timthumb

Langkah-langkah penyusutan arsip yang belum memiliki jadwal retensi

Prosedur penyusutan arsip ini dilakukan disamping Instansi penyelenggara arsip tidak mempunyai penyusutan arsip secara periodik juga karena kondisi arsip di instansi tersebut tidak teratur (kacau).

Untuk itu perlu prosedur dan teknik – teknik penanganan arsip sehingga kegiatan penyusutan dapat dilakukan seoptimal mungkin. Berikut adalah prosedur dan teknik nya:

  • Perencanaan
  • Penataan arsip
  • Penilaian arsip
  • Penyusutan daftar arsip yang disimpan, dimusnahkan dan diserahkan
  • Pelaksanaan penyusutan.

Tujuan penilaian arsip itu sendiri adalah :

  • Menentukan arsip yang dapat di musnahkan setelah tidak bernilai guna lagi.
  • Menentukan arsip yang ditetapkan bernilai permanen bagi instansi penciptanya.
  • Menentukan arsip yang diserahkan ke lembaga kearsipan pusat atau daerah.

Untuk melakukan penilaian arsip suatu organisasi diperlukan metode analisis penilaian arsip meliputi :

  • Analisis fungsional
  • Analiasis isi
  • Analisis konteks
  • Analisis kegunaan
  • Analisis biaya – manfaat

Jadwal retensi sendiri bertujuan untuk memberi pedoman tentang lamanya penyimpanan arsip pada unit pengolah, pada unit kearsipan dan arsip-arsip yang dapat dimusnahkan serta diserahkan arsip nasional serta memisahkan penyimpanan arsip aktif dengan inaktif sehingga mempermudah pengawasan dan penemuan kembali arsip yang diperlukan

Selain itu, juga untuk melancarkan kegiatan penyusutan arsip yang mengacu ke arah efisiensi pengelolaan kearsipan berkaitan dengan pertimbangan keterbatasan sarana, prasarana, tenaga, dan biaya serta meningkatkan bobot dan kualitas arsip-arsip yang disimpan kendati dalam jumlah yang sedikit.