getImg

Pengamanan arsip

Dalam buku karangan Liang Gie “Administrasi Perkantoran”, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Pengamanan arsip merupakan upaya untuk menjaga keselamatan arsip agar secara fisik tidak hilang, dan isinya tidak diketahui/disadap oleh pihak lain yang tidak berhak. Cara-cara yang dapat ditempuh untuk mengamankan arsip yaitu :

  • Mengamankan secara fisik dengan melakukan laminasi, mengatur kelembaban/kekeringan dan suhu udara ruangan, menjaga serangan serangga perusak arsip, dan memberikan kunci pada almari  dan ruangan arsip untuk mengurangi kemungkinan dari tindak pencurian.
  • Mengamankan arsip dari segi informasinya dengan cara melarang “selain petugas dilarang masuk” untuk mencegah orang-orang yang tidak berhak dan berwenang membaca atau menggunakan informasi arsip untuk keperluan yang tidak ada kaitannya dengan tugas.
  • Menanamkan dan menumbuhkan kesadaran terhadap sanksi hukum kepada masyarakat dan petugas arsip ataupun pejabat dan pegawai pada umumnya. Dalam Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 pasal 11 telah disebutkan sanksi hukum terhadap orang yang dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip dapat dipidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun. Juga terhadap orang yang menyimpan arsip dan dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana penjara seumur hidup atau selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun