1. Asas sentralisasi

Yaitu apabila kegiatan pengurusan surat, baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dilakukan secara terpusat pada suatu unit kerja. Keuntungan dari asas ini adalah :

  • Dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur serta peralatannya.
  • Pengendaliaan terhadap pelaksanaannya lebih mudah karena kegiatan pengurusan surat dilaksanakan serta diawasi oleh satu unit kerja.

Dengan asas ini maka :

  • Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan, pengendaliaan dilaksanakan
    sepenuhnya oleh unit Kearsipan.
  • Surat masuk yang diterima oleh unit pengolah harus disampaikan terlebih dahulu kepada Unit Kearsipan, setelah itu baru boleh diterima oleh unit pengolah setelah dilakukan pencatatan oleh Unit Kearsipan.
  • Penggunaan sarana pencatatan surat lebih efisien.
  1. Asas desentralisasi

Yaitu apabila kegiatan pengurusan surat, baik surat masuk maupun keluar sepenuhnya
dilakukan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Setiap unit kerja melaksanakan dan mempertanggungjawabkan pengolahan suratnya masing-masing. Mulai dari penerimaan, pencacatan, dan pengiriman surat.

Asas desentralisasi cocok digunakan pada organisasi yang mempunyai ruang lingkup dan volume kerja yang besar. Dengan asas desentralisasi, maka :

  • Pengolahan, pengarahan, pengendalian surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit pengolahan.
  • Fungsi dan wewenang Unit Kearsipan terbatas pada penerimaan dan pengiriman surat keluar, pengolahan dan pengolahan arsip Inaktif.
  • Setiap unit pengolahan mempunyai sarana pencatatan surat masing-masing.

Kelebihan asas desentralisasi :

  • Penyampaian surat ke meja cepat.
  • Surat cepat diproses atau ditindaklanjuti.

Kelemahan asas desentralisasi :

  • Kemungkinan terjadinya ketidak seragaman sistem dan prosedur pengendalian surat.
  • Banyak menggunakan peralatan sehingga kurang efisien.