Category Archives: Administrasi Perkantoran

Penyerahan arsip

IMG_9689

Penyerahan arsip

Arsip merupakan salah satu sumber informasi manajemen. Oleh karena itu, arsip merupakan sesuatu yang penting dalam kegiatan administrasi maupun pelaksanaan tugas suatu lembaga. Mengingat arti penting arsip maka perlu adanya sistem pengelolaan yang sistematis, efektif, dan efisien.

Selanjutnya dalam hal penyusutan untuk penyerahan arsip ke ANRI, prosedur pelaksanaannya sbb:

  • Penyerahan arsip ke ANRI dilakukan untuk arsip yang memiliki nilai guna sebagai bahan pertanggungjawaban nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari dan juga setelah melampaui jangka waktu penyimpanannya.
  • Bagi arsip-arsip yang disimpan oleh lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah di tingkat pusat harus diserahkan ke ANRI . Sedangkan bagi yang ada di tingkat daerah harus diserahkan ke Arsip Nasional Wilayah.

Dalam rangka penyerahan arsip statis ke ANRI terlebih dahulu disusun Daftar Arsip yang akan diserahkan, setelah diadakan penilaian terhadap DPA tersebut dan telah disetujui ANRI untuk diserahkan, dibuat berita Acara penyerahan Arsip.

Pelaksanaan penyerahan arsip statis, selain dilakukan penandatanganan Berita Acara pejabat dari ANRI dan pejabat yang berwenang, juga diserahkan Daftar Pertelaan arsip beserta arsip yang diserahkan.

Tata cara pemindahan arsip

Administrasi Kearsipan

Tata cara pemindahan arsip

Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari aktif kepada arsip inaktif karena tidak jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari. Pemindahan arsip dapat juga berarti kegiatan memindahkan arsip-arsip yang telah mencapai jangka waktu atau umur tertentu ketempat lain. Sehingga filing cabinet yang semula dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan kearsipan sehari-hari dapat dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip baru.

Tujuannya agar arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya masih tinggi atau sering digunakan dalam rangka pelaksanaan pekerjaan (dinamis aktif) mudah ditemukan kembali bila diperlukan.

Dan arsip yang frekuensi penggunaannya seSudah menurun (arsip dinamis inaktif), mungkin hanya satu kali digunakan, dapat diselamatkan dengan mudah, dengan cara memindahkannya ke pusat arsip sehingga dapat didayagunakan sebagai referensi atau berbagai kepentingan.

Sasaran lain hendak dituju adalah kedua jenis arsip tersebut tidak bercampur baur menjadi satu sehingga dapat menyulitkan temu kembali arsipnya.

Tahapan kerja pemindahan arsip inaktif dimulai dari :

  • Penyeleksian arsip inaktif
  • Pembuatan daftar arsip yang akan dipindahkan
  • Penataan fisik arsip yang akan dipindahkan
  • Serah terima arsip inaktif dari unit kerja ke Pusat Arsip  dengan penandatanganan berita acara pemindahan arsip inaktif.

Pedoman Penyusutan Arsip

4

Pedoman Penyusutan Arsip

Arsip merupakan salah satu sumber informasi manajemen. Oleh karena itu, arsip merupakan sesuatu yang penting dalam kegiatan administrasi maupun pelaksanaan tugas suatu lembaga. Mengingat arti penting arsip maka perlu adanya sistem pengelolaan yang sistematis, efektif, dan efisien.

Arti penting arsip bukan menjadi alasan untuk menyimpan seluruh  arsip yang dimiliki oleh suatu instansi. Hanya yang benar-benar memiliki nilai guna yang tinggi perlu untuk disimpan secara permanen.

Untuk arsip yang nilai gunanya tinggi perlu untuk disimpan secara permanen. Sedangkan untuk arsip yang tidak memiliki nilai guna yang tinggi, apabila telah habis retensi perlu untuk dilakukan pemusnahan.

Walaupun demikian bukan berarti untuk memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna dapat dilakukan dengan sembarang, tetapi pemusnahan harus melalui mekanisme yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Program penyusutan arsip berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) serta SE Kepala ANRI Nomor : SE/02/1983 tentang pedoman Umum untuk menentukan Nilai Arsip serta memperhatikan ketentuan-ketentuan yang ada dalam Peraturan Pemerintah Nomor : 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip bagi arsip-arsip yang berasal dari lembaga-lembaga pemerintah untuk arsip perusahaan berpedoman pada PP Nomor 88/1999 tentang pemusnahan dokumen perusahaan.

Untuk arsip yang sudah dalam keadaan teratur secara teknis pelaksanaan penyusutan tidak ada keselitan yang berarti. Akan tetapi untuk arsip dalam keadaan tidak teratur (kacau) perlu adanya penataan terlebih dahulu.

Untuk itu perlu secara teknis berpedoman pada SE Kepala ANRI Nomor : SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan pemerintah tentang Penyusutan Arsip. Penyusutan arsip meliputi kegiatan pemindahan arsip in aktif, pemusnahan arsip yang tidak berguna dan penyerahan arsip statis (permanen).

Kegiatan arsip

sarana_penyimpanan

Kegiatan arsip

Kegiatan arsip sendiri dibagi menjadi dua, yaitu :

  • Penyusutan arsip yang telah memiliki jadwal retensi arsip
  • Kegiatan ini dilakukan sesuai prosedur dan teknik penyusutan arsip tersendiri dan satu dengan yang lain secara teknis berbeda.

Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi sekurang – kurangnya jenis arsip beserta waktu penyimpanannya sesuai nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan arsip.

Tujuan penyusutan arsip

Penyusutan arsip adalah kegiatan mengurangi volume arsip dengan cara memindahkan, menyerahkan, dan memusnahkan. Nilai guna arsip adalah nilai arsip berdasarkan kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip.

Retensi arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu arsip, berdasarkan kepada nilai guna yang terkandung di dalamnya. Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya ada jenis arsip. Jangka waktu penyimpanan, dan keterangn simpan. Keterangan simpan maksudnya apakah arsip tersebut arsip permanen, dapat dimusnahkan atau akan dinilai kembali.

Adapun tujuan dari penyusutan arsip, di antaranya adalah sebagai berikut :

  • Memusnahkan arsip lama tidak berguna
  • Mempertahankan arsip legal, bisnis dan bernilai historis
  • Meminimalisasi kebutuhan peralatan dan ruang penyimpanan
  • Mengamankan disks dan tape magnetic computer untuk penggunaan kembali secepat mungkin

Tahapan penerimaan surat

????????????????????????????????????

Tahapan penerimaan surat

Dalam tahap ini, surat-surat dari perusahaan lain diterima oleh petugas penerima surat, kemudian petugas memeriksa ketepatan alamat. Tahap ini sangat penting karena tahap ini merupakan awal dari adanya arsip ekstern.

Jika dalam tahap ini orang yang menerima surat tidak jujur, dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Karena bisa saja surat dari luar langsung dibuka dan dibaca tetapi tidak diteruskan kepada petugas pencatat surat. Dengan demikian, perusahaan sudah kehilangan selembar arsip penting.

Asas pengurusan juga harus diperhatikan, apakah sentralisasi, desentralisasi, atau gabungan. Apabila yang digunakan adalah asas sentralisasi, maka semua surat yang diterima  harus melalui satu pintu yaitu unit kearsipan, tetapi jika asas desentralisasi langsung kepada unit kerja, sedangkan gabungan melalui sentralisasi terlebih dahulu baru kemudian desentralisasi.

Hal-hal yang harus dilakukan dalam kegiatan penerimaan surat adalah sebagai berikut :

  • Menandatangani bukti pengiriman jika diminta oleh petugas pengirim surat
  • Memeriksa ketepatan alamat yang dituju jika surat salah alamat harus segera dikembalikan kepada petugas pengirim surat.
  • Menyampaikan surat kepada petugas pencatat surat

Tahapan Pengurusan Dan Pengendalian Arsip

20140701_125659_IMG-20140630-00333

Tahapan Pengurusan Dan Pengendalian Arsip

Untuk lebih jelas mengenai tahapan pengurusan dan pengendalian arsip, simaklah uraian yang akan disajikan berikut ini :

  1. Tahapan penerimaan surat

Dalam taha ini, surat-surat dari perusahaan lain diterima oleh petugas penerima surat, kemudian petugas memeriksa ketepatan alamat. Tahap ini sangat penting karena tahap ini merupakan awal dari adanya arsip ekstern.

  1. Tahap penyortiran

Penyortiran adalah mengelompokkan surat, apakah surat yang diterima merupakan surat dinas atau pribadi.  jika surat tersebut merupakan surat dinas, berarti surat tersebut memerlukan pemprosesan atau pengendalian lebih lanjut. Surat pribadi dapat diserahkan langsung kepada yang dituju. Perbedaan antara surat pribadi dengan surat dinas antara lain sebagai berikut:

  • Sampul surat
  • Alamat luar
  • Alamat pengirim
  1. Tahap pencatatan

Surat dinas selanjutnya diproses lebih lanjut dengan dilakukan pencatatan atau registrasi. Surat dicatat dengan menggunakan buku agenda atau kartu kendali, tergantung dari sistem yang digunakan oleh perusahaan.

  1. Tahap distribusi

Tahap distribusi adalah tahap penyampaian surat kepada orang sesuai dengan tujuan surat. Misalnya untuk pimpinan, unit kerja, atau yang mewakili. Tahap distribusi ini juga memegang peranan yang sangat penting.

Jangan sampai surat yang seharusnya sudah disampaikan kepada orang yang dimaksud tetapi belum juga diterima. Penyampaian surat harus dilakukan secepatnya, tidak ditunda-tunda. Hal ini untuk mencegah terjadinya keterlambatan terhadap proses surat yang harus dilakukan oleh orang yang bersangkutan.

Syarat-syarat penyimpanan arsip yang baik

cardex

Syarat-syarat penyimpanan arsip yang baik

Keberadaan arsip di dalam sebuah perusahaan sangatlah penting. Oleh karena itu, ada syarat syarat penyimpanan arsip yang baik yang harus dipenuhi oleh bagian administrasi perkantoran. Sebelum membahas hal tersebut, sebaiknya kita bahas sedikit mengenai arsip.

Menurut Amsyah (2000:71), “penyimpanan arsip adalah pekerjaan yang dilaksanakan pada penyimpanan sebuah surat agar penemuan surat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat apabila surat tersebut sewaktu-waktu diperlukan”.

Adapun lima syarat pemyimpanan arsip yang baik, di antaranya adalah :

  • Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan ( meneliti tanda pelepas surat/ release mark ). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat.
  • Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
  • Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.
  • Menyimpan surat ke dalam map (folder).Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.
  • Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip