Category Archives: Teknologi Informasi dan Kominikasi

Telepon dan Penjawab Telepon Kantor

Kx-tg1062m-diupgrade-kantor-Digital-tanpa-kabel-dijalin-dgn-tali-telepon-dengan-mesin-penjawab-telepon-Metalik

Telepon dan Penjawab Telepon Kantor

 1. Telepon 

Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor. Macam-macam pesawat telepon :

  • Pesawat tunggal yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah
  • PMBX (Private Manual Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator
  • PABX (Private Automatic Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya secara langsung atau tanpa melalui operator

Cara penggunaan telepon adalah sebagai berikut :

  • Penggunaan telepon untuk percakapan local
  • Penggunaan telepon untuk percakapan interlokal dan international

 2. Penjawab telepon

Merupakan suatu alat yang dapat merekam atau menjawab setiap pesan yang masuk. Fungsinya adalah untuk mengatakan kesibukan seorang pimpinan sehingga pekerjaan tetap dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Adapun keuntungan dalam menggunakan alat ini, yaitu :

  • Dapat merekam atau menjawab setiap pembicaraan dari luar
  • Dapat merekam dari dua arah
  • Orang lain dapat mendengarkan hasil pembicaraan
  • Dapat memanggil di mana saja kita berada

Kelemahan dalam menggunakan alat ini adalah terletak pada kemampuannya dalam merekam hanya 5 menit sekali. Di Indonesia sendiri, mungkin mesin ini masih sangat jarang digunakan. Namun, bukan berarti tidak ada sama sekali.

Intercom di kantor

230011_087339ec-6c11-11e4-9e86-32ad2523fab8

Intercom di kantor

Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu intercommunication yang mempunyai arti hubungan di dalam. Di lingkungan kantor intercom berfungsi sebagai:

  • Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak ke pihak lainnya
  • Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor
  • Menghindari mondar-mandirnya para pegawai
  • Menghemat waktu dan tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di lingkungan kantor sendiri, sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai

Sedangkan di lingkungan masyarakat intercom berfungsi sebagai:

  • Sebagai media informasi
  • Sebagai media pengetahuan
  • Sebagai media hiburan

Cara mengoperasikannya adalah sebagai berikut:

  • Angkat gagang telepon
  • Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud
  • Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C” sehingga terdengar nada panggil tuut-tuut
  • Lakukan pembicaraan

Mesin komunikasi kantor

ECVI-200S

Mesin komunikasi kantor

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh: telepon, interkom, faksimili dan telepon wireles.

Untuk lebih jelas mengenai mesin komunikasi kantor, simaklah uraian yang akan disajikan berikut ini :

 1. Intercom di kantor

Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu intercommunication yang mempunyai arti hubungan di dalam.

 2. Telepon

Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.

 3. Switchboard

Merupakan suatu alat komunikasi yang terdiri atas papan panel yang lebar, di dalamnya terdapat sakelar-sakelar dan instrument lainnya yang berfungsi untuk menyampaikan isyarat dari tempat yang satu ke tempat yang lain

 4. Penjawab telepon

Merupakan suatu alat yang dapat merekam atau menjawab setiap pesan yang masuk. Fungsinya adalah untuk mengatakan kesibukan seorang pimpinan sehingga pekerjaan tetap dapat dilakukan secara efektif dan efisien.

Jenis-jenis nada telepon

nada dering

Jenis-jenis nada telepon

Suara yang didengar setelah pesawat telepon diangkat disebut “Nada Telepon”, nada telepon tersebut dapat dibedakan menjadi :

  • Dialing Node (Nada Pilih) : nada yang dikirimkan oleh sentral pesawat telepon sebagai tanda bahwa jaringan siap digunakan. Nada terjadi ketika kita mengangkat telepon ketika hendak melakukan panggilan.
  • Dial (Rotary Dial, Push Button Dial) : ketika menekan tombol tertentu, maka telepon mengirimkan sinyal ke nomor sentral. Nada dikirim dalam bentuk pulsa pulsa.
  • Ringing Back Tone (Nada Panggil Balik) : terjadi jika nomor pelanggan yang dipanggil telah berdering.
  • Busy Tone (Nada Sibuk) : terjadi ketika pesawat telepon yang dituju sedang sibuk.
  • Reorder Tone (Nada Gangguan) : terjadi ketika pesawat telepon pelanggan terjadi gangguan. Putus, hubungan singkat dan sebagainya.
  • Ringing Tone (Nada Dering) : dikirimkan ke sentral pesawat telepon pelanggan yang dipanggil. Mengaktifkan bel pada telepon.
  • Call Waiting (Nada Tunggu) : terjadi ketika adanya interupsi atau panggilan lain ketika telepon dipakai.

Telepon secara umum telah diketahui berfungsi untuk mengirimkan suara, tetapi dengan perkembangan teknologi dan informasi fungsi telepon juga dapat sebagai komunikasi data. Pada dasarnya telepon memiliki sebuah mikrophone sebagai pengirim suaran dan speaker sebagai penerima suara, yang dihubungkan oleh kabel tembaga untuk lalu lintas data dalam sentral telepon.

Tegangan telepon yang aktif sekitar 28V agar dapat mencatu telepon sampai beberapa kilometer, sehingga meskipun mengalami rugi tegangan tidak mempengaruhi telepon.

Jenis-jenis direktori telepon

telepon

Jenis-jenis direktori telepon

Telepon tentunya bukan lagi benda yang asing bagi kita semua. Perangkat telekomunikasi yang canggih ini sudah sangat umum digunakan dalam kehidupan sehari hari. Namun, apakah anda mengetahui jenis jenis direktori telepon dengan baik ?

Telepon berasal dari kata tele dan  phone yang berarti jauh dan suara. Jadi telepon adalah penyampaian informasi dari suatu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik dalam lingkungan sendiri maupun lingkungan kantor.

Telepon merupakan alat komunikasi yang paling efektif. Oleh sebab itu, permintaan akan telepon semakin meningkat. Telepon merupakan bagian dari kehidupan manusia sebagai alat penunjang bisnis. Pengguna telepon terdapat pada berbagai lapisan masyarakat baik individu maupun instansi. Kini telepon sudah dimodifikasi menjadi alat komunikasi yang multi guna dan beranekaragam model.

Adapun jenis jenis direktori telepon yang bisa anda gunakan, di antaranya adalah sebagai berikut :

  • Buku telepon merupakan buku kumpulan data informasi yang berhubungan dengn telepon, seperti data-data nama perorangan/perusahaan. Buku telepon juga dikeluarkan oleh PT. Telkom
  • Yellow pages, merupakan bagian dari buku telepon umum, tetapi terpisah yang sering disebut halaman kuning.
  • Buku telepon khusus adalah buku yang memuat nama perorangan/perusahaan/instansi, sehinggan setiap saat dapat dipergunakan dengan cepat.

Hambatan-hambatan dalam hubungan telepon

long-distance-relationship_m

Hambatan-hambatan dalam hubungan telepon

Pada dasarnya, ada hambatan hambatan dalam hubungan telepon, di antaranya adalah :

 1. Faktor kondisi fisik peralatan telepon

Adapun hambatan yang tergolong ke dalamnya, yaitu :

  • Suara berisik tidak jelas
  • Suara hilang-timbul
  • Suara tiba-tiba mengecil
  • Saat memutar/menekan nomor telepon tidak terdengar nada kontak
  • Tidak terdengar nada sambung
  • Tiba-tiba sambungan terputus di saat percakapan berlangsung

 2. Faktor pengguna atau pemakai

Hambatan yang berhubungan dengan si pemakai adalah :

  • Berbicara berdecak atau sambil makan
  • Bernicara monoton dan tidak jelas pengucapannya
  • Berbicara terlalu cepat
  • Meninggalkan telepon sambil beerbicara kepada orang lain
  • Berbicara sambil bersenda gura
  • Berbicara sambil kepala bergerak ke kanan dan ke kiri
  • Berbicara dengan desah nafas terdegar
  • Letak gagang telepon terlalu ke atau ke bawah

Tugas dan tanggung jawab petugas telepon

reservasi

Tugas dan tanggung jawab petugas telepon

Telepon merupakan alat yang sudah sangat umum kita temukan dimana mana. Namun, sebagaimana yang kita ketahui bahwa biasanya ada seseorang yang bertugas untuk menerima telepon atau menyambungkannya. Seperti apa tugas dan tanggung jawab petugas telepon itu sendiri ?

Adapun yang termasuk ke dalam tugas dan tanggung jawab petugas telepon, yaitu :

  • Siapkan formulir penerimaan telepon dan alat tulis, serta letakkan di dekat pesawat telepon.
  • Buatlah daftar khusus nomor-nomor khusus telepon penting yang dibutuhkan dan selalu diletakkan di atas meja kerja.
  • Peganglah gagang telepon dengan tangan kiri dan gunakan tangan kanan untuk memegang pulpen, berilah jarak ± 3 cm antara bibir dengan gagang telepon.
  • Pahamilah bagaimana cara mengadakan atau menyambung telepon interlokal, baik dalam maupun luar negeri.
  • Jangan banyak menggunakan telepon untuk keperluan pribadi.
  • Bersikaplah seperti sedang bertatap muka, ramah, sewajarnya, dan pergunakanlah kata-kata yang singkat, jelas, dengan nada dan volume suara yang teratur.
  • Bersikaplah seperti sedang bertatap muka, ramah, sewajarnya, dan pergunakanlah kata-kata yang singkat, jelas, dengan nada dan volume suara yang teratur.
  • Berusaha untuk cepat memahami maksud pembicaraan dan berilah kesan bahwa penelpon diperhatikan dan dibantu.
  • Jangan memunculkan kesan sibuk pada saat memegang telepon.
  • Jangan terlalu cepat dalam berbicara, batasi pembicaraan  pada masalah yang penting. Usahakan pembicaraan dilakukan dengan lancar.
  • Hindari penyampaian informasi rahasia dan masalah yang bersifat pribadi.
  • Usai bertelepon, letakkan gagang telepon pada tempatnya.