Category Archives: kewirausahaan

Pendistribusian hasil rapat

administrasi-perkantoran

Pendistribusian hasil rapat

Cara pendistribusian hasil pertemuan/rapat melalui jasa petugas/kurir perusahaan, yaitu dengan dibagikan langsung oleh petugas/kurir perusahaan kepada pihak-pihak yang memerlukan dengan menggunakan buku ekspedisi intern sebagai bukti bahwa yang bersangkutan telah menerima hasil pertemuan/rapat.

Adapun cara pendistribusian hasil pertemuan/rapat melalui facsimile, di antaranya adalah :

  • Siapkan dokumen (hasil pertemuan/rapat) yang akan dikirim. Dokumen ini dapat ditulis tangan atau diketik (dengan mesin tik atau komputer) pada kertas biasa.
  • Letakkan dokumen yang akan dikirim pada papan tempat pengiriman dokumen dengan posisi tulisan menghadap ke bawah dan bagian atas dokumen berada di bawah.
  • Tekan tombol quality sampai pada layar tertulis standard, fine, atau half-tone. Pilihlah kualitas hasil pengiriman dokumen yang diinginkan.
  • Tekan tombol monitor.
  • Tekan nomor faksimile yang dituju.
  • Tekan tombol start/copy.
  • Secara otomatis mesin faksimile akan memutar sendiri dan akan terdengar melalui speaker monitor hubungan tersambung atau tidak.
  • Apabila pengiriman sedang berlangsung tetapi hendak dibatalkan atau hanya sebagian dokumen saja yang akan dikirim, tekan tombol eject/reset.

Sementara pengiriman hasil rapat melalui e-mail adalah sebagai berikut :

  • Buka situs website, misalnya http://www.yahoo.com.
  • Klik menu mail.
  • Isikan Yahoo!ID dan Password, kemudian klik Sign In.
  • Klik menu New, kemudian pilih E-mail Message.
  • Selanjutnya akan muncul lembar kerja.
  • Ketik alamat e-mail yang dituju pada kolom To.
  • Ketik topik mengenai hasil pertemuan pada kolom Subject.
  • Tulis berita/surat pengantar pada lembar kerja yang kosong.
  • Tulis berita/surat pengantar pada lembar kerja yang kosong.
  • Setelah proses attachment selesai, klik menu send.

Enam persyaratan undangan rapat formal yang baik

contoh-surat-resmi-tentang-rapat-komite

Enam persyaratan undangan rapat formal yang baik

Sekarang ini, memang sudah banyak rapat yang dilakukan di luar kantor. Rapat seperti itu biasanya dinamakan sebagai rapat informal. Akan tetapi, bagi sebagian besar perusahaan, rapat formal masih sangat sering dilakukan. Oleh karena itu, ada baiknya bagi kita untuk mengetahui enam persyaratan undangan rapat formal yang baik.

Rapat adalah pertemuan atau. Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

Sebagaimana yang kita ketahui bahwa salah satu jenis rapat yang cukup sering di adakan, khususnya di dalam sebuah perusahaan atau organisasi adalah rapat formal. Oleh karena itu, ada beberapa criteria yang perlu anda perhatikan. Rapat formal yang baik adalah rapat yang memenuhi persyaratan sebagai berikut :

  • Menggunakan kop atau kepala surat.
  • Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatannya.
  • Mencantumkan perihal undangan rapat.
  • Mencantumkan nama dan jabatan orang yang diundang rapat.
  • Mencantumkan hari, tanggal, waktu, dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
  • Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

Empat model pengaturan ruang rapat

134899916881

Empat model pengaturan ruang rapat

Memang sekarang ini sudah banyak rapat yang dilaksanakan di luar ruangan kantor. Namun, perusahaan perusahaan besar juga masih banyak melakukan rapat di dalam kantor. Ruangan tersebut juga tidak boleh diatur secara sembarangan. Ada empat model pengaturan ruang rapat yang perlu anda ketahui.

Rapat adalah pertemuan atau. Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

Pada dasarnya ada empat model pengaturan (layout) ruang rapat, yaitu :

  • Gaya klasikal/kelas, gaya ini cocok untuk jumlah peserta yang banyak dan digunakan untuk rapat pemberian informasi.
  • Gaya konferensi, gaya ini dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work. Pengaturan tempat duduk gaya konferensi biasa digunakan untuk rapat pemecah masalah.
  • Gaya huruf U, pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U cocok untuk rapat informal dan juga biasa digunakan untuk rapat pemecahan masalah.
  • Gaya round table, pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya round table untuk diskusi kelompok.

Istilah dalam rapat

office-workers

Istilah dalam rapat

Pada dasarnya, ada beberapa istilah yang digunakan dalam rapat, yaitu :

  • Teller adalah orang yang ditugaskan menghitung suara pada rapat.
  • Unanimous adalah resolusi yang disetujui anggotanya.
  • Voting adalah pemungutan suara anggota rapat
  • Standing orders adalah pedoman yang disusun sebagai acuan kegiatan
  • Out of order adalah suatu pendapat atau pernyataan yang bertentangan dengan peraturan rapat.

Istilah lain yang banyak digunakan di dalam sebuah rapat dan perlu anda ketahui dengan baik, yaitu :

  • Adjournment adalah Atas persetujuan hadirin, ketua memutuskan untuk menghentikan rapat dan menunda diskusi lebih lanjut, karena terbatasnya waktu. Untuk itu harus ditentukan kapan rapat dibuka kembali.
  • Addendum adalah tambahan yang disampaikan pada sebuah mosi.
  • Point of order adalah pertanyaan yang diajukan oleh anggota selama rapat berlangsung mengenai prosedur rapat, tetapi pertanyaan dapat pula membicarakan peraturan organisasi atau peraturan kerja.
  • Right of reply adalah hak dari pemrakarsa suatu mosi untuk memberikan jawaban pada penutupan diskusi.
  • Subcommittee adalah salah satu bagian yang ditunjuk untuk melakukan suatu tugas khusus atau menangani aspek khusus dari pekerjaan utama komite.

Rapat formal

2014033122272230212

Rapat formal

Rapat berbeda dengan diskusi. Diskusi adalah sebuah interaksi komunikasi antara dua orang atau lebih. Dimana komunikasi di antara mereka hanya berupa salah satu ilmu atau pengetahuan dasar yang akhirnya akan memberikan rasa pemahaman yang baik dan benar.

Rapat adalah pertemuan atau. Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

Sebagaimana yang kita ketahui bahwa salah satu jenis rapat yang cukup sering di adakan, khususnya di dalam sebuah perusahaan atau organisasi adalah rapat formal. Oleh karena itu, ada beberapa criteria yang perlu anda perhatikan. Rapat formal yang baik adalah rapat yang memenuhi persyaratan sebagai berikut :

  • Menggunakan kop atau kepala surat.
  • Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatannya.
  • Mencantumkan perihal undangan rapat.
  • Mencantumkan nama dan jabatan orang yang diundang rapat.
  • Mencantumkan hari, tanggal, waktu, dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
  • Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

Delapan peralatan dan perlengkapan inti rapat

cisco-video-conferencing2

Delapan peralatan dan perlengkapan inti rapat

Dalam rangka melaksanakan sebuah rapat, memang ada banyak sekali hal hal yang perlu anda persiapkan, di antaranya adalah menentukan siapa yang memimpin rapat, berapa jumlah peserta yang mengikuti rapat dan yang tidak kalah penting adalah delapan peralatan dan perlengkapan inti rapat.

Rapat adalah pertemuan atau. Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

Pada dasarnya, ada beberapa perlengkapan yang dapat mendukung berjalannya sebuah rapat, di antaranya adalah sebagai berikut :

  • White board lengkap dengan spidol dan penghapus.
  • Flip chart lengkap dengan spidolnya.
  • LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.
  • Sound system lengkap dengan mikroponnya.
  • Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
  • Block note dengan bolpointnya.
  • Name tag untuk peserta.
  • Komputer atau laptop.

Tujuh persyaratan pelaksanaan rapat yang baik

Professionals gathered together and discussing ideas at seminar

Tujuh persyaratan pelaksanaan rapat yang baik

Rapat adalah pertemuan atau. Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

Pada dasarnya, sebuah rapat yang baik adalah rapat yang memenuhi beberapa persyaratan, di antaranya adalah sebagai berikut :

  • Suasana terbuka
  • Tidak ada monopoli
  • Partisipasi aktif dari peserta rapat
  • Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan
  • Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
  • Pertanyaan singkat dan jelas
  • Disiplin waktu

Adapun beberapa fungsi dari rapat, di antaranya adalah sebagai berikut :

  • untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
  • untuk menyampaikan informasi, perintah atau pernyataan
  • sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern
  • agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi
  • mempersiapkan suatu acara atau kegiatan
  • menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat)