Category Archives: Pembelajaran

Surat masuk

images

Surat masuk

Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia menjelaskan bahwa surat adalah yang bertuliskan atau alat untuk menyampaikan sesuatu maksud secara tertulis. Sedangkan Drs. Engel Bertus Martono, menyatakan bahwa surat hanyalah secarik kertas bertuliskan berita, namun berperan sebagai piranti (sarana) komunikasi individu atau kelompok.

Surat masuk adalah semua tulisan dinas atau surat pribadi yang diterima instansi/pihak lain untuk disampaikan kepada pejabat yang tercantum pada alamat, baik yang tercantum pada sampul maupun pada tulisan dinas itu sendiri.

Untuk memudahkan pengawasan dan pengendaliannya, penerimaan surat masuk hendaknya dipusatkan di sekretariat atau di bagian lain yang di beri wewenang melaksanakan tugas tersebut.

Prosedur pengolahan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat menyurat agar dapat memperlancar administrasi intansi tersebut.

Adapun langkah langkah Pengelolaan Suarat Masuk, yaitu :

  • Penyortiran Surat
  • Pembukaan Surat
  • Mengeluarkan Surat dari Amplop
  • Pembacaan Surat
  • Pencatatan Surat
  • Pembagian Surat

Prosedur pengurusan surat keluar

email-testing

Prosedur pengurusan surat keluar

Surat keluar adalah semua tulisan yang dikirimkan kepada pejabat diluar instansi sendiri sesuai dengan alamat yang dicantum pada tulisan dinas atau pada sampulnya. Selain dikirimkan kepada instansi lain, dapat juga dikirimkan kepada pihak yang bersangkutan dalam satu instansi, misalnya dikirimkan kepada bagian yang lainnya yang berada dalam instansi tersebut.

Adapun prosedur pengurusan surat keluar melalui agenda, yaitu :

  • Pembuatan Konsep yang dilakukan oleh pimpinan yang menandatangani surat pada lembaran konsep surat. Dilakukan jika konsep surat dibuat oleh sekretaris/asisten
  • Persetujuan konsep. Pimpinan memberikan persetujuan dengan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep
  • Pencatatan Surat. Konsep dicatat dalam Buku Agenda Verbal untuk mendapatkan nomor surat
  • Pengetikan konsep surat, diketik dengan tembusannya
  • Pemeriksaan Pengetikan
  • Penandatanganan Surat. Dilakukan oleh pejabat yang berwenang dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang
  • Pemberian Cap Dinas. Dibubuhkan di sebelah kiri menyinggung sedikit tanda tangan, harus tegak
  • Melipat Surat. Surat yang asli dilipat dimasukkan dalam sampul
  • Penyampulan Surat
  • Pengiriman Surat
  • Penyimpanan Surat

Prosedur pengurusan surat masuk

SURAT MASUK

Prosedur pengurusan surat masuk

Pada dasarnya, ada beberapa prosedur yang perlu anda perhatikan dalam mengurus surat yang masuk, di antaranya adalah :

  • Surat-surat masuk dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2
  • Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan kepada unit pengolah bersama lembar pengantarnya
  • Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.

Sedangkan prosedur pengurusan surat masuk melalui agenda adalah :

  • Penerimaan Surat yang terdiri dari pengumpulan dan menghitung surat masuk dan meneliti ketepatan alamat
  • Penyortiran surat yang merupakan kegiatan memisahkan surat ke dalam surat dinas (biasa, penting,rahasia) maupun surat pribadi
  • Pencatatan surat yang terdiri dari kegiatan membaca surat (dinas, biasa, penting), memeriksa lampiran-lampiran, membubuhkan Sampel Agenda dan mencatat surat dalam Buku agenda Surat Masuk
  • Pengarahan Surat yang merupakan kegiatan menentukan pejabat mana yang harus menangani surat, dengan menyertakan lembar disposisi (untuk mencatat instruksi pimpinan)

Sementara prosedur pengurusan surat masuk rahasia adalah :

  • Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat
  • Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat
  • Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah
  • Pimpinan unit memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2
  • Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip

Perlengkapan penanganan surat

pennevenn

Perlengkapan penanganan surat

Prosedur Pengelolaan Surat perlu ditetapkan untuk masing-masing unit organisasi, karena merupakan sumber daya atau informasi yang bermanfaat untuk kemajuan organisasi adalah secara maksimal.

Surat masuk adalah semua tulisan dinas atau surat pribadi yang diterima instansi/pihak lain untuk disampaikan kepada pejabat yang tercantum pada alamat, baik yang tercantum pada sampul maupun pada tulisan dinas itu sendiri.

Dalam penanganan surat ada beberapa perlengkapan yang harus disediakan, antara lain :

  • Baki surat/Tray, berguna sebagai tempat dari berkas surat yang ada
  • Buku Agenda surat masuk dan surat keluar
  • Kartu kendali, Lembar pengantar surat masuk/surat keluar, dan lembar surat rahasia
  • Secretaries Desk File, yaitu kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani
  • Alat tulis, antara lain pulpen, pensil, penggaris, kertas catatab, stapler, dan penjepit kertas
  • Kertas dan amplop dengan berbagai ukuran
  • Alat Pembuka surat, dapat berupa manual seperti pisau atau gunting, atau alat pembuka elektrik dengan mesin pembuka surat
  • Stempel, yaitu stempel tanggal terima dan stempel perusahaan
  • Formulir Tanda Terima/Buku Ekspedisi
  • Lembar Disposisi, untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain (surat masuk)

Manfaat dari penanganan surat yang baik

mail

Manfaat dari penanganan surat yang baik

Penanganan surat pada suatu perusahaan sangatlah penting. Biasanya, hal tersebut merupakan tugas dari bagian administrasi. Banyak sekali manfaat dari penanganan surat yang baik. Oleh sebab itu, anda perlu memperhatikan prosedur surat perusahaan dengan baik.

Adapun manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya penanganan surat yang baik antara lain:

  • Surat akan tercatat dengan baik dan sistematis
  • Prosedur penanganan jelas
  • Surat akan tersimpan dengan baik sehingga mudah untuk ditemukan
  • Rahasia akan terjaga

Adapun kerugian dari penanganan surat yang tidak baik, yaitu :

  • Surat dan informasinya bisa hilang
  • Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata
  • Surat sulit ditemukan jika dicari, karena letaknya tidak disusun dengan teratur

Ada berbagai macam surat yang diterima dalam suatu kantor, seperti surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga. Surat-surat tersebut dikategorikan sebagai surat biasa, surat penting, atau surat rahasia. Yang dikategorikan surat penting adalah:

  • Memerlukan penanganan segera
  • Jika terlambat diproses akan dapat merugikan organisasi/perusahaan
  • Jika hilang, sulit dicari gantinya
  • Terkadang informasi dalam surat itu tidak terdapat dalam surat lain
  • Memerlukan tindak lanjut

Jika sebuah surat harus dibalas atau ditindaklanjuti pada hari yang sama, maka surat tersebut dapat dikategorikan sebagai surat penting. Ketika kita menerima beberapa surat penting pada hari yang sama, identifikasikanlah surat-surat tersebut berdasarkan pengiriman surat, tujuan surat, dan perihal surat. Kemudian buatlah prioritas penangan surat-surat tersebut dan berilah tanda khusus/kode pada surat-surat.

Kerugian dari penanganan surat yang tidak baik

penanganan-surat

Kerugian dari penanganan surat yang tidak baik

Adapun kerugian dari penanganan surat yang tidak baik, yaitu :

  • Surat dan informasinya bisa hilang
  • Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata
  • Surat sulit ditemukan jika dicari, karena letaknya tidak disusun dengan teratur

Sementara itu, manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya penanganan surat yang baik antara lain:

  • Surat akan tercatat dengan baik dan sistematis
  • Prosedur penanganan jelas
  • Surat akan tersimpan dengan baik sehingga mudah untuk ditemukan
  • Rahasia akan terjaga

Ada berbagai macam surat yang diterima dalam suatu kantor, seperti surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga. Surat-surat tersebut dikategorikan sebagai surat biasa, surat penting, atau surat rahasia. Yang dikategorikan surat penting adalah:

  • Memerlukan penanganan segera
  • Jika terlambat diproses akan dapat merugikan organisasi/perusahaan
  • Jika hilang, sulit dicari gantinya
  • Terkadang informasi dalam surat itu tidak terdapat dalam surat lain
  • Memerlukan tindak lanjut

Jika sebuah surat harus dibalas atau ditindaklanjuti pada hari yang sama, maka surat tersebut dapat dikategorikan sebagai surat penting. Ketika kita menerima beberapa surat penting pada hari yang sama, identifikasikanlah surat-surat tersebut berdasarkan pengiriman surat, tujuan surat, dan perihal surat. Kemudian buatlah prioritas penangan surat-surat tersebut dan berilah tanda khusus/kode pada surat-surat.

Penanganan surat

surat-bahasa-inggris

Penanganan surat

Penanganan surat dalam sebuah perusahaan atau organisasi sangatlah penting. Hal ini karena ada banyak sekali kerugian dari penanganan surat yang tidak baik. Sebelum kita membahas hal tersebut, sebaiknya ktia bahas sedikit mengenai surat.

Salah satu faktor kelancaran organisasi adalah ketertiban dan kelancaran dalam pengurusan administrasi. Bagi suatu organisasi baik Pemerintah maupun Swasta dalam pengurusan ketatausahaannya mengatur pelaksanaan administrasi agar berjalan dengan baik dan lancar serta dapat memberikan manfaat yang dibutuhkan.

Tata usaha adalah segenap aktifitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan dokumen, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi (The Liang Gie 1983, 13).

Salah satu tugas tata usaha dari pengertian di atas berkaitan dengan keterangan, surat-menyurat, dan warkat-warkat. Oleh karena itu tata usaha sering disebut sebagai pekerjaan tulis menulis maka tercipta warkat yang kemudian terkumpul menjadi arsip.

Prosedur Pengelolaan Surat perlu ditetapkan untuk masing-masing unit organisasi, karena merupakan sumber daya atau informasi yang bermanfaat untuk kemajuan organisasi adalah secara maksimal.

Surat masuk adalah semua tulisan dinas atau surat pribadi yang diterima instansi/pihak lain untuk disampaikan kepada pejabat yang tercantum pada alamat, baik yang tercantum pada sampul maupun pada tulisan dinas itu sendiri.

Untuk memudahkan pengawasan dan pengendaliannya, penerimaan surat masuk hendaknya dipusatkan di sekretariat atau di bagian lain yang di beri wewenang melaksanakan tugas tersebut.

Prosedur pengolahan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat menyurat agar dapat memperlancar administrasi intansi tersebut.

Surat keluar adalah semua tulisan yang dikirimkan kepada pejabat diluar instansi sendiri sesuai dengan alamat yang dicantum pada tulisan dinas atau pada sampulnya. Selain dikirimkan kepada instansi lain, dapat juga dikirimkan kepada pihak yang bersangkutan dalam satu instansi, misalnya dikirimkan kepada bagian yang lainnya yang berada dalam instansi tersebut.

Pada surat biasanya berisikan berupa pemberitahuan, undangan pertemuan/ rapat, undangan kerjasama ataupun jawaban (konfirmasi)dari surat yang telah dikirimkan sebelumnya. Pada surat juga ada yang berisikan mengenai perintah tugas.