DSC01515

Pemilihan sistem penyimpanan arsip yang sesuai

Penerapan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip disetiap kantor baik swasta maupun pemerintah tidak sama. Ada kantor yang menggunakan sistem abjad, wilayah, subjek, ataupun tanggal.

Hal tersebut tidak menjadi masalah karena pada dasarnya semua sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip tersebut sama baiknya. Sistem penyimpanan dapat dikatakan baik apabila penggunaan sistem tersebut dapat mempermudah dan mempercepat dalam proses penyimpanan maupun penemuan kembali arsip sehingga efisiensi dan efektivitas kerja kearsipan dapat ditingkatkan menjadi lebih baik lagi.

Setiap kantor / instansi ruang lingkup pekerjaannya tidak selalu sama dengan kantor lain. Jenis surat-suratnya pun beragam, sesuai dengan bidang kegiatan yang dilakukan. Contohnya, arsip-arsip yang ada di Departemen Pertanian berbeda dengan arsip yang berada di Departemen Pendidikan.

Arsip-arsip yang dikelola oleh rumah sakit juga berbeda dengan arsip yang dikelola oleh sekolah. Dirumah sakit misalnya arsip yang ada berkaitan dengan masalah penyakit, pasien, perawatan, dan sebagainya.

Di sekolah arsipnya tentang siswa, kurikulum, nilai pelajaran dan sebagainya. Bahkan dalam suatu kantor yang mempunyai bagian-bagian/ unit-unit kerja antara unit satu dengan yang lain juga tidak sama bidang kerjanya, ada yang menangani bidang keuangan, bidang kepegawaian, pemasaran dan sebagainya.

Arsip-arsip bidang keuangan, bidang kepegawaian, sarana dan prasarana pada umumnya selalu ada pada setiap kantor, meskipun ruang lingkup pekerjaan utamanya berbeda. Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut:

  • Mudah dilaksanakan dn digunakan.
  • Hemat tenaga dan peralatan.
  • Hemat waktu dan biaya.
  • Sederhana
  • Fleksibel dan mudah dikembangkan.
  • Sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasi.