Category Archives: Perhotelan

Prosedur penanganan keterlambatan tamu

Hospitality_Reservation_Staff_Employee_Agency

Prosedur penanganan keterlambatan tamu

Sering kali kita jumpai kasus dimana tamu di dalam hotel terlambat atau melewati batas waktu. oleh karena itu, ada prosedur khusus untuk menangani keterlambatan tamu. Apabila tamu melewati batas waktu keberangkatan, pihak hotel berhak untuk menambah beban harga pada rekening tamu tersebut. Besar dan nilai harga penambahan yang dibebankan tergantung pada kebijakan hotel.

Jika terjadi keterlambatan pembebeanan rekening tamu, prosedur yang dilaksanakan adalah mencatat ke dalam late charge book yang nantinya akan ditindak lanjuti oleh bagian kredit. Jika terjadi jumlah late charge tidak besar, maka akan dimasukan ke dalam lost and breakage dan dibebankan pada service charge karyawan

Persiapan kedatangan tamu perorangan

Adapun berbagai persiapan kedatangan tamu perorangan yang perlu dilakukan oleh staff perhotelan, di antaranya adalah sebagai berikut ini :

  • Resepsionis yang bertugas malam melakukan pengecekan pada room rack
  • Membuat daftar tamu yang check in atau check out
  • Petugas FOC menindaklanjuti dengan mengumpulkan seluruh dokumen pembayaran, memisahkan kartu pendaftaran dengan kartu pembayaran, memosisiskan kembali pada guest bill rack sesuai dengan nomor kamarnya.

Reservation staff

images

Reservation staff

 Hotel berasal dari kata hostel, konon diambil dari bahasa Prancis Kuno . Bangunan publik ini sudah disebut-sebut sejak akhir abad ke-17. Maknanya kira-kira, “tempat penampungan buat pendatang” atau bisa juga “bangunan penyedia pondokan dan makanan untuk umum”. Jadi, pada mulanya hotel memang diciptakan untuk meladeni masyarakat

Di Indonesia, kata hotel selalu dikonotasikan sebagai bangunan penginapan yang cukup mahal. Umumnya di Indonesia dikenal hotel berbintang, hotel melati yang tarifnya cukup terjangkau namun hanya menyediakan tempat menginap dan sarapan pagi, serta guest house baik yang dikelola sebagai usaha swasta (seperti halnya hotel melati) ataupun mess yang dikelola oleh perusahaan-perusahaan sebagai tempat menginap bagi para tamu yang ada kaitannya dengan kegiatan atau urusan perusahaan.

Tugas utama reservation staff adalah mencatat dan memproses seluruh pemesanan kamar secara akurat sekaligus mempromosikan produk hotel serta menciptakan & menjaga citra hotel yang baik melalui pemberian pelayanan yang maksimal. Adapun rincian tugas reservation staff yaitu:

  • Menjual produk hotel dengan cara melakukan tehnik penjualan
  • Mempromosikan produk dan fasilitas hotel
  • Mempertahankan pengetahuan tentang produk dan pelayanan yang ada di hotel seperti harga & fasilitas promosi, harga khusus dll
  • Menjalin hubungan yang baik dengan tamu serta mengantisipasi kebutuhan tamu
  • Mencatat dan memproses pemesanan yang dilakukan dengan berbagai macam media
  • Dan lainnya

Peralatan yang dibutuhkan resepsionis pada saat melakukan check out

1400x520_munich_2011_1626

 Peralatan yang dibutuhkan resepsionis pada saat melakukan check out

Sedangkan pada saat tamu melakukan check out, maka ada beberapa peralatan yang dibutuhkan oleh seorang resepsionis, yaitu :

  • Room Rack
  • Key Rack
  • Date and Time Stamping Machine
  • Printer
  • Computer Terminal
  • Folio Rack
  • Telephone
  • Reservation Key Drawer

Adapun jenis peralatan lain yang digunakan oleh resepsionis adalah sebagai berikut :

  • Rak Kamar
  • Pencetak tanggal dan waktu
  • Mesin ketik

Sedangkan bahan yang berada dalam bentuk format atau formulir yang digunakan oleh resepsionis adalah sebagai berikut :

  • Log book (buku tindak lanjut masalah)
  • Daftar tamu diharapkan tiba
  • Dokumen reservasi
  • Kartu riwayat kunjungan tamu
  • Kartu blok
  • Dokumen pendaftaran
  • Format permintaan khusus tamu
  • Format laporan housekeeper
  • Daftar tamu diharapkan berangkat

Log Book adalah buku catatan yang berisi hal-hal dan masalah-masalah yang memerlukan tindak lanjut dari resepsionis pada kelompok kerja. Dalam pemeriksaan daftar tamu yang diharapkan tiba, teliti data informasi pada expected arrivallist guna melakukan persiapan terhadap kedatangan tamu.

Peralatan Dan Bahan Yang Digunakan Resepsionis

1430404523277

Peralatan Dan Bahan Yang Digunakan Resepsionis

Untuk lebih jelas mengenai peralatan dan bahan yang digunakan resepsionis, simaklah uraian yang akan disajikan berikut ini :

  1. Pada saat melakukan check in

Pada saat tamu melakukan check in, maka ada beberapa alat yang diperlukan oleh seorang resepsionis, di antaranya adalah sebagai berikut ini :

  • Information Rack
  • Automatic Switchboard
  • Remind O-Timer
  • Telex Machine Room Rack
  1. Pada saat melakukan check out

Sedangkan pada saat tamu melakukan check out, maka ada beberapa peralatan yang dibutuhkan oleh seorang resepsionis, yaitu :

  • Room Rack
  • Key Rack
  • Date and Time Stamping Machine
  • Printer
  • Computer Terminal
  • Folio Rack
  • Telephone
  • Reservation Key Drawer

 

Fasilitas Kamar Hotel

grand-bath

Fasilitas Kamar Hotel

Jenis kamar menurut fasilitas yang tersedia berbeda, dan satu hotel dengan hotel yang lain. Karena penggolongan jenis kamar ini dikaitkan dengan harga kamar – makin lengkap makin mahal – makin baik fasilitasnya, makin mahal harga kamarnya. Contoh jenis kamar menurut fasilitasnya:

  • Standard room
  • Superior
  • Moderate
  • Suite room
  • Executive suite room
  • Pent home

Adapun fasilitas standard yang terdapat pada masing-masing jenis kamar tersebut adalah:

  • Kamar mandi pribadi (bath room)
  • Tempat tidur (jumlah dan ukurannya sesuai dengan jenis)
  • Ruang tidur
  • Almari pakaian
  • Telepon
  • Radio
  • Meja vias/tulis (dressing table)
  • Rak untuk meletakkan kopert (luggage rack)
  • Asbak, korek api, handuk, alat tulis (stationaris)

Jenis-jenis kamar hotel

Swiss Belinn SKA Pekanbaru - deluxe room

Jenis-jenis kamar hotel

Kegiatan yang utama dari suatu usaha adalah usaha perhotelan adalah menyewakan kamar kepada tamu. Untuk bisa memberikan kepuasan kepad para tamu, keadaan kamar yang disewakan harus berada dalam keadaan bersih, nyaman, menarik dan aman (terbebas dari berbagai kemungkinan terjadinya kecelakaan, pencurian dan penyakit). Untuk memenuhi kebutuhan dan permintaan tamu, hotel menyediakan berbagai jenis kamar dengan fasilitas yang lengkap.

Menurut jenis dan jumlah tempat tidurnya sendiri, kamar hotel dibagi menjadi :

  • Single Room: kamar yang dilengkapi dengan satu buah tempat tidur berukuran “single” (untuk 1 orang)
  • Twin Room: kamar yang dilengkapi dengan dua buah tempat tidur berukuran “single”
  • Double Room: kamar yang dilengkapi dengan dua buah tempat tidur berukuran “double” (untuk 2 orang)
  • Double-double Room: kamar yang dilengkapi dengan dua buah tempat tidur berukuran “double” (untuk 2 orang)

Sedangkan menurut letaknya, kamar hotel dibagi menjadi :

  • Adjoining Room: dua kamar atau lebih yang letaknya berdampingan tanpa pintu penghalang dari kamar satu ke kamar yang lain
  • Connecting Room: dua kamar atau lebih yang terletak berdampingan dan mempunyai pintu penghubung dari kamar satu ke kamar lainnya.
  • Adjacent Room: dua kamar yang letaknya berhadapan
  • Cabana: kamar yang letaknya menghadap ke air laut atau danau, dll.

Duplex: dua kamar yang letaknya bertingkat dilambangkan dengan anak tangga

Front office supervisor

P34_img

Front office supervisor

Resepsionis adalah orang yang bertugas sebagai penerima tamu disuatu perusahaan, kantor, hotel. Area kerja Receptionist/ Front Desk Agent (FDA) adalah front desk atau meja depan. Ringkasan pekerjaan Receptionist/ Front Desk Agent (FDA) : menangani registrasi tamu, memberikan pelayanan sebelum tamu menginap serta menangani check-out tamu beserta pembayarannya. Atasan langsung Receptionist/ Front Desk Agent (FDA) : FO Supervisor.

Ringkasan pekerjaan Front Desk Supervisor : memberikan layanan penerimaan dan keberangkatan tamu di hotel dengan memberikan petunjuk kepada staff front desk serta mengontrol kode akses komputer di front desk.

Area kerja Front Desk Supervisor adalah front office. Atasan langsung Front Desk Supervisor adalah Duty Manager. Staff bawahan Front Desk Supervisor adalah Front Desk Agent atau yang kita sebut sebagai resepsionis

Tugas pokok Front Desk Supervisor :

  • Mengarahkan tugas operasional penerimaan tamu di front office
  • Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diatasi oleh Front Desk Agent
  • Memberi persetujuan transaksi paid out tamu untuk jumlah tertentu
  • Memberi persetujuan penggunaan housebank oleh Front Desk Agent
  • Mengarahkan langkah persiapan penerimaan grup
  • Mengatur jadwal setiap staff front desk