Category Archives: Administrasi Perkantoran

Langkah-langkah penyusutan arsip yang belum memiliki jadwal retensi

timthumb

Langkah-langkah penyusutan arsip yang belum memiliki jadwal retensi

Prosedur penyusutan arsip ini dilakukan disamping Instansi penyelenggara arsip tidak mempunyai penyusutan arsip secara periodik juga karena kondisi arsip di instansi tersebut tidak teratur (kacau).

Untuk itu perlu prosedur dan teknik – teknik penanganan arsip sehingga kegiatan penyusutan dapat dilakukan seoptimal mungkin. Berikut adalah prosedur dan teknik nya:

  • Perencanaan
  • Penataan arsip
  • Penilaian arsip
  • Penyusutan daftar arsip yang disimpan, dimusnahkan dan diserahkan
  • Pelaksanaan penyusutan.

Tujuan penilaian arsip itu sendiri adalah :

  • Menentukan arsip yang dapat di musnahkan setelah tidak bernilai guna lagi.
  • Menentukan arsip yang ditetapkan bernilai permanen bagi instansi penciptanya.
  • Menentukan arsip yang diserahkan ke lembaga kearsipan pusat atau daerah.

Untuk melakukan penilaian arsip suatu organisasi diperlukan metode analisis penilaian arsip meliputi :

  • Analisis fungsional
  • Analiasis isi
  • Analisis konteks
  • Analisis kegunaan
  • Analisis biaya – manfaat

Jadwal retensi sendiri bertujuan untuk memberi pedoman tentang lamanya penyimpanan arsip pada unit pengolah, pada unit kearsipan dan arsip-arsip yang dapat dimusnahkan serta diserahkan arsip nasional serta memisahkan penyimpanan arsip aktif dengan inaktif sehingga mempermudah pengawasan dan penemuan kembali arsip yang diperlukan

Selain itu, juga untuk melancarkan kegiatan penyusutan arsip yang mengacu ke arah efisiensi pengelolaan kearsipan berkaitan dengan pertimbangan keterbatasan sarana, prasarana, tenaga, dan biaya serta meningkatkan bobot dan kualitas arsip-arsip yang disimpan kendati dalam jumlah yang sedikit.

Langkah-langkah penyusutan arsip berdasarkan jadwal retensi

thumb2_1

Langkah-langkah penyusutan arsip berdasarkan jadwal retensi

Adapun langkah langkah teknik penyusutan arsip berdasarkan jadwal retensinya, di antaranya adalah :

 a. Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif

Merupakan tahapan yang terdiri dari kegiatan :

  • Pemeriksaan arsip
  • Pendaftaran arsip
  • Penataan arsip
  • Pembuatan berita acara pemindahan arsip
  • Pelaksanaan pemusnahan

 b. Prosedur Pemusnahan Arsip

Merupakan tahapan yang terdiri dari kegiatan :

  • Pemeriksaan
  • Pendaftaran
  • Pembentukan panitia pemusnahan
  • Penilaian persetujuan dan pengesahan
  • Pembuatan berita acara
  • Pelaksanaan pemusnahan

 c. Prosedur Penyerahan Arsip ke Arsip Nasional

Merupakan tahapan yang terdiri dari kegiatan :

  • Pemeriksaan dan penilaian arsip
  • Pendaftaran
  • Pembuatan berita acara
  • Pelaksanaan penyerahan

Penyimpanan Arsip Dengan Sistem abjad

TRAINING KEARSIPAN

Penyimpanan Arsip Dengan Sistem abjad

Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.

Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar). Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.

Adapun kata tangkap dapat berupa :

  • Nama orang
  • Nama perusahaan / organisasi
  • Nama tempat / daerah
  • Nama benda / barang
  • Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)

5 Sistem Penyimpanan Arsip

1

5 Sistem Penyimpanan Arsip

Untuk lebih jelas mengenai 5 sistem penyimpanan arsip, simaklah uraian yang akan disajikan berikut ini :

  1. Sistem abjad

Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.

  1. Sistem perihal

Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat. Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah :

  • Daftar Indeks
  • Perlengkapan menyimpan surat
  • Pemberian kode surat
  • Penyimpanan surat
  • Menyimpan kartu kendali.
  1. Sistem nomor

Cara penyimpanan surat dalam sistem ini adalah :

  • Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya
  • Memberi kode surat
  • Mencatat surat kedalam kartu kendali
  • Mencatat surat pada kartu indeks
  • Menyimpan surat
  • Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan
  • Menyimpan kartu kendali
  1. Sistem geografis

Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.

Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.

  1. Sistem tanggal

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar). Adapun langkah-langkah dalam penyimpanan surat melalui sistem ini, yaitu :

  • Menetapkan kode surat sebelum disimpan
  • Mencatat surat pada kartu kendali
  • Menyimpan surat.

Inilah sekilas mengenai langkah langkah 5 sistem penyimpanan arsip. Semoga bermanfaat

Peralatan penyimpanan arsip

snelhecter

Peralatan penyimpanan arsip

Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan arsipnya.

Ada beberapa peralatan yang bisa anda gunakan untuk menyimpan sebuah arsip, di antaranya adalah sebagai berikut ini :

  • Map Arsip/ Folder, merupakan lipatan kertas/ plastik tebal untuk menyimpanan arsip.
  • Sekat Petunjuk/ Guide, merupakan alat yang terbuat dari karton/ plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder.
  • Almari Arsip/ Filing Cabinet, merupakan alamari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan dalam ordner atau kotak arsip.
  • Kotak/ Almari Kartu/ Card Cabinet, merupakan alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali, kartu indeks dan kartu-kartu lain yang penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar mudah untuk ditemukan kembali
  • Berkas Peringatan/ Tickler File, merupakan alat yang digunakan untuk menyimpan arsip/ kartu-kartu yang memiliki tanggal jatuh tempo.
  • Kotak Arsip/ File Box, merupakan alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/ map arsip.
  • Rak Sortir, merupakan alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum disimpan

Peralatan Kearsipan

map5(1)

Peralatan Kearsipan

Untuk lebih jelas mengenai peralatan kearsipan, simaklah uraian yang akan disajikan berikut ini :

  1. Filling cabinet

Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drawer type filing cabinet.

Lateral filing cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk menyimpan arsip. Drawer type filing cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar-masuk. Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang tersusun ke bawah.

Filing cabinet terbuat dari jenis metal yang kuat, tahan lama, dan tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. Fungsinya: untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi

  1. Lemari arsip

Lemari arsip ini berbentuk, seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat

  1. Folder

Adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak. Biasanya ditempatkan di belakang guide. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat.

  1. Guide card

Guide card atau (tanda batas/sekat penunjuk) Adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder yang ada di belakangnya. Guide dibedakan menjadi dua, yaitu guide besardan guide kecil.

Ada 3 (tiga) kegunaan dari Guide Card, yaitu: Penunjuk untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Pembatas antara folder yang satu dengan folder lainnya atau sebagai sekat pemisah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip lainnya.

Sebagai penyangga folder agar tertib dan teratur pada tempat penyimpanannya. Ada 2 macam guide card yang dipakai oleh bebe­rapa perusahaan, yaitu: Guide besar Guide ini mempunyai ukuran 36 x 25 cm dan digunakan untuk menyimpan arsip-arsip dalam folder folio.

Guide kecil, guide ini mempunyai ukuran 16 x 11 cm dan mempunyai fungsi untuk menyimpan banyak kartu, seperti kartu indeks, kartu kendali, dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x 10 cm.

  1. Katu indeks

Adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat Bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks.

Tujuan kearsipan

76e-filling

Tujuan kearsipan

Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan keredupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.

Adapun beberapa tujuan dari dilaksanakannya kearsipan itu sendiri, di antaranya adalah sebagai berikut ini :

  • Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
  • Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat.
  • Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.
  • Penghematan tempat penyimpanan.
  • Menjaga rahasia arsip.
  • Menjaga kelestarian arsip.
  • Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

Secara teoritis menurut fungsinya arsip dibedakan dalam 2 (dua) segi yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Sebagai petugas arsip yang baik, diperlukan sekurang-kurangnya 4 (empat) syarat yaitu :

  • Ketelitian
  • Kecerdasan
  • Kecekatan
  • Kerapian