pennevenn

Perlengkapan penanganan surat

Prosedur Pengelolaan Surat perlu ditetapkan untuk masing-masing unit organisasi, karena merupakan sumber daya atau informasi yang bermanfaat untuk kemajuan organisasi adalah secara maksimal.

Surat masuk adalah semua tulisan dinas atau surat pribadi yang diterima instansi/pihak lain untuk disampaikan kepada pejabat yang tercantum pada alamat, baik yang tercantum pada sampul maupun pada tulisan dinas itu sendiri.

Dalam penanganan surat ada beberapa perlengkapan yang harus disediakan, antara lain :

  • Baki surat/Tray, berguna sebagai tempat dari berkas surat yang ada
  • Buku Agenda surat masuk dan surat keluar
  • Kartu kendali, Lembar pengantar surat masuk/surat keluar, dan lembar surat rahasia
  • Secretaries Desk File, yaitu kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani
  • Alat tulis, antara lain pulpen, pensil, penggaris, kertas catatab, stapler, dan penjepit kertas
  • Kertas dan amplop dengan berbagai ukuran
  • Alat Pembuka surat, dapat berupa manual seperti pisau atau gunting, atau alat pembuka elektrik dengan mesin pembuka surat
  • Stempel, yaitu stempel tanggal terima dan stempel perusahaan
  • Formulir Tanda Terima/Buku Ekspedisi
  • Lembar Disposisi, untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain (surat masuk)
Lihat Video Dibawah Ini Siapa Tahu Bermanfaat Untuk Kamu