mail

Manfaat dari penanganan surat yang baik

Penanganan surat pada suatu perusahaan sangatlah penting. Biasanya, hal tersebut merupakan tugas dari bagian administrasi. Banyak sekali manfaat dari penanganan surat yang baik. Oleh sebab itu, anda perlu memperhatikan prosedur surat perusahaan dengan baik.

Adapun manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya penanganan surat yang baik antara lain:

  • Surat akan tercatat dengan baik dan sistematis
  • Prosedur penanganan jelas
  • Surat akan tersimpan dengan baik sehingga mudah untuk ditemukan
  • Rahasia akan terjaga

Adapun kerugian dari penanganan surat yang tidak baik, yaitu :

  • Surat dan informasinya bisa hilang
  • Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata
  • Surat sulit ditemukan jika dicari, karena letaknya tidak disusun dengan teratur

Ada berbagai macam surat yang diterima dalam suatu kantor, seperti surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga. Surat-surat tersebut dikategorikan sebagai surat biasa, surat penting, atau surat rahasia. Yang dikategorikan surat penting adalah:

  • Memerlukan penanganan segera
  • Jika terlambat diproses akan dapat merugikan organisasi/perusahaan
  • Jika hilang, sulit dicari gantinya
  • Terkadang informasi dalam surat itu tidak terdapat dalam surat lain
  • Memerlukan tindak lanjut

Jika sebuah surat harus dibalas atau ditindaklanjuti pada hari yang sama, maka surat tersebut dapat dikategorikan sebagai surat penting. Ketika kita menerima beberapa surat penting pada hari yang sama, identifikasikanlah surat-surat tersebut berdasarkan pengiriman surat, tujuan surat, dan perihal surat. Kemudian buatlah prioritas penangan surat-surat tersebut dan berilah tanda khusus/kode pada surat-surat.

Lihat Video Dibawah Ini Siapa Tahu Bermanfaat Untuk Kamu