Category Archives: umum

Langkah-langkah mengoperasikan mesin fotocopy

mesin-fotocopy2

Langkah-langkah mengoperasikan mesin fotocopy

Mesin foto copy adalah suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis.

Meskipun banyak sekali macam-macam mesin pengganda itu, namun tidak bisa dipungkiri bahwa mesin fotocopy merupakan media yang paling sering digunakan. Berikut ini adalah cara untuk mengoperasikan mesin fotocopy, yaitu :

  • Hidupkan mesin fotokopi dengan menekan tombol on.
  • Letakkan lembar asli (kertas yang akan difotokopi) pada kaca tempat asli dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala dengan posisi tepat di tengah.
  • Tekan tombol pengatur hasil kopi.
  • Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki.
  • Tekan tombol cetak (start).
  • Jika sudah selesai tekan tombol off.

Macam-macam mesin pengganda

fotocopy-600x330

Macam-macam mesin pengganda

Pada dasarnya, ada macam macam mesin pengganda yang biasanya terdapat di dalam sebuah kantor, di antaranya adalah sebagai berikut :

 a. Mesin fotocopy

Mesin foto copy adalah suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis.

Ada 5 bagian-bagian mesin foto copy beserta fungsinya yaitu sebagai berikut :

  • Tutup asli (original cover, original holder, platen cover). Bagian ini berfungsi untuk menutup lembaran asli yang akan dikopi.
  • Kaca tempat asli (original glass). Lembar asli yang akan dikopi diletakkan pada bagian ini. Pada bagian tepi kanan terdapat skala yang berpangkal pada titik tengah. Skala ini berfungsi untuk mengatur lembaran asli agar tepat pada posisi tengah.
  • Papan tempat asli (original tray, original support). Bagian ini digunakan untuk meletakkan lembar asli yang belum dikopi atau yang sudah dikopi.
  • Tombol on-off (on-off switch, power switch). Bagian ini untuk menghidupkan dan mematikan mesin.
  • Papan hasil penggandaan (copy tray). Bagian ini sebagai tempat penampung hasil penggandaan.

 b. Mesin stensil

Mesin stensil adalah suatu alat pengganda dokumen dengan menggunakan sheet stensil.

 c. Mesin risograph

Mesin risograph adalah mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna sesuai keinginan.

Empat fungsi catatan rapat

notula

Empat fungsi catatan rapat

Notulen adalah sebuah catatan tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi, atau sidang yang dimulai dari awal sampai akhir acara yang ditulis oleh seorang Notulis, yang akan dilaporkan oleh Ketua kegiatan, dan akan dipertanggung jawabkan suatu saat pada seluruh anggota atau peserta acara.

Notulen adalah naskah dinas yang membuat catatan jalannya acara (kegiatan) mulai dari pembukaan, pembahasan masalah, sampai dengan pengambilan keputusan, serta penutupan. Notulen sekurang-kurangnya berisi :

  • Tujuan kegiatan
  • Pikiran-pikiran yang akan dibahas dalam kegiatan
  • Saran dan keputusan dalam kegiatan
  • Waktu pelaksanaan
  • Pihak-pihak yang hadir dalam kegiatan.

Adapun empat fungsi catatan rapat, di antaranya adalah sebagai berikut :

  • Sebagai dokumen dan alat pembuktian.
  • Sebagai sumber informasi bagi peserta rapat yang absen/tidak hadir.
  • Sebagai dasar untuk pertemuan selanjutnya.
  • Sebagai alat pengingat untuk para peserta rapat.

Cara pengiriman hasil rapat melalui jasa perusahaan pos

jasa-paket-pos

Cara pengiriman hasil rapat melalui jasa perusahaan pos

Setelah rapat selesai diadakan, biasanya hasil rapat akan didistribusikan kepada berbagai pihak yang memiliki kepentingan. Salah satu cara yang biasanya digunakan adalah cara pengiriman hasil rapat melalui jasa perusahaan pos.

Rapat adalah pertemuan atau. Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

Cara pengiriman hasil rapat melalui jasa perusahaan pos/kiriman kilat adalah sebagai berikut :

  • Masukkan hasil rapat yang akan dikirimkan ke dalam amplop dengan dilampiri surat pengantar.
  • Pilih jenis pengiriman berdasarkan cepat/lambatnya hasil rapat tersebut harus diketahui oleh peserta rapat atau pihak-pihak yang memerlukan.
  • Serahkan semua berkas yang akan dikirimkan ke petugas pos dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern untuk meminta cap pos setempat sebagai bukti bahwa berkas hasil rapat telah dikirim melalui pos. Buku ekspedisi ekstern dapat Anda lihat kembali di halamn 44.
  • Pengiriman hasil pertemuan/rapat sebaiknya dilakukan melalui pengiriman kilat tercatat atau perusahaan jasa pengiriman yang mempunyai tanda terima.

Cara pengiriman hasil rapat melalui facsimile

fax-canggih-sekali-kirim-bisa-ke-puluhan-penerima_20141117_130303

Cara pengiriman hasil rapat melalui facsimile

Sebagaimana yang telah kita ketahui bahwa hasil dari sebuah rapat sangatlah penting. Oleh karena itu, hasil rapat harus didistribusikan kepada pihak pihak yang berkepentingan. Adapun cara pengiriman hasil rapat melalui email yang akan dijelaskan berikut ini.

Selain melalui kedua media tersebut, ada juga cara pendistribusian hasil pertemuan/rapat melalui facsimile adalah :

  • Siapkan dokumen (hasil pertemuan/rapat) yang akan dikirim. Dokumen ini dapat ditulis tangan atau diketik (dengan mesin tik atau komputer) pada kertas biasa.
  • Letakkan dokumen yang akan dikirim pada papan tempat pengiriman dokumen dengan posisi tulisan menghadap ke bawah dan bagian atas dokumen berada di bawah.
  • Tekan tombol quality sampai pada layar tertulis standard, fine, atau half-tone. Pilihlah kualitas hasil pengiriman dokumen yang diinginkan.
  • Tekan tombol monitor.
  • Tekan nomor faksimile yang dituju.
  • Tekan tombol start/copy.
  • Secara otomatis mesin faksimile akan memutar sendiri dan akan terdengar melalui speaker monitor hubungan tersambung atau tidak.
  • Apabila pengiriman sedang berlangsung tetapi hendak dibatalkan atau hanya sebagian dokumen saja yang akan dikirim, tekan tombol eject/reset.

Enam persyaratan undangan rapat formal yang baik

contoh-surat-resmi-tentang-rapat-komite

Enam persyaratan undangan rapat formal yang baik

Sekarang ini, memang sudah banyak rapat yang dilakukan di luar kantor. Rapat seperti itu biasanya dinamakan sebagai rapat informal. Akan tetapi, bagi sebagian besar perusahaan, rapat formal masih sangat sering dilakukan. Oleh karena itu, ada baiknya bagi kita untuk mengetahui enam persyaratan undangan rapat formal yang baik.

Rapat adalah pertemuan atau. Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

Sebagaimana yang kita ketahui bahwa salah satu jenis rapat yang cukup sering di adakan, khususnya di dalam sebuah perusahaan atau organisasi adalah rapat formal. Oleh karena itu, ada beberapa criteria yang perlu anda perhatikan. Rapat formal yang baik adalah rapat yang memenuhi persyaratan sebagai berikut :

  • Menggunakan kop atau kepala surat.
  • Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatannya.
  • Mencantumkan perihal undangan rapat.
  • Mencantumkan nama dan jabatan orang yang diundang rapat.
  • Mencantumkan hari, tanggal, waktu, dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
  • Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

Perbedaan rapat pemecahan masalah dengan rapat perundingan

musyawarah_clipart

Perbedaan rapat pemecahan masalah dengan rapat perundingan

Sebagian besar dari anda yang bekerja dalam sebuah instansi atau perusahaan tentunya pernah menghadiri apa yang kita sebut sebagai rapat. Akan tetapi, rapat tersebut terbagi lagi ke dalam beberapa jenis. Tahukah anda apa perbedaan rapat pemecahan masalah dengan rapat perundingan itu ?

Pada dasarnya, perbedaan rapat pemecahan masalah dengan rapat perundingan adalah sebagai berikut :

  • Rapat pemecahan masalah, yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.
  • Rapat perundingan, yaitu rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

Rapat berbeda dengan diskusi. Diskusi adalah sebuah interaksi komunikasi antara dua orang atau lebih. Dimana komunikasi di antara mereka hanya berupa salah satu ilmu atau pengetahuan dasar yang akhirnya akan memberikan rasa pemahaman yang baik dan benar.

Diskusi bisa berupa apa saja yang awalnya disebut topik. Dari topik inilah diskusi berkembang dan diperbincangkan yang pada akhirnya akan menghasilkan suatu pemahaman dari topik tersebut.

Sedangkan seminar merupakan pertemuan para pakar yang berusaha mendapatkan kata sepakat mengenai suatu hal. Symposium merupakan pertemuan yang diselenggarakan untuk mendengarkan pendapat prasaran para ahli mengenai suatu hal/masalah dalam bidang tertentu.

Sementara santiaji adalah pertemuan yang diselenggarakan untuk memberikan pengarahan singkat menjalang pelaksanaan kegiatan. Berbeda pula dengan konferensi yang merupakan pertemuan untuk berdiskusi mengenai suatu masalah yang dihadapi bersama.

Adapun istilah diskusi panel yang berarti diskusi yang dilangsungkan oleh panelis dan disaksikan/dihadiri oleh beberapa pendengar, serta diatur oleh seorang moderator. Sementara diskusi kelompok adalah penyelesaian masalah dengan melibat kan kelompok-kelompok kecil.