1310618856_182994827_4-pengiriman-paket-dan-dokumen-jasa

Prosedur pengurusan surat masuk penting

Pengurusan surat dimaksudkan untuk mendapatkan kecepatan, ketepatan, dan keamanan dalam penyampaian surat ke Unit-unit Pengolah. Semakin cepat surat sampai di Unit Pengolah maka akan semakin cepat pula surat ditindaklanjuti/diselesaikan. Prosedur pengurusan surat dimulai dari surat masuk di Unit Kearsipan sampai pada surat diproses di Unit Pengolah.

 a. Penerimaan surat

Kegiatan yang dilaksanakan dalam tahap penerimaan surat antara lain :

  • Menerima surat baik yang dikirim melalui post maupun kurir.
  • Meneliti kebenaran alamat surat.
  • Menyortir surat antara surat yang boleh dibuka dan surat tertutup/rahasia/pribadi
  • Membuka amplop yang boleh dibuka dan meneliti kebenaran alamat dan kelengkapan surat
  • Menyampaikan surat kepada pengarah

 b. Pengarahan surat

Kegiatan yang dilaksanakan dalam tahap pengarahan surat antara lain :

  • Menentukan antara surat penting, biasa dan surat rahasia
  • Menentukan nama Unit Pengolah
  • Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat.
  • Menyampaikan ke Pencatat

 c. Pencatatan  

Kegiatan yang dilaksanakan dalam tahap pencatatan surat antara lain :

  • Mencatat kode klasifikasi surat dalam Daftar pengendali untuk memperoleh nomor urut
  • Mencatat informasi surat ke dalam kartu kendali rangkap empat
  • Menyampaikan surat beserta kartu kendali rangkap tiga kepada Pendistribusi

 d. Pendistribusian

Kegiatan yang dilaksanakan dalam tahap pendistribusian adalah menyampiakan surat beserta sarana pengendalian ( kartu kendali /lembar pengantar ) sebagai bukti pengiriman di Unit pengolah

 e. Pengendalian dan penyimpanan

Kegiatan yang dilaksanakan dalam tahap pengendalian adalah menyimpan sarana pengendalian yaitu kartu kendali dan lembar pengantar.