bigstock-Medical-Records

Asas sentralisasi pengolahan arsip

Penerapan sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip disetiap kantor baik swasta maupun pemerintah tidak sama. Ada kantor yang menggunakan asas sentralisasi, desentralisasi atau bahkan gabungan.

Hal tersebut tidak menjadi masalah karena pada dasarnya semua asas pengelolaan dan penemuan kembali arsip tersebut sama baiknya. Asas pengelolaan dapat dikatakan baik apabila penggunaan asas tersebut dapat mempermudah dan mempercepat dalam proses pengolahan maupun penemuan kembali arsip sehingga efisiensi dan efektivitas kerja kearsipan dapat ditingkatkan menjadi lebih baik lagi.

Setiap kantor / instansi ruang lingkup pekerjaannya tidak selalu sama dengan kantor lain. Jenis surat-suratnya pun beragam, sesuai dengan bidang kegiatan yang dilakukan. Contohnya, arsip-arsip yang ada di Departemen Pertanian berbeda dengan arsip yang berada di Departemen Pendidikan. Arsip-arsip yang dikelola oleh rumah sakit juga berbeda dengan arsip yang dikelola oleh sekolah.

Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip. Keuntungan asas Sentralisasi:

  • Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.
  • Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.

Sedangkan kelemahan dari asas sentralisasi adalah :

  • Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat.
  • Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit.