filing-system-534x330

Kearsipan

Kearsipan  adalah segenap kegiatan yang mencakup penciptaan arsip, penyimpanan arsip (filling), penemuan kembali arsip (finding), penyelamatan arsip, dan penyusutan arsip (pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan).

Filling yang berjalan dengan baik akan berpengaruh pada keberhasilan finding. Dengan kata lain penemuan kembali arsip dalam jangka waktu 1 menit tidak akan tercapai bila penyimpanannya tidak baik. Ada 5 filling system yang biasa digunakan oleh organisasi/perusahaan, yaitu:

  • Filling sistem Abjad/huruf
  • Filling sistem Nomor
  • Filling sistem Tanggal/kronologis
  • Filling sistem Subyek/masalah/perihal
  • Filling sistem Wilayah/geografis

Adapun kerugian dari penanganan surat yang tidak baik, yaitu :

  • Surat dan informasinya bisa hilang
  • Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata
  • Surat sulit ditemukan jika dicari, karena letaknya tidak disusun dengan teratur