email-testing

Prosedur pengurusan surat keluar

Surat keluar adalah semua tulisan yang dikirimkan kepada pejabat diluar instansi sendiri sesuai dengan alamat yang dicantum pada tulisan dinas atau pada sampulnya. Selain dikirimkan kepada instansi lain, dapat juga dikirimkan kepada pihak yang bersangkutan dalam satu instansi, misalnya dikirimkan kepada bagian yang lainnya yang berada dalam instansi tersebut.

Adapun prosedur pengurusan surat keluar melalui agenda, yaitu :

  • Pembuatan Konsep yang dilakukan oleh pimpinan yang menandatangani surat pada lembaran konsep surat. Dilakukan jika konsep surat dibuat oleh sekretaris/asisten
  • Persetujuan konsep. Pimpinan memberikan persetujuan dengan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep
  • Pencatatan Surat. Konsep dicatat dalam Buku Agenda Verbal untuk mendapatkan nomor surat
  • Pengetikan konsep surat, diketik dengan tembusannya
  • Pemeriksaan Pengetikan
  • Penandatanganan Surat. Dilakukan oleh pejabat yang berwenang dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang
  • Pemberian Cap Dinas. Dibubuhkan di sebelah kiri menyinggung sedikit tanda tangan, harus tegak
  • Melipat Surat. Surat yang asli dilipat dimasukkan dalam sampul
  • Penyampulan Surat
  • Pengiriman Surat
  • Penyimpanan Surat
Lihat Video Dibawah Ini Siapa Tahu Bermanfaat Untuk Kamu