Category Archives: Teknologi Informasi dan Kominikasi

Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat bertelepon

Sebab-sebab Kecelakaan

Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat bertelepon

Telepon merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan suara (terutama pesan yang berbentuk percakapan). Kebanyakan telepon beroperasi dengan menggunakan transmisi sinyal listrik dalam jaringan telepon sehingga memungkinkan pengguna telepon untuk berkomunikasi dengan pengguna lainnya.

Ketika gagang telepon diangkat, posisi telepon disebut off hook. Lalu sirkuit terbagi menjadi dua jalur di mana bagian positifnya akan berfungsi sebagai Tip yang menunjukkan angka nol sedangkan pada bagian negatif akan berfungsi sebagai Ring yang menunjukkan angka -48V DC.

Pada dasarnya, ada beberapa hal yang tidak boleh anda lakukan ketika sedang bertelepon, yaitu :

  • Suara terlalu keras.
  • Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak.
  • Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon.
  • Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
  • Berbicara dengan nada memerintah.
  • Membiarkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.

Menerima telepon dan melakukan pencatatan

098a

Menerima telepon dan melakukan pencatatan

Sering kali telepon yang bersifat bisnis mengharuskan kita untuk melakukan pencatatan terhadap hal yang penting. Oleh karena itu, kita harus mengetahui dengan baik bagaimana cara melakukan pencatatan pesan dari penelpon.

Adapun cara melakukan pencatatan pesan dari penelpon, di antaranya adalah :

  • Menyiapkan kertas dan alat tulis pensil/pulpen.
  • Jangan membiarkan telepon masuk berdering lebih dari 3 kali.
  • Bicaralah dengan nada suara yang enak didengar.
  • Berbicara harus terdengar menyenangkan bagi lawan bicara.
  • Simak semua pembicaraan dengan saksama dan penuh perhatian dan jangan sekali-kali  memotong pembicaraan.
  • Hindari penggunaan kata “apa” atau “hah” bila kata-kata penelpon kurang jelas, karena terkesan kurang sopan.
  • Apabila ada pesan, catatlah dengan teliti semua pesan yang disampaikan penelpon dan agar segera sampaikan kepada yang berhak menerima pesan tersebut.
  • Apabila pihak penelpon ingin segera berbicara dengan pimpinan, segera operator telepon meminta waktu sebentar untuk konfirmasi dengan pimpinan, apakah sedang sibuk atau telepon bisa langsung disambungkan.
  • Akhiri percakapan telepon dengan mengucapkan terima kasih dan salam penutup, biarkan penelpon yang meletakkan gagang pesawat teleponnya terlebih dahulu, setelah itu baru letakkan gagang pesawat telepon anda.

Saat melakukan telepon

telepon-interview130623c

Saat melakukan telepon

Telepon merupakan alat komunikasi yang paling efektif. Oleh sebab itu, permintaan akan telepon semakin meningkat. Telepon merupakan bagian dari kehidupan manusia sebagai alat penunjang bisnis.

Pengguna telepon terdapat pada berbagai lapisan masyarakat baik individu maupun instansi. Kini telepon sudah dimodifikasi menjadi alat komunikasi yang multi guna dan beranekaragam model.

Ada beberapa langkah yang perlu anda lakukan pada saat melakukan telepon, yaitu :

  • Angkat gagang telepon dengarkan nada pilih
  • Putar atau tekan nomor telepon yang diinginkan atau dituju
  • Sesuaikan nomor kode wilayah, apakah local, interlokal
  • Apabila penelepon mendengar nada pilih atau nada sedang sibuk, penelepon menutup telepon beberapa saat kemudian dapat diulangi kembali nomor yang dituju
  • Bila hubungan telah tersambung dan pihak yang dituju telah mengangkat gagang telepon, sebelum mengutarakan maksud dan tujuan pastikan bahwa yang dituju benar. Apabila sudah benar sebutkan identitas penelepon
  • Ucapkanlah dengan jelas dan singkat maksud dan tujuan penelepon
  • Catat semua jawaban yang diterima
  • Berikan selalu kesan ramah tamah

Menerima telepon masuk

2585_telepon_paralel

Menerima telepon masuk

Selain mentransfer panggilan telepon, petugas juga harus menerima telepon yang masuk. Langkah-Langkah Menerima Panggilan Telepon Masuk adalah :

  • Menyiapkan kertas dan alat tulis pensil/pulpen.
  • Jangan membiarkan telepon masuk berdering lebih dari 3 kali.
  • Bicaralah dengan nada suara yang enak didengar.
  • Berbicara harus terdengar menyenangkan bagi lawan bicara.
  • Simak semua pembicaraan dengan saksama dan penuh perhatian dan jangan sekali-kali  memotong pembicaraan.
  • Hindari penggunaan kata “apa” atau “hah” bila kata-kata penelpon kurang jelas, karena terkesan kurang sopan.
  • Apabila ada pesan, catatlah dengan teliti semua pesan yang disampaikan penelpon dan agar segera sampaikan kepada yang berhak menerima pesan tersebut.
  • Apabila pihak penelpon ingin segera berbicara dengan pimpinan, segera operator telepon meminta waktu sebentar untuk konfirmasi dengan pimpinan, apakah sedang sibuk atau telepon bisa langsung disambungkan.
  • Akhiri percakapan telepon dengan mengucapkan terima kasih dan salam penutup, biarkan penelpon yang meletakkan gagang pesawat teleponnya terlebih dahulu, setelah itu baru letakkan gagang pesawat telepon anda.

Pada umumnya, telepon masuk bisa terdiri dari berbagai macam. Adapun Macam-macam panggilan telepon masuk, yaitu :

  • Panggilan berupa keluhan pelanggan yang tidak puas
  • Panggilan dari supplier/pelanggan yang bersifat meminta informasi
  • Penggilan permintaan ingin berbicara dengan pimpinan
  • Panggilan yang bernada mengancam

Inilah sekilas mengenai langkah langkah mentransfer sambungan telepon. Semoga bermanfaat

Tata cara bertelepon yang baik

296722_497588520268560_1620858455_n

Tata cara bertelepon yang baik

Telepon adalah salah satu alat untuk berkomunikasi di kantor. Oleh sebab itu, perlu diperhatikan etika dalam berbicara melalui telepon. Ada beberapa cara yang harus dilakukan pada saat menerima atau menelepon orang lain.

Adapun langkah langkah yang bisa anda lakukan ketika anda menerima telepon masuk, di antaranya adalah :

  • Pada saat telepon berbunyi, sebaiknya mengangkat gagang telepon sesegera mungkin, jangan biarkan penelepon menunggu lama. Jangan mengangkat telepon yang sedang berdering dengan kasar, karena hal itu menunjukkan ketidaksenangan dan ketidaksopanan terhadap orang yang ada di sekitar Anda.
  • Menyebutkan nama instansi dan memberi salam kepada penelepon, misal: Pointer, selamat pagi. Sampaikan salam dengan suara jelas dan tidak terburu-buru.
  • Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara Anda tanpa terkesan menginterogasi, misal: mohon maaf, boleh tahu dengan siapa saya bicara? Ada yang bisa saya bantu?
  • Dengarkan baik-baik permintaan si penelepon, jangan memotong pembicaraan.
  • Jika penelepon berkepentingan dengan orang lain, maka sambungkan segera kepada orang yang dituju, jelaskan siapa dan dari instansi mana si penelepon tersebut kepada orang yang dituju.
  • Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat, maka penerima telepon harus bisa menerima pesan yang ingin disampaikan penelepon, catat dengan lengkap dan jelas, tanyakan dan catat kapan dan di nomor berapa penelepon bisa dihubungi. Pastikan pesan tersebut sampai kepada orang yang dimaksud.
  • Ucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan dan ucapkan kembali salam selamat pagi/siang /sore.
  • Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih dahulu. Tutup telepon dengan perlahan.
  • Bersikaplah tersenyum dan duduklah dengan sopan pada waktu berbicara melalui telepon karena sikap yang kurang ramah dan posisi duduk yang kurang sopan dapat dirasakan oleh lawan bicara.

Langkah-langkah etika bertelepon bisnis

Cara_Pintar_Gunakan_Telepon_Kantor

Langkah-langkah etika bertelepon bisnis

Dalam sebuah perusahaan, tentunya telepon merupakan peralatan standar yang harus dimiliki. Oleh karena itu, sangat dianjurkan bagi anda untuk mengetahui langkah langkah etika bertelepon bisnis.

Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan saat melakukan telepon di perkantoran/ bisnis, yaitu :

  • Gunakan nama depan Anda saat memperkenalkan diri. Ini merupakan bentuk lain dari salam pembuka yang ramah dan hangat dalam standar bisnis profesional.
  • Jika klien atau pelanggan menelepon Anda duluan, cobalah untuk tidak membiarkan mereka menunggu terlalu lama. Bila Anda tidak bisa membantunya secepat mungkin, katakan padanya bahwa Anda akan menelponnya kembali.
  • Bersikaplah sabar dan bersahabat. Dengarkan secara seksama hal-hal yang klien atau pelanggan sampaikan. Hindari menyela atau melontarkan jawaban sebelum klien atau pelanggan menyelesaikan pembicaraannya.
  • Segera tindak lanjuti telepon dari klien atau pelanggan. Ini penting untuk meningkatkan kepercayaan dari mereka sekaligus menunjukan bentuk pelayanan terbaik dari Anda.
  • Cobalah untuk bersuara lembut dan ramah saat berinteraksi via telepon dengan mereka. Seringlah menyapa dengan menyebut namanya setiap kali Anda meneleponnya.
  • Tersenyumlah setiap kali Anda berbicara dengan di telepon. Karena, meskipun senyum Anda tidak terlihat, namun suara dan nada bicara Anda akan terdengar lebih menyenangkan jika dibandingkan dengan bicara tanpa tersenyum.
  • Hindari menerima telepon dengan terburu-buru. Jika Anda merasa tidak mampu menangani telepon yang masuk dengan baik, biarkanlah mesin penjawab yang menjawabnya sampai Anda benar-benar siap menerima telepon.
  • Tidak ada salahnya jika Anda ingin menelepon mereka hingga beberapa kali untuk menindaklanjuti beberapa proses bisnis atau memperkenalkan sebuah produk. Tapi jangan terlalu sering, karena bisa jadi Anda malah dicap sebagai pengganggu. Jika klien atau pelanggan merasa terganggu, risikonya Anda malah jadi kehilangan peluang.

Penggunaan pesan suara di Indonesia

ilustrasi-chat

Penggunaan pesan suara di Indonesia

Di negara-negara maju, sistem pesan suara sudah sangat akrab digunakan. Di Indonesia pun, sistem ini sudah lama masuk dan dikenal oleh masyarakat. Namun, hingga saat ini, sistem pesan suara masih jarang dimanfaatkan oleh masyarakat Indonesia.

Ketika nomor telepon yang dihubungi tidak dapat tersambung, maka kebanyakan dari masyarakat Indonesia memilih untuk mencoba menelepon lagi lain waktu. Ada dua penyebab utama mengapa sistem pesan suara tidak banyak dimanfaatkan oleh masyarakat Indonesia.

Pertama, tidak semua telepon rumah memiliki fitur pesan suara. Telepon yang memiliki fitur ini biasanya lebih mahal harganya dari telepon biasa dan kebanyakan masyarakat Indonesia memilih menggunakan telepon rumah biasa.

Alasan kedua terjadi pada pengguna telepon selular. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, sistem pesan suara pada telepon selular umumnya disediakan oleh jaringan telepon selular yang dipakai.

Untuk mendengarkan pesan suara yang ditinggalkan oleh seorang penelepon, si pemilik telepon harus menghubungin nomor tertentu dan melalui tahap-tahap yang akan dipandu oleh operator. Tahap-tahap ini cukup panjang dan juga menghabiskan pulsa, karena untuk menghubungi nomor yang ditentukan tersebut, pemiliki telepon selular harus mengeluarkan sejumlah pulsa.

Hal ini sangatlah tidak efisien bagi pengguna telepon selular di Indonesia, sehingga kebanyakan dari masyarakat Indonesia memilih untuk tidak memanfaatkan layanan pesan suara yang telah disediakan.