ujiansma.com

Portal pendidikan no 1

Menu

Prosedur pengurusan surat keluar biasa

October 15, 2015 | Bahasa

montazne kuce 3

Prosedur pengurusan surat keluar biasa

Surat keluar adalah semua tulisan yang dikirimkan kepada pejabat diluar instansi sendiri sesuai dengan alamat yang dicantum pada tulisan dinas atau pada sampulnya. Adapun prosedur pengurusan surat keluar biasa, yaitu :

  • Pembuatan Konsep yang dilakukan oleh pimpinan yang menandatangani surat pada lembaran konsep surat. Dilakukan jika konsep surat dibuat oleh sekretaris/asisten
  • Persetujuan konsep. Pimpinan memberikan persetujuan dengan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep
  • Pencatatan Surat. Konsep dicatat dalam Buku Agenda Verbal untuk mendapatkan nomor surat
  • Pengetikan konsep surat, diketik dengan tembusannya
  • Pemeriksaan Pengetikan
  • Penandatanganan Surat. Dilakukan oleh pejabat yang berwenang dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang
  • Pemberian Cap Dinas. Dibubuhkan di sebelah kiri menyinggung sedikit tanda tangan, harus tegak
  • Melipat Surat. Surat yang asli dilipat dimasukkan dalam sampul
  • Penyampulan Surat
  • Pengiriman Surat
  • Penyimpanan Surat

Perlengkapan pengurusan surat

Dalam penanganan surat ada beberapa perlengkapan yang harus disediakan, antara lain:

  • Baki surat/Tray, berguna sebagai tempat dari berkas surat yang ada
  • Buku Agenda surat masuk dan surat keluar
  • Kartu kendali, Lembar pengantar surat masuk/surat keluar, dan lembar surat rahasia
  • Secretaries Desk File, yaitu kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani
  • Alat tulis, antara lain pulpen, pensil, penggaris, kertas catatab, stapler, dan penjepit kertas
  • Kertas dan amplop dengan berbagai ukuran
  • Alat Pembuka surat, dapat berupa manual seperti pisau atau gunting, atau alat pembuka elektrik dengan mesin pembuka surat
  • Stempel, yaitu stempel tanggal terima dan stempel perusahaan
  • Formulir Tanda Terima/Buku Ekspedisi
  • Lembar Disposisi, untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain (surat masuk)

Related For Prosedur pengurusan surat keluar biasa