Archives_entreprises_compressed

Pemilihan Pengelolaan Asas Yang Sesuai

Untuk lebih jelas mengenai pemilihan pengelolaan asas yang sesuai, simaklah uraian yang akan disajikan berikut ini :

  1. Asas sentralisasi

Penerapan sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip disetiap kantor baik swasta maupun pemerintah tidak sama. Ada kantor yang menggunakan asas sentralisasi, desentralisasi atau bahkan gabungan.

Hal tersebut tidak menjadi masalah karena pada dasarnya semua asas pengelolaan dan penemuan kembali arsip tersebut sama baiknya. Asas pengelolaan dapat dikatakan baik apabila penggunaan asas tersebut dapat mempermudah dan mempercepat dalam proses pengolahan maupun penemuan kembali arsip sehingga efisiensi dan efektivitas kerja kearsipan dapat ditingkatkan menjadi lebih baik lagi.

  1. Asas desentralisasi

Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi. Keuntungan asas Desentralisasi:

  • Tiap unit yang ada dalamĀ  organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan.
  • Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.

Sedangkan kelemahan dari asas ini adalah :

  • Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.
  • Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip.
  1. Asas gabungan

Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi. Kelebihan pengelolaan arsip yang menggunakan asas gabungan, yaitu sebagai berikut :

  • Keseragaman prosedur dan tata kerja.
  • Proses kerja lancar, karena arsip aktif berada di unit pengolah.
  • Efisiensi kerja di unit pengolah, karena adanya pemisahan antara arsip aktif dan inaktif.
  • Lebih mudah dalam pengendalian dan pembinaannya.
  • Karyawan di unit kerja dapat bertambah.