ujiansma.com

Portal pendidikan no 1

Menu

Syarat-syarat penyimpanan arsip yang baik

October 26, 2015 | Administrasi Perkantoran

cardex

Syarat-syarat penyimpanan arsip yang baik

Keberadaan arsip di dalam sebuah perusahaan sangatlah penting. Oleh karena itu, ada syarat syarat penyimpanan arsip yang baik yang harus dipenuhi oleh bagian administrasi perkantoran. Sebelum membahas hal tersebut, sebaiknya kita bahas sedikit mengenai arsip.

Menurut Amsyah (2000:71), “penyimpanan arsip adalah pekerjaan yang dilaksanakan pada penyimpanan sebuah surat agar penemuan surat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat apabila surat tersebut sewaktu-waktu diperlukan”.

Adapun lima syarat pemyimpanan arsip yang baik, di antaranya adalah :

  • Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan ( meneliti tanda pelepas surat/ release mark ). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat.
  • Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
  • Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.
  • Menyimpan surat ke dalam map (folder).Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.
  • Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip

Related For Syarat-syarat penyimpanan arsip yang baik