ujiansma.com

Portal pendidikan no 1

Menu

Prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda

October 15, 2015 | Bahasa, kewirausahaan

Macam-Ruang-Lingkup-Administrasi-Pembangunan

Prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda

Adapun prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda, di antaranya adalah sebagai berikut :

 a. Pembuatan konsep

Dilakukan oleh pimpinan yang menandatangani surat pada lembaran konsep surat. Hal tersebut dilakukan jika konsep surat dibuat oleh sekretaris/asisten

 b. Persetujuan konsep

Pimpinan memberikan persetujuan dengan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep yang telah dibuat

 c. Pencatatan surat

Konsep dicatat dalam Buku Agenda Verbal untuk mendapatkan nomor surat

 d. Pengetikan konsep surat

Diketik dengan tembusannya sekaligus

 e. Pemeriksaan pengetikan

 f. Penandatanganan Surat

Dilakukan oleh pejabat yang berwenang dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang

 g. Pemberian Cap Dinas

Dibubuhkan di sebelah kiri menyinggung sedikit tanda tangan, harus tegak

 h. Melipat surat

Surat yang asli dilipat dimasukkan dalam sampul

 i. Penyampulan surat

Surat yang telah dilipat dimasukkan dalam sampul. Sampul diberi nomor dan diberi cap di sebelah kiri bawah

 j. Pengiriman surat

Surat yang dikirim langsung ke alamat, dan ke kantor pos dicatat di Buku Ekspedisi Ekstern

 k. Penyimpanan surat

Tembusan surat disimpan sebagai arsip sesuai dengan sistem penyimpanan (sistem abjad,
subjek, tanggal, wilayah)

Surat-surat yang telah diproses diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang
menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku Ekspedisi. Buku Ekspedisi ada dua macam, yaitu :

  • Buku Ekspedisi Intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri
  • Buku Ekspedisi Ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan sendiri

Related For Prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda