SURAT MASUK

Prosedur pengurusan surat masuk

Pada dasarnya, ada beberapa prosedur yang perlu anda perhatikan dalam mengurus surat yang masuk, di antaranya adalah :

  • Surat-surat masuk dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2
  • Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan kepada unit pengolah bersama lembar pengantarnya
  • Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.

Sedangkan prosedur pengurusan surat masuk melalui agenda adalah :

  • Penerimaan Surat yang terdiri dari pengumpulan dan menghitung surat masuk dan meneliti ketepatan alamat
  • Penyortiran surat yang merupakan kegiatan memisahkan surat ke dalam surat dinas (biasa, penting,rahasia) maupun surat pribadi
  • Pencatatan surat yang terdiri dari kegiatan membaca surat (dinas, biasa, penting), memeriksa lampiran-lampiran, membubuhkan Sampel Agenda dan mencatat surat dalam Buku agenda Surat Masuk
  • Pengarahan Surat yang merupakan kegiatan menentukan pejabat mana yang harus menangani surat, dengan menyertakan lembar disposisi (untuk mencatat instruksi pimpinan)

Sementara prosedur pengurusan surat masuk rahasia adalah :

  • Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat
  • Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat
  • Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah
  • Pimpinan unit memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2
  • Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip
Lihat Video Dibawah Ini Siapa Tahu Bermanfaat Untuk Kamu