Prosedur pengurusan surat masuk penting

Pengurusan surat dimaksudkan untuk mendapatkan kecepatan, ketepatan, dan keamanan dalam penyampaian surat ke Unit-unit Pengolah. Semakin cepat surat sampai di Unit Pengolah maka akan semakin cepat pula surat ditindaklanjuti/diselesaikan. Prosedur pengurusan surat dimulai dari surat masuk di Unit Kearsipan sampai pada surat diproses di Unit Pengolah.

 a. Penerimaan surat

Kegiatan yang dilaksanakan dalam tahap penerimaan surat antara lain :

• Menerima surat baik yang dikirim melalui post maupun kurir.
• Meneliti kebenaran alamat surat.
• Menyortir surat antara surat yang boleh dibuka dan surat tertutup/rahasia/pribadi
• Membuka amplop yang boleh dibuka dan meneliti kebenaran alamat dan kelengkapan surat
• Menyampaikan surat kepada pengarah

 b. Pengarahan surat

Kegiatan yang dilaksanakan dalam tahap pengarahan surat antara lain :

• Menentukan antara surat penting, biasa dan surat rahasia
• Menentukan nama Unit Pengolah
• Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat.
• Menyampaikan ke Pencatat

 c. Pencatatan  

Kegiatan yang dilaksanakan dalam tahap pencatatan surat antara lain :

• Mencatat kode klasifikasi surat dalam Daftar pengendali untuk memperoleh nomor urut
• Mencatat informasi surat ke dalam kartu kendali rangkap empat
• Menyampaikan surat beserta kartu kendali rangkap tiga kepada Pendistribusi

 d. Pendistribusian

Kegiatan yang dilaksanakan dalam tahap pendistribusian adalah menyampiakan surat beserta sarana pengendalian ( kartu kendali /lembar pengantar ) sebagai bukti pengiriman di Unit pengolah

 e. Pengendalian dan penyimpanan

Kegiatan yang dilaksanakan dalam tahap pengendalian adalah menyimpan sarana pengendalian yaitu kartu kendali dan lembar pengantar.

Penanganan surat melalui agenda

Adapun prosedur pengurusan surat masuk melalui agenda adalah :

• Penerimaan Surat yang terdiri dari pengumpulan dan menghitung surat masuk dan meneliti ketepatan alamat
• Penyortiran surat yang merupakan kegiatan memisahkan surat ke dalam surat dinas (biasa, penting,rahasia) maupun surat pribadi
• Pencatatan surat yang terdiri dari kegiatan membaca surat (dinas, biasa, penting), memeriksa lampiran-lampiran, membubuhkan Sampel Agenda dan mencatat surat dalam Buku agenda Surat Masuk
• Pengarahan Surat yang merupakan kegiatan menentukan pejabat mana yang harus menangani surat, dengan menyertakan lembar disposisi (untuk mencatat instruksi pimpinan)

Kearsipan

Kearsipan  adalah segenap kegiatan yang mencakup penciptaan arsip, penyimpanan arsip (filling), penemuan kembali arsip (finding), penyelamatan arsip, dan penyusutan arsip (pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan).

Filling yang berjalan dengan baik akan berpengaruh pada keberhasilan finding. Dengan kata lain penemuan kembali arsip dalam jangka waktu 1 menit tidak akan tercapai bila penyimpanannya tidak baik.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia

Pada dasarnya, ada beberapa prosedur yang perlu anda perhatikan dalam mengurus surat yang masuk, di antaranya adalah :

• Surat-surat masuk dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2
• Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan kepada unit pengolah bersama lembar pengantarnya
• Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.

Sementara prosedur pengurusan surat masuk rahasia adalah :

• Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat
• Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat
• Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah
• Pimpinan unit memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2
• Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip

Asas sentralisasi dan Asas desentralisasi

Untuk lebih jelas mengenai Asas sentralisasi dan Asas desentralisasi, simaklah uraian yang akan disajikan berikut ini :

1. Asas sentralisasi

Yaitu apabila kegiatan pengurusan surat, baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dilakukan secara terpusat pada suatu unit kerja. Keuntungan dari asas ini adalah :

• Dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur serta peralatannya.
• Pengendaliaan terhadap pelaksanaannya lebih mudah karena kegiatan pengurusan surat dilaksanakan serta diawasi oleh satu unit kerja.

Dengan asas ini maka :

• Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan, pengendaliaan dilaksanakan
  sepenuhnya oleh unit Kearsipan.
• Surat masuk yang diterima oleh unit pengolah harus disampaikan terlebih dahulu kepada Unit Kearsipan, setelah itu baru boleh diterima oleh unit pengolah setelah dilakukan pencatatan oleh Unit Kearsipan.
• Penggunaan sarana pencatatan surat lebih efisien.

2. Asas desentralisasi

Yaitu apabila kegiatan pengurusan surat, baik surat masuk maupun keluar sepenuhnya
dilakukan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Setiap unit kerja melaksanakan dan mempertanggungjawabkan pengolahan suratnya masing-masing. Mulai dari penerimaan, pencacatan, dan pengiriman surat.

Asas desentralisasi cocok digunakan pada organisasi yang mempunyai ruang lingkup dan volume kerja yang besar. Dengan asas desentralisasi, maka :

• Pengolahan, pengarahan, pengendalian surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit pengolahan.
• Fungsi dan wewenang Unit Kearsipan terbatas pada penerimaan dan pengiriman surat keluar, pengolahan dan pengolahan arsip Inaktif.
• Setiap unit pengolahan mempunyai sarana pencatatan surat masing-masing.

Kelebihan asas desentralisasi :

• Penyampaian surat ke meja cepat.
• Surat cepat diproses atau ditindaklanjuti.

Kelemahan asas desentralisasi :

• Kemungkinan terjadinya ketidak seragaman sistem dan prosedur pengendalian surat.
• Banyak menggunakan peralatan sehingga kurang efisien.

Pengurusan surat

Istilah surat tentunya sudah tidak asing lagi bagi kita semua. Namun, surat menyurat juga merupakan sebuah kegiatan yang sangat penting dalam sebuah perusahaan. Berikut akan dibash mengenai beberapa sistem/cara pengurusan surat.

Prosedur pengolahan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat menyurat agar dapat memperlancar administrasi intansi tersebut.

Pengurusan surat adalah kegiatan organisasi untuk meneruskan informasi tertulis dari suatu tempat ke tempat lainnya. Tujuan pengurusan surat menurut Drs. Boedi Martono adalah agar surat dapat sampai kepada pihak yang berkepentigan dengan cepat, tepat, aman serta dengan biaya yang sekecil mungkin. Pengalaman menunjukkan, permasalahan-permasalahan yang sering timbul dalam pengurusan surat adalah sebagai berikut :

• Keterlambatan penyampaian surat
• Lokasi surat tidak diketahui, bahkan terkadang surat hilang
• Kekeliruan dalan pengarahan surat ke meja kerja
• Terjadi kebocoran informasi surat yang dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi.

Disposisi

Prosedur Pengelolaan Surat perlu ditetapkan untuk masing-masing unit organisasi, karena merupakan sumber daya atau informasi yang bermanfaat untuk kemajuan organisasi adalah secara maksimal.

Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia menjelaskan bahwa surat adalah yang bertuliskan atau alat untuk menyampaikan sesuatu maksud secara tertulis. Sedangkan Drs. Engel Bertus Martono, menyatakan bahwa surat hanyalah secarik kertas bertuliskan berita, namun berperan sebagai piranti (sarana) komunikasi individu atau kelompok.

Bila mendengar atau melihat kata ‘disposisi” tentulah tidak asing lagi bagi kita, baik di lingkungan birokrat maupun swasta. Kita adalah subjek , objek atau bahkan keduanya dari sebuah disposisi.

Anda adalah pembuat, penerima atau bahkan pelaku keduanya dalam suatu proses administrasi perkantoran. Pertanyaannya apakah kita paham makna dari sebuah disposisi dan implikasi dari sebuah disposisi?

Disposisi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia dari sudut pandang administrasi berarti pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam suatu surat dinas, yang langsung dituliskan pada surat yang bersangkutan atau pada lembar khusus. Melihat defenisi tersebut jelas sekali bahwa disposisi haruslah memberikan informasi yang jelas berupa instruksi, petunjuk dan arahan dari pejabat lebih tinggi apa yang harus dilakukan kepada bawahannya.

Surat keluar

Drs. H. Suhanda Panji sendiri menyatakan surat adalah sehelai kertas atau lebih yang membuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi maupun kedudukan dalam organisasi atau kantor.

Surat keluar adalah semua tulisan yang dikirimkan kepada pejabat diluar instansi sendiri sesuai dengan alamat yang dicantum pada tulisan dinas atau pada sampulnya. Selain dikirimkan kepada instansi lain, dapat juga dikirimkan kepada pihak yang bersangkutan dalam satu instansi, misalnya dikirimkan kepada bagian yang lainnya yang berada dalam instansi tersebut.

Pada surat biasanya berisikan berupa pemberitahuan, undangan pertemuan/ rapat, undangan kerjasama ataupun jawaban (konfirmasi)dari surat yang telah dikirimkan sebelumnya. Pada surat juga ada yang berisikan mengenai perintah tugas.

Langkah-langkah Pengelolaan Suarat Keluar

• Pembuatan Konsep
• Persetujuan Konsep
• Pemberian Nomor
• Pengetikan Konsep
• Penandatanganan Surat
• Pemberian cap Stempel
• Pencatatan surat Keluar