Sistem buku agenda

Pada dasarnya, ada beberapa prosedur yang perlu anda perhatikan dalam mengurus surat yang masuk, di antaranya adalah :

• Surat-surat masuk dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2
• Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan kepada unit pengolah bersama lembar pengantarnya
• Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.

Sedangkan prosedur pengurusan surat masuk melalui agenda adalah :

• Penerimaan Surat yang terdiri dari pengumpulan dan menghitung surat masuk dan meneliti ketepatan alamat
• Penyortiran surat yang merupakan kegiatan memisahkan surat ke dalam surat dinas (biasa, penting,rahasia) maupun surat pribadi
• Pencatatan surat yang terdiri dari kegiatan membaca surat (dinas, biasa, penting), memeriksa lampiran-lampiran, membubuhkan Sampel Agenda dan mencatat surat dalam Buku agenda Surat Masuk
• Pengarahan Surat yang merupakan kegiatan menentukan pejabat mana yang harus menangani surat, dengan menyertakan lembar disposisi (untuk mencatat instruksi pimpinan)