Category Archives: Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup pemusnahan arsip

foto2

Ruang lingkup pemusnahan arsip

Adapun penyusutan arsip dilihat dari aktivitas pelaksanaannya, antara lain:

  • Memindahkan arsip inaktif dari unit pengelola ke unit kearsipan di lingkungan suatu instansi/lembaga/kantor/organisasi.
  • Penyerahan arsip
  • Pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna. Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat dilakukan secara terpusat di kantor arsip daerah atau dilakukan oleh masing-masing instansi/lembaga/kantor/organisasi, yaitu untuk arsip inaktif yang retensinya di bawah 10 tahun.

Tata cara penyerahan arsip dilaksanakan sebagai berikut:

  • Arsip-arsip inaktif dari unit kearsipan instansi/lembaga/kantor/organisasi diserahkan pada kantor arsip daerah sesuai dengan fungsi kantor arsip daerah, yaitu menyimpan dan menata arsip yang retensinya 10 tahun atau lebih, arsip permanen, dan arsip yang akan/perlu dinilai kembali statusnya.
  • Penyerahan arsip statis dari kantor arsip daerah kepada kantor arsip nasional Republik Indonesia.

Penyusutan arsip berdasarkan asal usul atau pencipta arsip, yaitu arsip-arsip yang diterima dan diciptakan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi masing-masing instansi/lembaga/kantor/organisasi.

Arsip-arsip titipan dari badan swasta atau perorangan tidak dilakukan penyusutan, dengan maksud melindungi arsip-arsip tersebut dari kemungkinan kerusakan, kehilangan maupun penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak berhak.

Pengertian penyusutan arsip

penyusutan-arsip-1-638

Pengertian penyusutan arsip

Jika selama ini anda menganggap bahwa hanya aktiva yang bisa disusutkan, maka anda perlu merubah pendapat tersebut. Hal ini karena arsip juga mengalami penyusutan. Apa pengertian penyusutan arsip itu sebenarnya ?

Kegiatan administrasi selalu ada di semua ruang lingkup kerja atau kegiatan. Administrasi identic dengan persuratan ataupun ketata usahaan. Kegiatan antara lain terdiri dari kegiatan pencatatan, menghitung, mengetik, mengarsip, dan sebagainya. Kegiatan tersebut hamper seluruhnya mengguanakan bahan berupa kertas, sehingga produk dari kegiatan administrasi berupa lembaran kertas yang berisi informasi.

Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan arsipnya.

Pengertian penyusutan arsip

Penyusutan arsip adalah kegiatan mengurangi volume arsip dengan cara memindahkan, menyerahkan, dan memusnahkan. Nilai guna arsip adalah nilai arsip berdasarkan kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip.

Retensi arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu arsip, berdasarkan kepada nilai guna yang terkandung di dalamnya. Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya ada jenis arsip. Jangka waktu penyimpanan, dan keterangn simpan. Keterangan simpan maksudnya apakah arsip tersebut arsip permanen, dapat dimusnahkan atau akan dinilai kembali.

Pemilihan sistem penyimpanan arsip yang sesuai

DSC01515

Pemilihan sistem penyimpanan arsip yang sesuai

Penerapan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip disetiap kantor baik swasta maupun pemerintah tidak sama. Ada kantor yang menggunakan sistem abjad, wilayah, subjek, ataupun tanggal.

Hal tersebut tidak menjadi masalah karena pada dasarnya semua sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip tersebut sama baiknya. Sistem penyimpanan dapat dikatakan baik apabila penggunaan sistem tersebut dapat mempermudah dan mempercepat dalam proses penyimpanan maupun penemuan kembali arsip sehingga efisiensi dan efektivitas kerja kearsipan dapat ditingkatkan menjadi lebih baik lagi.

Setiap kantor / instansi ruang lingkup pekerjaannya tidak selalu sama dengan kantor lain. Jenis surat-suratnya pun beragam, sesuai dengan bidang kegiatan yang dilakukan. Contohnya, arsip-arsip yang ada di Departemen Pertanian berbeda dengan arsip yang berada di Departemen Pendidikan.

Arsip-arsip yang dikelola oleh rumah sakit juga berbeda dengan arsip yang dikelola oleh sekolah. Dirumah sakit misalnya arsip yang ada berkaitan dengan masalah penyakit, pasien, perawatan, dan sebagainya.

Di sekolah arsipnya tentang siswa, kurikulum, nilai pelajaran dan sebagainya. Bahkan dalam suatu kantor yang mempunyai bagian-bagian/ unit-unit kerja antara unit satu dengan yang lain juga tidak sama bidang kerjanya, ada yang menangani bidang keuangan, bidang kepegawaian, pemasaran dan sebagainya.

Arsip-arsip bidang keuangan, bidang kepegawaian, sarana dan prasarana pada umumnya selalu ada pada setiap kantor, meskipun ruang lingkup pekerjaan utamanya berbeda. Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut:

  • Mudah dilaksanakan dn digunakan.
  • Hemat tenaga dan peralatan.
  • Hemat waktu dan biaya.
  • Sederhana
  • Fleksibel dan mudah dikembangkan.
  • Sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasi.

Asas sentralisasi pengolahan arsip

bigstock-Medical-Records

Asas sentralisasi pengolahan arsip

Penerapan sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip disetiap kantor baik swasta maupun pemerintah tidak sama. Ada kantor yang menggunakan asas sentralisasi, desentralisasi atau bahkan gabungan.

Hal tersebut tidak menjadi masalah karena pada dasarnya semua asas pengelolaan dan penemuan kembali arsip tersebut sama baiknya. Asas pengelolaan dapat dikatakan baik apabila penggunaan asas tersebut dapat mempermudah dan mempercepat dalam proses pengolahan maupun penemuan kembali arsip sehingga efisiensi dan efektivitas kerja kearsipan dapat ditingkatkan menjadi lebih baik lagi.

Setiap kantor / instansi ruang lingkup pekerjaannya tidak selalu sama dengan kantor lain. Jenis surat-suratnya pun beragam, sesuai dengan bidang kegiatan yang dilakukan. Contohnya, arsip-arsip yang ada di Departemen Pertanian berbeda dengan arsip yang berada di Departemen Pendidikan. Arsip-arsip yang dikelola oleh rumah sakit juga berbeda dengan arsip yang dikelola oleh sekolah.

Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip. Keuntungan asas Sentralisasi:

  • Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.
  • Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.

Sedangkan kelemahan dari asas sentralisasi adalah :

  • Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat.
  • Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit.

Pemilihan Pengelolaan Asas Yang Sesuai

Archives_entreprises_compressed

Pemilihan Pengelolaan Asas Yang Sesuai

Untuk lebih jelas mengenai pemilihan pengelolaan asas yang sesuai, simaklah uraian yang akan disajikan berikut ini :

  1. Asas sentralisasi

Penerapan sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip disetiap kantor baik swasta maupun pemerintah tidak sama. Ada kantor yang menggunakan asas sentralisasi, desentralisasi atau bahkan gabungan.

Hal tersebut tidak menjadi masalah karena pada dasarnya semua asas pengelolaan dan penemuan kembali arsip tersebut sama baiknya. Asas pengelolaan dapat dikatakan baik apabila penggunaan asas tersebut dapat mempermudah dan mempercepat dalam proses pengolahan maupun penemuan kembali arsip sehingga efisiensi dan efektivitas kerja kearsipan dapat ditingkatkan menjadi lebih baik lagi.

  1. Asas desentralisasi

Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi. Keuntungan asas Desentralisasi:

  • Tiap unit yang ada dalam  organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan.
  • Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.

Sedangkan kelemahan dari asas ini adalah :

  • Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.
  • Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip.
  1. Asas gabungan

Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi. Kelebihan pengelolaan arsip yang menggunakan asas gabungan, yaitu sebagai berikut :

  • Keseragaman prosedur dan tata kerja.
  • Proses kerja lancar, karena arsip aktif berada di unit pengolah.
  • Efisiensi kerja di unit pengolah, karena adanya pemisahan antara arsip aktif dan inaktif.
  • Lebih mudah dalam pengendalian dan pembinaannya.
  • Karyawan di unit kerja dapat bertambah.

Pengamanan arsip

getImg

Pengamanan arsip

Dalam buku karangan Liang Gie “Administrasi Perkantoran”, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Pengamanan arsip merupakan upaya untuk menjaga keselamatan arsip agar secara fisik tidak hilang, dan isinya tidak diketahui/disadap oleh pihak lain yang tidak berhak. Cara-cara yang dapat ditempuh untuk mengamankan arsip yaitu :

  • Mengamankan secara fisik dengan melakukan laminasi, mengatur kelembaban/kekeringan dan suhu udara ruangan, menjaga serangan serangga perusak arsip, dan memberikan kunci pada almari  dan ruangan arsip untuk mengurangi kemungkinan dari tindak pencurian.
  • Mengamankan arsip dari segi informasinya dengan cara melarang “selain petugas dilarang masuk” untuk mencegah orang-orang yang tidak berhak dan berwenang membaca atau menggunakan informasi arsip untuk keperluan yang tidak ada kaitannya dengan tugas.
  • Menanamkan dan menumbuhkan kesadaran terhadap sanksi hukum kepada masyarakat dan petugas arsip ataupun pejabat dan pegawai pada umumnya. Dalam Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 pasal 11 telah disebutkan sanksi hukum terhadap orang yang dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip dapat dipidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun. Juga terhadap orang yang menyimpan arsip dan dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana penjara seumur hidup atau selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun

Pemeliharaan arsip

0503130842rawat-1

Pemeliharaan arsip

Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan arsipnya.

Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk mengusahakan keselamatan warkat-warkat dengan cara menyimpan, mengambil kembali, mengawasi, merawat, melindungi warkat-warkat dari berbagai faktor yang dapat merusak dan memusnahkannya.

Upaya pemeliharaan arsip pada dasarnya menyangkut tiga aspek yaitu :

  • Pemeliharaan terhadap wujud fisik arsip yang dipengaruhi berbagai faktor intrinsik dan ekstrinsik. Agar arsip tidak rusak maka bentuk pemeliharaan arsip yang harus diusahakan yaitu dengan menyimpan arsip dengan baik. Pengambilan kembali arsip dari tempat penyimpanan untuk dikeluarkan dan dibuka-buka agar arsip tidak lengket satu sama lain;  mengeringkan arsip yang basah;
  • Menjaga tempat penyimpanan arsip dari serangan serangga dan hama dengan memberi kapur barus/kamper, melakukan penyeprotan zat anti serangga dan fumigasi/pengasapan untuk membasi kuman dan hama yang dapat merusak arsip.
  • Pemeliharaan lingkungan penyimpanan arsip dengan cara membersihkan ruangan dengan penyedot debu (vacuum cleaner), menjaga ruangan dan sekitarnya agar tidak ada kesempatan bagi serangga, rayap dan sejenisnya untuk hidup dan berkembang, penyemprotan ruangan dengan racun serangga, mencegah dan mengawasi kemungkinan terjadinya kebocoran saluran air.