Category Archives: Administrasi Perkantoran

Pengertian Kantor Menurut Beberapa Ahli

lab-perkantoran

Pengertian Kantor Menurut Beberapa Ahli 

Istilah arsip tentunya sudah tidak asing lagi bagi kita semua. Pada dasarnya, arsip atau kearsipan ini merupakan bagian dari administrasi perkantoran. Namun, apakah anda telah mengetahui dengan baik pengertian arsip itu sendiri ?

Secara etimologis kantor berasal dari Belanda: kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja.

Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi 2, yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor dalam arti statis. Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/ pendistribusian data/informasi.

Atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti sempit. Sedangkan kantor dalam arti statis bisa berarti Ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi, lembaga, jawatan, badan,  perusahaan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/pendistribusian data/informasi.

Menurut Moekijat (1997:3), kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan.

Prajudi Atmosudirjo (1982:25),kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.

Menurut George R Terry, pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.

Dari definisi-definisi diatas dapatlah ditarik kesimpulan bahwa kantor dalam arti dinamis adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat ketergantungan system antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya.

Nilai guna arsip – Nilai guna sekunder

montazne kuce 3

Nilai guna arsip – Nilai guna sekunder

Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kepentingan organisasi lain atau kepentingan umum sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder arsip di antaranya adalah :

  • Nilai guna kebuktian, merupakan arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan bagaimana suatu organisasi diciptakan, dikembangkan, diatur, fungsi dan kegiatan organisasi tersebut, serta hasil/akibat dari kegiatan yang dilakukan. Contoh: Program kerja, rencana kerja, keputusan,  prosedur dan tata kerja, sertifikat  perusahaan dst.
  • Nilai guna informasional, merupakan arsip ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan, tanpa dikaitkan dengan organisasi penciptannya. Arsip bernilai sekunder ini dapat diserahkan kepada Arsip Nasional. Contoh: sertifikat organisasi, prosedur kerja, daftar kepesertaan dst

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.

Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi. Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen.

Nilai guna arsip – nilai guna primer

arsip-ilustrasi-_121108195556-189

Nilai guna arsip- nilai guna primer

Nilai guna arsip/rekod adalah nilai guna rekod yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan pengguna rekod/arsip. Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kegunaan  dan kepentingan instansi pencipta arsip.

Dasar penilaian tidak saja kegunaan dan kepentingan dalam menunjang pelaksanaan kegiatan organisasi yang sedang berlangsung dan kepentingan masa yang akan datang. Adapun beberapa nilai guna primer arsip, di antaranya adalah :

  • Nilai guna administrasi, merupakan nilai guna  yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas fungsi lembaga pencipta arsip.  Contoh; undangan
  • Nilai guna keuangan/fiscal, merupakan nilai arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan. Contoh; berkas pembayaran biaya pendidikan, berkas gaji, laporan pertanggungjawaban keuangan, pajak,berkas belanja barang dst.
  • Nilai guna hukum, merupakan arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah. Contoh; Undang undang, peraturan, suratkeputusan, instruksi, edaran, perjanjian, laporan, berkas kepesertaan, dst
  • Nilai guna ilmiah dan teknologi, merupakan arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat  atau hasil penelitian murni atau penelitian terapan. Contoh; laporan hasil penelitian

Tugas pokok unit kearsipan

deskrepsi

Tugas pokok unit kearsipan

Dalam Seminar dokumentasi arsip kementrian-kementrian diselenggarakan di Jakarta pada tanggal “23 Februari 1957, telah memberikan defenisi arsip sebagai kumpulan surat maupun sebagai suatu badan yang selayaknya berbunyi sebagai berikut:

  • Arsip adalah kumpulan daripada surat menyurat yang terjadi oleh karena pekerjaan aksi transaksi, tindak tanduk, dokumenter yang disimpan, sehingga pada tiap-tiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk melakukan tindakan-tindakan selanjutnya.
  • Arsip adalah suatu badan, di mana diadakan pencatatan-pencatatan, penyimpanan, serta pengolahan tentang segala surat-surat baik dalam pemerintahan, maupun dalam soal umum, baik ke dalam maupun keluar dengan suatu sistem yang tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan………..

Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan keredupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut:

  • Menerima warkat
  • Mencatat warkat
  • Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan
  • Menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem tertentu
  • Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip
  • Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip dan lain-lain

Langkah langkah pengarsipan

Businessman Filing Information ca. 2003

Langkah langkah pengarsipan

Pada dasarnya, arsip atau kearsipan merupakan salah satu bagian dari administrasi kantor yang sangatlah penting. Seperti apa langkah langkah pengarsipan yang baik itu ? Sebelum membahas hal tersebut, sebaiknya kita bahas sedikit mengenai arsip

Kegiatan administrasi selalu ada di semua ruang lingkup kerja atau kegiatan. Administrasi identic dengan persuratan ataupun ketata usahaan. Kegiatan antara lain terdiri dari kegiatan pencatatan, menghitung, mengetik, mengarsip, dan sebagainya. Kegiatan tersebut hamper seluruhnya mengguanakan bahan berupa kertas, sehingga produk dari kegiatan administrasi berupa lembaran kertas yang berisi informasi.

Adapun langkah langkah pengarsipan yang baik dan benar, di antaranya adalah :

  • Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan ( meneliti tanda pelepas surat/ release mark ). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat.
  • Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
  • Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.
  • Menyimpan surat ke dalam map (folder). Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.
  • Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.

Menghitung kebutuhan peralatan dan perlengkapan kearsipan

c7764cf0-0b72-4e78-8bfa-8ab5c8e3aef4t2

Menghitung kebutuhan peralatan dan perlengkapan kearsipan

Pada dasarnya, ada beberapa cara yang bisa anda gunakan untuk menghitung kebutuhan peralatan dan perlengkapan kearsipan, di antaranya adalah :

 1. Kartu deskripsi

Kartu deskripsi terbuat dari kertas HVS/duplicator. Ukuran kartu deskripsi 10cm x15 cm atau seperempat kertas HVS/ duplicator ukuran folio. Setiap kartu deskripsi digunakan untuk mendeskrisikan arsip rata – r ata setebal 0,2 cm

Untuk menangani arsip setebal 1 meter d i butuhkan kartu desk ripsi sebanyak:
Tebal arsip: ketebalan pendeskripsian = 100 : 0,2 = 500 kartu deskripsi
Kebutuhan kertas HVS/duplicator = ( 500 : 4 ) x 1 lembar = 125 lembar kartu HVS/duplicator

 2. Kertas pembungkus

Kertas pembungkus terbuat dari kertas yang bebas asam atau kertas Samson. Ukuran kertas pembungkus adalah 90 cm x 40 cm atau sepertiga ukuran kertas Samson. Setiap satu kertas pembungkus digunakan untuk membungkus arsip rata-rata 0,2 cm

Untuk menangani arsip setebal1meter dibutuhkan kertas pembungkus sebanyak:
Tebal arsip : ketebalan pembungkus = 100 : 0,2 = 500 kertas pembungkus
Kebutuhan kertas Samson = (500 : 3) x 1 lembar = 166,67=167 kertas Samson

 3. Kotak arsip

Kotak arsip terbuat dari kertas karton yang bebas asam. Ukuran kotak arsip yaitu panjang = 38 cm, lebar = 10 cm, dan tinggi= 27 cm.

Analisis kebutuhan peralatan dan perlengkapan kearsipan

kegunaan-peralatan-kantor

Analisis kebutuhan peralatan dan perlengkapan kearsipan

Pada dasarnya, memperhatikan kebutuhan peralatan dan perlengkapan kearsipan merupakan salah satu pekerjaan di dalam kantor, khususnya dalam bagian administrasi perkantoran. Sebelum kita membahas hal tersebut, sebaiknya kita bahas sedikit mengenai arsip

Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan arsipnya.

Sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang akan dibeli, beberapa kriteria perlu dipertimbangkan, antara lain sebagai berikut:

  • Peralatan perlu disesuaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip, seperti peta, surat, foto, dan sebagainya
  • Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan, sehingga keamanan informasinya terjamin
  • Peralatan yang digunakan juga memperhatikan pertumbuhan atau perkembangan arsip
  • Peralatan yang digunakan juga harus memberikan kemudahan
  • Peralatan yang akan digunakan juga harus mempertimbangkan besar ruangan yang disediakan untuk menyimpan dan kemungkinan untuk perluasaannya
  • Bentuk organisasi
  • Tingkat perlindungan
  • Biaya yang tersedia