surat-bahasa-inggris

Penanganan surat

Penanganan surat dalam sebuah perusahaan atau organisasi sangatlah penting. Hal ini karena ada banyak sekali kerugian dari penanganan surat yang tidak baik. Sebelum kita membahas hal tersebut, sebaiknya ktia bahas sedikit mengenai surat.

Salah satu faktor kelancaran organisasi adalah ketertiban dan kelancaran dalam pengurusan administrasi. Bagi suatu organisasi baik Pemerintah maupun Swasta dalam pengurusan ketatausahaannya mengatur pelaksanaan administrasi agar berjalan dengan baik dan lancar serta dapat memberikan manfaat yang dibutuhkan.

Tata usaha adalah segenap aktifitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan dokumen, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi (The Liang Gie 1983, 13).

Salah satu tugas tata usaha dari pengertian di atas berkaitan dengan keterangan, surat-menyurat, dan warkat-warkat. Oleh karena itu tata usaha sering disebut sebagai pekerjaan tulis menulis maka tercipta warkat yang kemudian terkumpul menjadi arsip.

Prosedur Pengelolaan Surat perlu ditetapkan untuk masing-masing unit organisasi, karena merupakan sumber daya atau informasi yang bermanfaat untuk kemajuan organisasi adalah secara maksimal.

Surat masuk adalah semua tulisan dinas atau surat pribadi yang diterima instansi/pihak lain untuk disampaikan kepada pejabat yang tercantum pada alamat, baik yang tercantum pada sampul maupun pada tulisan dinas itu sendiri.

Untuk memudahkan pengawasan dan pengendaliannya, penerimaan surat masuk hendaknya dipusatkan di sekretariat atau di bagian lain yang di beri wewenang melaksanakan tugas tersebut.

Prosedur pengolahan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat menyurat agar dapat memperlancar administrasi intansi tersebut.

Surat keluar adalah semua tulisan yang dikirimkan kepada pejabat diluar instansi sendiri sesuai dengan alamat yang dicantum pada tulisan dinas atau pada sampulnya. Selain dikirimkan kepada instansi lain, dapat juga dikirimkan kepada pihak yang bersangkutan dalam satu instansi, misalnya dikirimkan kepada bagian yang lainnya yang berada dalam instansi tersebut.

Pada surat biasanya berisikan berupa pemberitahuan, undangan pertemuan/ rapat, undangan kerjasama ataupun jawaban (konfirmasi)dari surat yang telah dikirimkan sebelumnya. Pada surat juga ada yang berisikan mengenai perintah tugas.

Lihat Video Dibawah Ini Siapa Tahu Bermanfaat Untuk Kamu