Keberangkatan Tamu

100_0976

Keberangkatan Tamu

Ketika tamu di dalam hotel bersiap siap untuk berangkat, ada beberapa prosedur persiapan keberangkatan tamu yang harus dilakukan oleh staff hotel yang baik. Sebelum kita membahas prosedur persiapan keberangkatan tamu, sebaiknya kita bahas sedikit mengenai keberangkatan tamu.

Daftar atau laporan keberangkatan sama halnya dengan daftar kedatangan tamu di mana seperti yang sudah dijelaskan secara terperinci bahwa daftar tersebut tidak berlaku untuk setiap hari. Sebuah daftar keberangkatan dibuat dengan cara yang sama seperti daftar atau laporan kedatangan.

Jumlah keberangkatan tamu setiap harinya menentukan pula banyaknya kamar yang bisa dijual pada hari itu. Apabila hotel dalam keadaan fully booked maka daftar keberangkatan sebaiknya diperiksa oleh resepsionis pagi. Alasannya adalah kebanyakan tamu akan check out di pagi hari pada waktu keberangkatan.

Mengapa daftar keberangkatan tamu perlu diperiksa ? Terkadang para tamu membuat kesepakatan dengan petugas kantr depan bahwa beliau akan terlambat check out, ini berarti mereka akan meninggalkan hotel pukul 14.00. Maka aka nada biaya tambahan untuk tamu karena hal ini.

Keterlambatan keberangkatan (late check out) akan dicatat pada daftar keberangkatan. Jika seorang tamu tidak membuat kesepakatan mengenai keterlambatan check out, saat memeriksa daftar keberangkatan dengan folio tamu yang akan check out resepsionis akan memberitahukan bahwa tamu tersebut belum pulang.

Biasanya satu jam setelah waktu keberangkatan resepsionis akan menghubungi ke kamar tamu untuk menanyakan apakah tamu akan pulang atau tidak. Pada bagian ini daftar keberangkatan tamu dapat meminta untuk keterlambatan keberangkatan ataupun memperpanjang waktu menginapnya (hal ini akan menjadi malam tambahan atau malam menunggu ketersediaan).

Terkadang tamu memutuskan untuk meninggalkan hotel lebih awal dari tanggal keberangkatan dan penyesuaian ini perlu dicatat dalam daftar keberangkatan. Perusahaan akomodasi terkadang mengalami situasi yang tidak menguntungkan dari tamu yang pergi tanpa membayar rekening mereka. Tamu yang demikian disebut skipper.

Departemen Tatagraha biasanya akan mengingatkan petugas kantor depan sebuah ruangan yang tampaknya dikosongkan tetapi tidak diindikasikan sebagai keberangkatan pada daftar keberangkatan. Resepsionis pun akan memeriksa reservasi secara terperinci dan jika reservasi tidak menunjukkan bahwa rekening itu harus dibayar oleh perusahaan dan itu jelas bahwa tamu harus membayar rekeningnya dan akan diperiksa apakah rekening telah pra-bayar.