Category Archives: Pembelajaran

Fungsi laporan sarana dan prasarana kantor

111015-a-10-Langkah-Membuat-Laporan-Penelitian-yang-Baik-350x200

Fungsi laporan sarana dan prasarana kantor

Laporan sarana prasarana adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasrana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana prasrana tersebut dalam periode tertentu.

Adapun fungsi dari laporan sarana dan prasarana kantor itu sendiri adalah :

  • Sebagai bahan pertanggungjawaban
  • sebagai pengendali persediaan
  • memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang
  • sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan

Dalam menyampaikan laporan sebaiknya dilampiri dengan:

  • Bukti penerimaan barang
  • bukti pembelian barang
  • Bukti pengeluaran barang
  • Kartu barang
  • Kartaui persediaan
  • Daftar inventaris
  • Daftar rekapitulasi barang inventaris

Teknik pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut:

  • Memeriksa barang
  • menghitung persediaam baeang awal tahun anggaran
  • menghitung penerimaan dan pengadaan barang
  • menghitung pengeluaran barang
  • menghitung sisa persediaan
  • mencatat mutasi barang

Fungsi arsip

Filing-system-615x300

Fungsi arsip

Istilah arsip ini tentunya snagat sering anda gunakan, khususnya untuk mengacu pada sebuah dokumen yang penting. Akan tetapi apa pengertian dan kegunaan arsip itu sendiri ? Sebelum membahas hal tersebut, sebaiknya kita bahas sedikit mengenai pekerjaan kantor, karena arsip merupakan salah satu bentuk pekerjaan kantor.

Adapun beberapa fungsi arsip, yaitu :

  • Guna informatif, yakni memberikan sesuatu keterangan tentang sesuatu hal atau peristiwa
  • Guna yuridis, yakni menjadi bahan pembuktian dalam sesuatu proses
  • Guna historis, yakni menggambarkan keadaan atau peristiwa pada masa yang lampau agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah
  • Guna ilmiah, yakni sebagai catatan hasil-hasil pemikiran seseorang sarjana atau penemuan-penemuan sesuatu eksperimen ilmiah.

Jadi dapat disimpulkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.

Pengertian arsip

1 (1)

Pengertian arsip

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.

Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.

Adapun pengertian arsip menurut beberapa sumber, yaitu :

  • Menurut Ensiklopedi Administrasi, arsip adalah warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.
  • Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
  • Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) menyatakan bahwa arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atu kegiatan-kegiatan lain pemerintah atu karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

Langkah-Langkah Membuat Laporan

pusing1

Langkah-Langkah Membuat Laporan

Hendaknya dalam membuat laporan, laporan tersebut dapat menjawab semua pertanyaan mengenai: apa, mengapa, siapa, dimana, kapan dan bagaimana. Dalam penyusunan laporan, urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahaminya. Urutan isi laporan, sebagai berikut :

 1. Pendahuluan

Pada bagian pendahuluan, harus disebutkan tentang :

  • Latar belakang kegiatan
  • Dasar hukum kegiatan
  • Tujuan kegiatan
  • Ruang lingkup isi laporan

 2. Isi laporan

Pada bagian isi, harus dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan, antara lain:

  • Jenis kegiatan
  • Tempat dan waktu kegiatan
  • Petugas kegiatan
  • Persiapan dan rencana kegiatan
  • Peseta kegiatan
  • Pelaksanaan kegiatan
  • Kesulitan dan hambatan
  • Hasil kegiatan
  • Kesimpulan dan saran.

 3. Penutup

Pada bagian ini, penulis dapat menuliskan ucapan terima kasih serta menambahkan kesimpulan dan saran.

Jenis-jenis Laporan

laporan

Jenis-jenis Laporan

Untuk lebih jelas mengenai jenis jenis laporan, simaklah uraian yang akan disajikan berikut ini :

  1. Jenis-jenis laporan berdasarkan bentuknya

Laporan merupakan suatu bentuk penyampaian berita,keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun tulisan dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang ( authority ) dan tanggung jawab (responsibility) yang ada antara mereka.

Berdasarkan bentuknya, laporan sendiri dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu :

  • Laporan yang berbentuk memo. Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di kalangan intern organisasi.
  • Laporan berbentuk Surat, isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.
  • Laporan berbentuk naskah. Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar.
  • Laporan berbentuk Campuran. Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau surat. Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah dilakukan.
  1. Jenis laporan berdasarkan waktu penyampaiannya

Berdasarkan waktu penyampaiannya, laporan dibagi atas :

  • Laporan Insidental. Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.
  • Laporan periodic. Ditulis dalam suatu periode tertentu dan dinamai sesuai periodenya pula. Contoh: Laporan harian, Mingguan, Bulanan dan seterusnya.
  1. Jenis laporan berdasarkan maksud pelaporannya

Berdasarkan maksud pelaporannya, laporan dibagi atas :

  • Laporan informativ, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah pemberian informasi yang akurat dan terinci.
  • Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang di samping memberikan informasi juga menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.
  • Laporan analitis, yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam. Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.
  • Laporan Pertanggung jawaban, dii mana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang sedang dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat evaluatif).
  • Laporan Kelayakan (feasibility report).

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan

111015-a-10-Langkah-Membuat-Laporan-Penelitian-yang-Baik-350x200

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan

Padan dasarnya, dalam membuat sebuah laporan ada beberapa hal penting yang perlu anda perhatikan. Dengan kata lain, laporan yang anda susun tidak boleh secara sembarangan. Jadi, hal hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan ?

Dalam menyusun sebuah laporan, ada beberapa hal penting yang perlu anda perhatikan, yaitu :

  • laporan yang dibuat harus jelas dan cermat
  • harus mengandung kebenaran dan objektivitas
  • laporan harus lengkap
  • laporan harus tegas dan konsisten
  • laporan harus langsung mengenai sasaran
  • harus disampaikan kepada orang dan alamat yang tepat
  • laporan sebaiknya disertai saran-saran
  • harus dibuat tepat waktu

Adapun fungsi dari laporan itu sendiri, yaitu :

  • sebagai bahan pertanggungjawaban
  • sebagai alat untuk menyampaikan informasi
  • sebagai alat pengawasan
  • sebagai bahan penilaian
  • sebagai bahan pengambilan keputusa

Keuntungan membuat formulir

f5

Keuntungan membuat formulir

Pembuatan formulir juga dilakukan dengan berbagai pertimbangan. Adapun keuntungan dari membuat sebuah formulir, yaitu :

  • Menghemat waktu, tenaga dalam hal penulisan serta hemat dalam penggunaan kertas
  • Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan
  • Adanya keseragaman sehingga mengurangi terjadinya penyimpangan

Namun dalam membuat sebuah formulir, ada beberapa hal yang perlu anda perhatikan dengan baik, di antaranya adalah :

  • Setiap formulir yang dibuat haruis mempunyai kegunaan yang jelas
  • perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir, karena tidak semua informasi harus dibuatkan formulir
  • Ada standarisasi dalam pembuatan formulir
  • Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis
  • Formulir dibuat secara sederhana
  • Untuk bagian yang akan diisi informasi, perlu disediakan ruang kososng yang cukjup
  • Harus ada judul nama formulir
  • Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuihan
  • Cantumkan  nama organisasi untuk formulir ke luar kantor
  • Perancangan desain formulir harus dilakukan dengan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang.