Category Archives: Perhotelan

Prosedur Persiapan Keberangkatan Tamu

tehnik-mengeluarkan-barang-tamu-dari-kendaraan

Prosedur Persiapan Keberangkatan Tamu

Untuk lebih jelas mengenai prosedur persiapan keberangkatan tamu, simaklah uraian yang akan disajikan berikut ini :

  1. Persiapan rekening untuk keberangkatan

Kantor depan dengan sistem komputerisasi akan terhubung ke departemen lainnya di dalam perusahaan dan beban biaya dapat dimasukkan sesegera mungkin ke dalam rekening tamu. Sebagai contoh, tamu sarapan di coffee shop hotel dan lalu pergi ke kantor depan untuk check out.

Biaya untuk sarapan akan dimasukkan ke dalam rekening tamu pada titik penjualan di coffee shop dan akan muncul pada rekening tamu. Pada perusahaan tanpa komputerisasi dengan sistem manual, bill dari coffee shop akan diantarkan ke kantor depan untuk dibebankan pada rekening tamu.

Daftar keberangkatan dapat dibuat semalam sebelum tanggal keberangkatan yang dimaksud dan kasir ataupun resepsionis dapat memeriksa daftar tersebut dengan rekening tamu untuk memastikan bahwa semua biaya pada hari itu telah dimasukkan ke dalam rekening tamu dan siap untuk check out esok pagi.

  1. Permintaan bantuan oleh tamu keberangkatan

Seorang tamu ingin menyewa sebuah mobil. Resepsionis akan menghubungi agen penyewaan mobil dan menanyakan spesifikasi persyaratan penyewaan mobil. Seringnya hotel memiliki referensi perusahaan mana yang akan direkomendasikan kepada tamu tetapi jika tamu menginginkan agen yang berbeda, maka kita harus menghubungi yang berbeda.

Seorang tamu meminta akomodasi tersebut dipesan untuk mereka. Jika hotel Anda adalah anggota dari sebuah kumpulan hotel Anda dapat merekomendasikan sebuah hotel yang bagus yang berlokasi di tempat yang dituju tamu.

Anda dapat mengambil rincian si tamu yang biasa ditanyakan pada saat pemesanan dari data reservasi di hotel Anda. Anda dapat melakukan pemesanan melalui telepon, email ataupun fax. Jika hotel Anda tidak terdaftar dalam sebuah grup seperti di atas Anda dapat menghubungi bagian informasi di wilayah atau kota yang dituju tamu mengenai hotel dan ketersediaan kamar.

Keberangkatan Tamu

100_0976

Keberangkatan Tamu

Ketika tamu di dalam hotel bersiap siap untuk berangkat, ada beberapa prosedur persiapan keberangkatan tamu yang harus dilakukan oleh staff hotel yang baik. Sebelum kita membahas prosedur persiapan keberangkatan tamu, sebaiknya kita bahas sedikit mengenai keberangkatan tamu.

Daftar atau laporan keberangkatan sama halnya dengan daftar kedatangan tamu di mana seperti yang sudah dijelaskan secara terperinci bahwa daftar tersebut tidak berlaku untuk setiap hari. Sebuah daftar keberangkatan dibuat dengan cara yang sama seperti daftar atau laporan kedatangan.

Jumlah keberangkatan tamu setiap harinya menentukan pula banyaknya kamar yang bisa dijual pada hari itu. Apabila hotel dalam keadaan fully booked maka daftar keberangkatan sebaiknya diperiksa oleh resepsionis pagi. Alasannya adalah kebanyakan tamu akan check out di pagi hari pada waktu keberangkatan.

Mengapa daftar keberangkatan tamu perlu diperiksa ? Terkadang para tamu membuat kesepakatan dengan petugas kantr depan bahwa beliau akan terlambat check out, ini berarti mereka akan meninggalkan hotel pukul 14.00. Maka aka nada biaya tambahan untuk tamu karena hal ini.

Keterlambatan keberangkatan (late check out) akan dicatat pada daftar keberangkatan. Jika seorang tamu tidak membuat kesepakatan mengenai keterlambatan check out, saat memeriksa daftar keberangkatan dengan folio tamu yang akan check out resepsionis akan memberitahukan bahwa tamu tersebut belum pulang.

Biasanya satu jam setelah waktu keberangkatan resepsionis akan menghubungi ke kamar tamu untuk menanyakan apakah tamu akan pulang atau tidak. Pada bagian ini daftar keberangkatan tamu dapat meminta untuk keterlambatan keberangkatan ataupun memperpanjang waktu menginapnya (hal ini akan menjadi malam tambahan atau malam menunggu ketersediaan).

Terkadang tamu memutuskan untuk meninggalkan hotel lebih awal dari tanggal keberangkatan dan penyesuaian ini perlu dicatat dalam daftar keberangkatan. Perusahaan akomodasi terkadang mengalami situasi yang tidak menguntungkan dari tamu yang pergi tanpa membayar rekening mereka. Tamu yang demikian disebut skipper.

Departemen Tatagraha biasanya akan mengingatkan petugas kantor depan sebuah ruangan yang tampaknya dikosongkan tetapi tidak diindikasikan sebagai keberangkatan pada daftar keberangkatan. Resepsionis pun akan memeriksa reservasi secara terperinci dan jika reservasi tidak menunjukkan bahwa rekening itu harus dibayar oleh perusahaan dan itu jelas bahwa tamu harus membayar rekeningnya dan akan diperiksa apakah rekening telah pra-bayar.

Prosedur penanganan tamu yang tidak datang

Menjadi-resepsionis1

Prosedur penanganan tamu yang tidak datang

No show adalah tamu yang telah memiliki pemesanan kamar namun tidak datang tanpa pemberitahuan sebelumnya kepada pihak hotel, prosedur yang harus dilakukan jika terjadi no show adalah:

  • Rack slip harus disimpan untuk menjaga kemungkinan akan datang/pada hari berikutnya.
  • Berdasarkan rack slip atau buku harian, data dihapus/dikeluarkan dari tabel pemesanan kamar
  • Apabila sudah ada jamianan pembayaran, maka deposit tersebut akan diambil untuk menutupi penjualan
  • Jika mereka datang esok harinya, bila ada kamar bisa diberikan tapi kalau kamar penuh usahakan mendapatkan kamar lain.
  • Jika memungkinkan diberikan kamarnya maka slipnya akan ditambah atau perbaikan pada buku harian dan dikembalikan kedalam tabel sesuai dengan lamanya tinggal serta data dalam korespondensi dirubah pula sesuai dengan tanggal kedatangan
  • Bila pemesanan kamar dilakukan oleh salah satu sumber maka sumber yang bersangkutan segera diberitahukan bahwa kliennya no show.
  • Apabila sudah ada jamianan pembayaran, maka deposit tersebut akan diambil untuk menutupi penjualan
  • Jika mereka datang esok harinya, bila ada kamar bisa diberikan tapi kalau kamar penuh usahakan mendapatkan kamar lain.
  • Jika memungkinkan diberikan kamarnya maka slipnya akan ditambah atau perbaikan pada buku harian dan dikembalikan kedalam tabel sesuai dengan lamanya tinggal serta data dalam korespondensi dirubah pula sesuai dengan tanggal kedatangan
  • Bila pemesanan kamar dilakukan oleh salah satu sumber maka sumber yang bersangkutan segera diberitahukan bahwa kliennya no show.

Pembatalan kamar

Di beberapa hotel yang tingkat hunian kamarnya tinggi akan menetapkaan peraturan jika pembatalan kamar terjadi setelah jam 18.00 maka advance payment for reservation akan dipotong 50%. Jika terjadi pembatalan pemesanan kamar, maka petugas reservasi akan melakukan hal sebagai berikut:

  • Mengambil data pemesanan kamar yang telah dilakukan
  • Menanyakan alasan pembatalan kamar serta mengisi formulir pembatalan dengan lengkap
  • Mencoret slip pemesanan kamar
  • Hapus data pada tabel pemesanan kamar
  • Simpan kembali pada arsip

Prosedur Pemberian Kunci kamar

key-and-mail-rack

Prosedur Pemberian Kunci kamar

Ketika proses registrasi sudah selesai, maka langkah selanjutnya adalah pemberian kunci kamar kepada tamu. Ada dua macam kunci kamar, hotel berbintang di jaman sekarang ini kebanyakan sudah memakai kunci kartu (key card), kunci yang berupa kartu untuk pembuka pintu kamar.

Kunci itu dibuat dan diprogram berdasarkan data dari computer, misalnya tamu tinggal untuk 4 malam dari tanggal 2 sampai dengan tanggal 6, maka kunci itu diprogram dan berlaku sampai dengan tanggal 6 jam 12.00 (waktu check-out).

Sedangkan kunci jenis lain adalah sifatnya manual, kunci seperti yang umumnya dipakai di rumah rumah, untuk membuka pintu kamar, berupa batang berbentuk panjang. Jika hotel menggunakan kunci kartu (key card) maka cara penyerahan kunci adalah dengan dimasukkan dalam satu tempat khusus, kartu lipat yang bisa memuat berbagai macam kupon yang lain.

Di dalam kartu lipat itu berisi kupon seperti free welcome drink, free  breakfast, discount 30% untuk makan di  restoran  Itali, dan sebagainya. Satu hal yang perlu diperhatikan bahwa nomor kamar tamu tidak ditulis di  kartu kunci itu tetapi di kartu lipat.

Apabila  hotel  menggunakan  kunci  manual, maka kunci dimasukkan ke dalam amplop  khusus, biasanya nomor kamar sudah menjadi satu dengan kunci yaitu berupa gantungan dengan nomor kamar. Dalam amplop khusus  tersebut juga dimasukkan berbagai  kupon,  penjelasan fasilitas yang bisa dinikmati tamu serta berbagai voucher untuk welcome drink, sarapan pagi dan kartu diskon untuk berbagai outlet.

Ketika tamu hendak meninggalkan front desk, maka kartu itu diserahkan dan GRO yang mengantar atau receptionist yang memberikan kunci kamar  akan  menjelaskan posisi kamar tamu tersebut, misalnya adanya di lantai 12 atau di dekat kolam renang, dan sebagainya.

Pemberian kartu atau amplop berisi kunci disertai dengan ucapan “enjoy your stay”, “have a nice stay”, “selamat istirahat”, atau” selamat menikmati     liburan”,     (jika tamu bertujuan liburan), “selamat bermusyawarah” jika mereka satu rombongan yang akan melakukan musyawarah daerah atau nasional.

Prosedur menangani keberangkatan tamu perorangan

airport-transportation-image-2

Prosedur menangani keberangkatan tamu perorangan

 

Pada saat tamu di dalam hotel akan melakukan check out atau berangkat dari hotel, maka ada prosedur menangani keberangkatan tamu perorangan yang harus dilakukan oleh staff hotel. Sebelum kita membahas hal tersebut, mari kita bahas sedikit mengenai hotel.

Daftar keberangkatan dapat dibuat semalam sebelum tanggal keberangkatan yang dimaksud dan kasir ataupun resepsionis dapat memeriksa daftar tersebut dengan rekening tamu untuk memastikan bahwa semua biaya pada hari itu telah dimasukkan ke dalam rekening tamu dan siap untuk check out esok pagi.

Kasir atau resepsionis akan membuat folio tamu untuk keberangkatan pada waktu tamu sedang check out. Kantor depan dengan sistem komputerisasi dapat diakses dengan mudah oleh operator untuk mencetak folio tamu yang mana akan memiliki sebuah catatan tentang semua biaya yang dilakukan selama tamu menginap.

Adapun prosedur menangani keberangkatan tamu perorangan yang biasanya dilakukan oleh staff perhotelan dengan cara :

  • Mengucapkan salam, sesuai waktu
  • Menanyakan no kamar dan meminta kunci kamar tamu
  • Mengambil guest bill dan kartu registrasi
  • Meneliti guest bill untuk dilakukan zero balance
  • Meminta tamu untuk memeriksa rekening penunjangyang masuk
  • Setelah tamu menyetujui semuanya,Melakukan proses check out
  • Menerima pembayaran
  • Memberikan guest bill dan bukti transaksi lain yang asli kepada tamu
  • Memastikan tidak ada barang tertinggal
  • Memastikan tidak ada surat untuk tamu pada safety deposit box
  • Menyediakan jasa transportasi
  • Mengucapkan terima kasih
  • Mengembalikan kunci kamar
  • Memberikan kunci dan kartu pendaftaran ke bagian resepsionis
  • Memperbarui catatan kantor depan

Proses keberangkatan kilat tamu

01

Proses keberangkatan kilat tamu

Di Indonesia, kata hotel selalu dikonotasikan sebagai bangunan penginapan yang cukup mahal. Umumnya di Indonesia dikenal hotel berbintang, hotel melati yang tarifnya cukup terjangkau namun hanya menyediakan tempat menginap dan sarapan pagi, serta guest house baik yang dikelola sebagai usaha swasta (seperti halnya hotel melati) ataupun mess yang dikelola oleh perusahaan-perusahaan sebagai tempat menginap bagi para tamu yang ada kaitannya dengan kegiatan atau urusan perusahaan.

Proses keberangkatan kilat adalah prosedur yang membuat tamu mengikuti proses keberangkatan secara cepat. Setiap hotel pasti memiliki kegiatan prosedur masing-masing. Hal ini penting, sebagai petugas, untuk Anda berusaha mempelajari prosedurnya setiap waktu atau melihat supervisor Anda jika Anda merasa keadaan tidak memungkinkan untuk Anda yang melakukannya.

Kebanyakan hotel tamu dapat mengakses rekening mereka melalui televisi. Tamu dapat memeriksa biaya yang dibebankan pada mereka tanpa harus menunggu waktu keberangkatan. Formulir express check out yang disediakan di kamar diisi oleh tamu sendiri. Tamu menyetujui atau menerima biaya pada rekeningnya dengan mengisi formulir.

Jika tamu telah membayar rekening sebelumnya atau telah memiliki pembayaran awal sesuai prosedur hotel. Mereka boleh meninggalkan hotel tanpa melakukan proses keberangkatan seperti biasanya.

Penyediaan Jasa Transportasi Keberangkatan Tamu

airport-shuttle-service

Penyediaan Jasa Transportasi Keberangkatan Tamu

Pada dasarnya, sebuah hotel tidak hanya memberikan pelayanan dan fasilitas berupa kamar saja, melainkan juga memberikan penyediaan jasa transportasi keberangkatan tamu. Sebelum kita membahas seperti apa penyediaan jasa transportasi keberangkatan tamu itu, sebaiknya kita bahas sedikit mengenai hotel.

Untuk lebih jelas mengenai penyediaan jasa transportasi keberangkatan tamu, simaklah uraian yang akan disajikan berikut ini.

Penyediaan jasa transportasi keberangkatan tamu

Seorang tamu ingin menyewa sebuah mobil. Resepsionis akan menghubungi agen penyewaan mobil dan menanyakan spesifikasi persyaratan penyewaan mobil. Seringnya hotel memiliki referensi perusahaan mana yang akan direkomendasikan kepada tamu tetapi jika tamu menginginkan agen yang berbeda, maka kita harus menghubungi yang berbeda.

Seorang tamu meminta akomodasi tersebut dipesan untuk mereka. Jika hotel Anda adalah anggota dari sebuah kumpulan hotel Anda dapat merekomendasikan sebuah hotel yang bagus yang berlokasi di tempat yang dituju tamu.

Anda dapat mengambil rincian si tamu yang biasa ditanyakan pada saat pemesanan dari data reservasi di hotel Anda. Anda dapat melakukan pemesanan melalui telepon, email ataupun fax. Jika hotel Anda tidak terdaftar dalam sebuah grup seperti di atas Anda dapat menghubungi bagian informasi di wilayah atau kota yang dituju tamu mengenai hotel dan ketersediaan kamar.