Category Archives: kewirausahaan

Istilah-istilah yang berhubungan dengan rapat

meeting

Istilah-istilah yang berhubungan dengan rapat

Pada saat sebuah rapat sedang berlangsung, biasanya ada beberapa istilah istilah yang berhubungan dengan rapat dan cukup sering disebutkan. Oleh karena itu, dalam menghadiri sebuah rapat sebelumnya anda harus menguasai maksud dari istilah tersebut.

Adapun beberapa istilah yang cukup sering digunakan dalam rapat, di antaranya adalah sebagai berikut ini :

  • Adjournment adalah Atas persetujuan hadirin, ketua memutuskan untuk menghentikan rapat dan menunda diskusi lebih lanjut, karena terbatasnya waktu. Untuk itu harus ditentukan kapan rapat dibuka kembali.
  • Addendum adalah tambahan yang disampaikan pada sebuah mosi.
  • Point of order adalah pertanyaan yang diajukan oleh anggota selama rapat berlangsung mengenai prosedur rapat, tetapi pertanyaan dapat pula membicarakan peraturan organisasi atau peraturan kerja.
  • Right of reply adalah hak dari pemrakarsa suatu mosi untuk memberikan jawaban pada penutupan diskusi.
  • Subcommittee adalah salah satu bagian yang ditunjuk untuk melakukan suatu tugas khusus atau menangani aspek khusus dari pekerjaan utama komite.
  • Adjournment adalah Atas persetujuan hadirin, ketua memutuskan untuk menghentikan rapat dan menunda diskusi lebih lanjut, karena terbatasnya waktu. Untuk itu harus ditentukan kapan rapat dibuka kembali.
  • Addendum adalah tambahan yang disampaikan pada sebuah mosi.
  • Point of order adalah pertanyaan yang diajukan oleh anggota selama rapat berlangsung mengenai prosedur rapat, tetapi pertanyaan dapat pula membicarakan peraturan organisasi atau peraturan kerja.
  • Right of reply adalah hak dari pemrakarsa suatu mosi untuk memberikan jawaban pada penutupan diskusi.
  • Subcommittee adalah salah satu bagian yang ditunjuk untuk melakukan suatu tugas khusus atau menangani aspek khusus dari pekerjaan utama komite.

Tata tertib rapat

ETIKARAPAT

Tata tertib rapat

Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk  mendapatkan mufakat melalui musyawarah  untuk pengambilan keputusan

Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola dengan baik dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sbb:

  • Tepat waktu dalam memulai rapat.
  • Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat mengetahui susunan acara rapat.
  • Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.
  • Adanya partisipasi dari peserta rapat.
  • Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa emosi. Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar pendapat orang lain.
  • Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.
  • Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.
  • Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan lugas.

Persyaratan rapat yang baik

2.-Langkah-Awal-dan-Terpenting-Sukseskan-Rapat-Bisnis-2-1024x682

Persyaratan rapat yang baik

Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat yang telah ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat yang harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat. Bagaimanakah syarat-syarat rapat yang baik ?

Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut, yaitu:

  • Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.
  • Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
  • Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada yang disembunyikan serta prasangka ).
  • Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.

Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus mengetahui syarat-syarat rapat yang baik. Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain :

 a. Persiapan rapat

Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat. Secara garis besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :

  • Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.
  • Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.
  • Penentuan tempat.
  • Media/peralatan.

 b. Penyelenggaraan rapat

Yang termasuk ke dalam pelaksanaan rapat adalah :

  • Suasana rapat berlangsung terbuka.
  • Para peserta rapat berpartisipasi aktif.
  • Adanya kendali dari ketua rapat
  • Hindarkan debat kusir.
  • Bahasa harus komunikatif.
  • Hindarkan monopoli ketika berbicara.
  • Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.
  • Adanya notulen.
  • Acara rapat.
  • Media rapat.

Persiapan penyelenggaraan rapat formal

Kedacom-conference

Persiapan penyelenggaraan rapat formal

Rapat Resmi (Formal Meeting), yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat formal akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.

Rapat Tidak Resmi (Informal Meeting), yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya untuk mendiskusikan sesuatu hal yang terjadi secara tiba-tiba dan harus diselesaikan segera dan para peserta mendapat pemberitahuan secara langsung.

Adapun hal hal yang pelru dipersiapkan dalam rangka melaksanakan rapat formal, di antaranya adalah sebagai berikut ;

  • Membuat Agenda Rapat dan Susunan Acara Rapat.
  • Menentukan Peserta Rapat.
  • Membuat Undangan Rapat.
  • Membuat Daftar Hadir Rapat.
  • Mempersiapkan Bahan Rapat.
  • Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan Rapat.
  • Mempersiapkan Ruang Rapat.
  • Akomodasi/Penginapan.
  • Pengecekan Persiapan Terakhir

Ada beberapa hal yang perlu anda perhatikan. Rapat formal yang baik adalah rapat yang memenuhi persyaratan sebagai berikut :

  • Menggunakan kop atau kepala surat.
  • Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatannya.
  • Mencantumkan perihal undangan rapat.
  • Mencantumkan nama dan jabatan orang yang diundang rapat.
  • Mencantumkan hari, tanggal, waktu, dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
  • Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

Rapat menurut jangka waktu dan frekuensi waktunya

managers1

Rapat menurut jangka waktu dan frekuensi waktunya

Rapat menurut jangka waktunya

Pada dasarnya, rapat bisa dibedakan menjadi beberapa jenis menurut jangka waktunya, yaitu :

  • Rapat mingguan, yaitu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.
  • Rapat bulanan, yaitu rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.
  • Rapat semesteran, yaitu rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan  program-program selanjutnya untuk enam bulan ke depan.
  • Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan setahun sekali. Contohnya rapat pemegang saham, rapat dewan komisaris, rapat paripurna DPR, dan sebagainya.

Rapat menurut frekuensi waktunya

Jika dilihat dari segi frekuensinya, rapat dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, di antaranya adalah :

  • Rapat rutin, rapat yang sudah ditentukan waktunya, mingguan, bulanan, tahunan.
  • Rapat isidental, yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung masalah yang dihadapi itu merupakan masalah yang sangat urgen yang perlu dipecahkan bersama.

Susunan notula

Cara-Menulis-Notulen

Susunan notula

Susunan kepala notulen dilakukan agar para notulis dapat dengan mudah mengerti bagaimana cara penulisan notulen dengan baik dan benar. Selain itu, juga agar notulen dapat tersusun dengan rapi dan sistematis.

 a. Kepala notulen

Kepala Notulen merupakan bagian-bagian yang pertamakali harus diingat dalam penulisan tanpa tertinggal. Adapun kepala notulen terdiri atas :

  • Nama atau tema yang akan dibahas
  • Hari dan tanggal acara dilaksanakan
  • Waktu (Jam) pelaksanaan acara
  • Tempat pelaksanaan acara
  • Acara saat berlangsung
  • Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu ketua dan wakil ketua, sekretaris, notulis dan peserta

 b. Isi notulen

Isi Notulen merupakan suatu bagian dari susunan notulen yang isinya berupa hal-hal yang dianggap penting dalam kegiatan tersebut, tanpa ada yang tertinggal.Maksud dari pembuatan isi notulen adalah agar dapat membedakan dari susunan matematis dalam notulen tersebut.
Adapun susunan sistimatika dalam penulisan notulen adalah :

  • Kata pembukaan
  • Pembahasan
  • Pembacaan Keputusan dari Hasil
  • Waktu (Jam) penutupan

 c. Bagian akhir

Bagian Akhir dari notulen merupakan penulisan atau penjelasan tentang hal-hal yang berada pada akhir penulisan notulen. Namun, walaupun letaknya diakhir, pengertian dan kedudukannya sangat penting dalam penulisan notulen. Susunan sistematika dari bagian akhir notulen adalah :

  • Nama Jabatan
  • Tanda tangan
  • Nama pejabat, pangkat, dan NIP

 d. Penandatanganan

Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan orang-orang yang dianggap penting terhadap pertanggung jawaban acara yang dilaksanakan.

Empat fungsi catatan rapat

notula

Empat fungsi catatan rapat

Notulen adalah sebuah catatan tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi, atau sidang yang dimulai dari awal sampai akhir acara yang ditulis oleh seorang Notulis, yang akan dilaporkan oleh Ketua kegiatan, dan akan dipertanggung jawabkan suatu saat pada seluruh anggota atau peserta acara.

Notulen adalah naskah dinas yang membuat catatan jalannya acara (kegiatan) mulai dari pembukaan, pembahasan masalah, sampai dengan pengambilan keputusan, serta penutupan. Notulen sekurang-kurangnya berisi :

  • Tujuan kegiatan
  • Pikiran-pikiran yang akan dibahas dalam kegiatan
  • Saran dan keputusan dalam kegiatan
  • Waktu pelaksanaan
  • Pihak-pihak yang hadir dalam kegiatan.

Adapun empat fungsi catatan rapat, di antaranya adalah sebagai berikut :

  • Sebagai dokumen dan alat pembuktian.
  • Sebagai sumber informasi bagi peserta rapat yang absen/tidak hadir.
  • Sebagai dasar untuk pertemuan selanjutnya.
  • Sebagai alat pengingat untuk para peserta rapat.