Category Archives: Perhotelan

Tugas dan tanggung jawab reservasi

Booking-Hotel-reservation-online

Tugas dan tanggung jawab reservasi

Sebagaimana yang telah kita ketahui bahwa di dalam sebuah hotel terdapat sebuah bagian yang kita namakan sebagai bagian reservasi. Apa saja tugas dan tanggung jawab reservasi itu sendiri ? Sebelum membahas tugas dan tanggung jawab reservasi, sebaiknya kita bahas sedikit mengenai hotel.

Tugas utama reservation staff adalah mencatat dan memproses seluruh pemesanan kamar secara akurat sekaligus mempromosikan produk hotel serta menciptakan & menjaga citra hotel yang baik melalui pemberian pelayanan yang maksimal. Adapun rincian tugas reservation staff yaitu :

  • Menjual produk hotel dengan cara melakukan tehnik penjualan
  • Mempromosikan produk dan fasilitas hotel
  • Mempertahankan pengetahuan tentang produk dan pelayanan yang ada di hotel seperti harga & fasilitas promosi, harga khusus dll
  • Menjalin hubungan yang baik dengan tamu serta mengantisipasi kebutuhan tamu
  • Mencatat dan memproses pemesanan yang dilakukan dengan berbagai macam media
  • Menerima pemesanan kamar yang ada dalam daftar tunggu (waiting list)
  • Memproses perubahan pemesanan kamar
  • Mencatat metode pembayaran yang sudah di atur khusus untuk tamu rombongan dan konvensi
  • Melakukan tindakan pencegahan untuk menghindari tamu no show
  • Meminta persetujuan FOM atau finance manager untuk pemesanan kamar yang menginginkan pembayaran kredit
  • Membuat laporan reservasi
  • Mengarsip data pemesanan kamar secara akurat

Bagian penerimaan tamu (reception)

petugas

Bagian penerimaan tamu (reception)

Bagian reception adalah bagian yang melaksanakan seluruh kegiatan yang menyangkut tata cara dalam menyambut tamu, baik yang akan menginap maupun yang akan meninggalkan hotel. Bagian reception bertugas mencatat data pribadi tamu yang akan menginap serta mendistribusikan informasi mengenai kedatangan tamu kepada departemen yang lain.

Tugas utama dari receptionist adalah menjual kamar hotel. Oleh karena itu, pengetahuan mengenai kamar-kamar hotel merupakan kunci keberhasilan penjualan kamar. Seorang receptionist harus mengetahui tipe-tipe kamar, letaknya, kelengkapan kamar, tarif, isi kamar, serta dapat memberikan keterangan mengenai kamar yang diminta untuk tamu yang akan menginap di hotel. Rincian tugas reception adalah sebagai berikut :

  • Menyambut tamu tiba.
  • Memproses pendaftaran tamu.
  • Mempersiapkan kedatangan tamu dan menentukan kamar untuk tamu.
  • Menangani kunci kamar tamu.
  • Menjawab telepon dengan cepat & ramah.
  • Menangani permintaan tamu selama menginap seperti pindah kamar dan sleep out.
  • Berkoordinasi dengan bagian lain untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu.
  • Menyelesaikan permasalahan tamu yang berhubungan dengan produk dan layanan hotel.
  • Membuat laporan yang berhubungan dengan tamu dan kamar seperti laporan tingkat hunian kamar, laporan tamu yang menginap di hotel.

Sub Bagian Depan Hotel

front-office

Sub Bagian Depan Hotel

Untuk lebih jelas mengenai sub bagian depan hotel, simaklah uraian yang akan disajikan berikut ini :

  1. Bagian reservasi

Bagian front office department ada bermacam-macam. Banyak sedikitnya bagian di kantor depan tergantung pada beberapa aspek sebagai berikut:

  • Banyak sedikitnya pekerjaan yang ada di hotel.
  • Sistem standar hotel yang dianut.
  • Cara pembagian pekerjaan atau tugas-tugas yang ada di dalam bagian.

Bagian reservation adalah bagian yang melaksanakan seluruh kegiatan yang menyangkut segala sesuatu atas pemesanan kamar hotel, baik untuk keperluan perseorangan maupun untuk kelompok (group).

Tugas utamanya adalah menjawab permintaan pemesanan kamar hotel dan memproses seluruh pemesanan kamar hotel.

  1. Bagian penerimaan tamu (reception)

Bagian reception adalah bagian yang melaksanakan seluruh kegiatan yang menyangkut tata cara dalam menyambut tamu, baik yang akan menginap maupun yang akan meninggalkan hotel. Bagian reception bertugas mencatat data pribadi tamu yang akan menginap serta mendistribusikan informasi mengenai kedatangan tamu kepada departemen yang lain.

  1. Information, keys and mail

Bagian ini bertugas menangani informasi, surat-surat, dan kunci kamar hotel untuk hotel dan untuk kepentingan tamu.

  1. Telephone service

Bagian ini bertugas menangani kegiatan yang menyangkut seluruh pelayanan telepon dari hotel dan ke hotel baik untuk kepentingan hotel maupun kepentingan tamu.

Jabatan-jabatan yang ada di hotel besar

WDIW-6618

Jabatan-jabatan yang ada di hotel besar

Untuk lebih jelas mengenai jabatan-jabatan yang ada di hotel besar, simaklah uraian yang akan disajikan berikut ini :

  1. General manager

General Manager adalah puncak pimpinan dari sebuah organisasi hotel. Ia bertanggung jawab atas keseluruhan penyelenggaraan hotel dan kinerja seluruh karyawannya.

  1. Assistant General Manager atau Executive Assistan Manager

Assistant General Manager atau Executive Assistan Manager adalah wakil General Manager. Jabatan ini pada umumnya ada di hotel-hotel besar di mana General Manager perlu dibantu dan didukung oleh Assistan General Manager. Penanganan tugas-tugas manajemen yang telah dirumuskan dan diarahkan oleh General Manager dilaksanakan dan dikomunikasikan kepada Assistant General Manager. Selanjutnya diteruskan ke Departmen Head.

  1. Controller

Controller adalah akuntan internal hotel. Controller bertanggung jawab atas efektivitas pengelolaan administrasi dan penyajian data keuangan yang disusun setiap hari. Ia akan dimintai pendapat dan pandangannya dalam hal keuangan hotel.

  1. Plant Engineer

Plant Engineer adalah pejabat yang bertanggung jawab atas pemeliharaan, pengelolaan, dan perbaikan seluruh aset yang meliputi: gedung hotel, perlengkapan mekanik dan elektronik, dan energi hotel. Pengelolaan listrik, gas, dan air adalah tanggung jawab plant engineer.

  1. Executive Housekeeper

Executive Housekeeper adalah pemimpin departemen yang memiliki kemampuan merencanakan, mengorganisasi, Dan mengevaluasi pekerjaan dibidang housekeeping. Ia bertanggung jawab atas kebersihan kamar-kamar tamu dan area umum yang dimiliki hotel.

  1. Human Resources Development Manager

HRD Manager adalah pejabat yang bertugas mengelola sumber daya manusia untuk keberhasilan hotel. HRD Manager harus menguasai hukum dan perundang-undangan yang berkaitan dengan ketenagakerjaan, baik lokal, nasional, maupun internasional.

Ia bertugas menerima dan mengangkat pegawai baru, menyelenggarakan semua administrasi kepegawaian dan kegiatan karyawan, serta mengadakan pelatihan terhadap karyawan.

  1. Recreation Director

Recreation Director adalah pejabat yang bertugas mengelola kegiatan hotel yang berkaitan dengan kegiatan rekreasi di area hotel.

  1. Marketing and Sales Director

Marketing and Sales Director adalah pejabat yang menentukan keberhasilan hotel dalam menjual produk hotel kepada konsumen.

  1. Front Office Manager

FO Manager adalah pejabat hotel yang bertanggung jawab atas pengelolaan kantor depan.

  1. Security Director

Security Director bertanggung jawab atas keamanan hotel secara keseluruhan.

Struktur organisasi hotel

Training_54077713_Front_Desk_C_5616x3744

Struktur organisasi hotel

Hotel berasal dari kata hostel, konon diambil dari bahasa Prancis Kuno . Bangunan publik ini sudah disebut-sebut sejak akhir abad ke-17. Maknanya kira-kira, “tempat penampungan buat pendatang” atau bisa juga “bangunan penyedia pondokan dan makanan untuk umum”. Jadi, pada mulanya hotel memang diciptakan untuk meladeni masyarakat.

Sampai pada tahun 1793, pada saat City Hotel dibangun di cikal bakal wilayah kota New York. City Hotel itulah pelopor pembangunan penginapan gaya baru yang lebih fashionable. Sebab, dasar pembangunannya tak hanya mementingkan letak yang strategis. Tapi juga pemikiran bahwa hotel juga tempat istirahat yang mumpuni. Jadi, tak ada salahnya didirikan di pinggir kota.

Berikut ini akan diuraikan jabatan-jabatan yang umumnya terdapat pada hotel besar:

  • General Manager adalah puncak pimpinan dari sebuah organisasi hotel. Ia bertanggung jawab atas keseluruhan penyelenggaraan hotel dan kinerja seluruh karyawannya.
  • Assistant General Manager atau Executive Assistan Manager adalah wakil General Manager.
  • Controller adalah akuntan internal hotel. Controller bertanggung jawab atas efektivitas pengelolaan administrasi dan penyajian data keuangan yang disusun setiap hari.
  • Plant Engineer adalah pejabat yang bertanggung jawab atas pemeliharaan, pengelolaan, dan perbaikan seluruh aset yang meliputi: gedung hotel, perlengkapan mekanik dan elektronik, dan energi hotel.
  • Executive Housekeeper adalah pemimpin departemen yang memiliki kemampuan merencanakan, mengorganisasi, Dan mengevaluasi pekerjaan dibidang housekeeping.
  • HRD Manager adalah pejabat yang bertugas mengelola sumber daya manusia untuk keberhasilan hotel.
  • Dan lainnya

Prosedur Persiapan Kedatangan Tamu Penting

imageview

Prosedur Persiapan Kedatangan Tamu Penting

Untuk lebih jelas mengenai prosedur persiapan kedatangan tamu penting, simaklah uraian yang akan disajikan berikut ini :

  1. Prosedur persiapan kedatangan tamu penting

Adapun prosedur persiapan kedatangan tamu penting yang biasanya dilakukan oleh hotel hotel, di antaranya adalah sebagai berikut :

  • Menentukan dan menyiapkan kesiapan kamarnya sehari sebelum kedatangannya.
  • Memastikan nama tamu, waktu kedatangan dan transportasi yang digunakan sertapelayanan khusus untuk keamanannya.
  • Menyiapkan dan memastikan kartu tamu (guest card) dan kunci kamar sudah benar dan diletakkan di kamar.
  • Menyiapkan dan memastikan kartu ucapan selamat datang (welcome card) berada dikamar.
  • Menyiapkan dan memastikan keranjang buah, rangkaian bunga berada di kamar sesuaidengan kategori tamu VIP.
  1. Langkah-langkah penanganan tamu penting

Langkah-langkah yang dilakukan pada saat penanganan pendaftaran tamu VIP adalah sebagai berikut :

  • Menyambut tamu dengan ramah dan sopan
  • Mengantar tamu VIP ke tempat yang telah ditentukan, pengantaran oleh FOM, GM danGRO.
  • Memproses pendaftaran di kamar atau ditempat khusus oleh GRO dan FOM. Pendaftaranbisa diwakilkan oleh ajudan atau sekretarisnya.
  • Menawarkan bantuan lain dan menginformasikan pelayanan pribadi yang hotel akanberikan.
  • Mengucapkan selamat beristirahat.
  • Menginformasikan kepada bagian lain jika tamu VIP telah check in.

Prosedur menangani keberangkatan tamu perorangan

Sense-Hotel-Seminyak-Bali-Staff-Reservation-160x141

Prosedur menangani keberangkatan tamu perorangan

Hotel berasal dari kata hostel, konon diambil dari bahasa Prancis Kuno . Bangunan publik ini sudah disebut-sebut sejak akhir abad ke-17. Maknanya kira-kira, “tempat penampungan buat pendatang” atau bisa juga “bangunan penyedia pondokan dan makanan untuk umum”. Jadi, pada mulanya hotel memang diciptakan untuk meladeni masyarakat.

Selain itu, di dalam hotel juga biasanya terdapat prosedur untuk mengangani keberangkatan tamu per orangan atau bahkan rombongan, di antaranya adalah sebagai berikut ini :

  • Mengucapkan salam, sesuai waktu
  • Menanyakan no kamar dan meminta kunci kamar tamu
  • Mengambil guest bill dan kartu registrasi
  • Meneliti guest bill untuk dilakukan zero balance
  • Meminta tamu untuk memeriksa rekening penunjangyang masuk
  • Setelah tamu menyetujui semuanya,Melakukan proses check out
  • Menerima pembayaran
  • Memberikan guest bill dan bukti transaksi lain yang asli kepada tamu
  • Memastikan tidak ada barang tertinggal
  • Memastikan tidak ada surat untuk tamu pada safety deposit box
  • Menyediakan jasa transportasi
  • Mengucapkan terima kasih
  • Mengembalikan kunci kamar
  • Memberikan kunci dan kartu pendaftaran ke bagian resepsionis
  • Memperbarui catatan kantor depan