ujiansma.com

Portal pendidikan no 1

Menu

Tahapan penerimaan surat

October 26, 2015 | Administrasi Perkantoran

????????????????????????????????????

Tahapan penerimaan surat

Dalam tahap ini, surat-surat dari perusahaan lain diterima oleh petugas penerima surat, kemudian petugas memeriksa ketepatan alamat. Tahap ini sangat penting karena tahap ini merupakan awal dari adanya arsip ekstern.

Jika dalam tahap ini orang yang menerima surat tidak jujur, dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Karena bisa saja surat dari luar langsung dibuka dan dibaca tetapi tidak diteruskan kepada petugas pencatat surat. Dengan demikian, perusahaan sudah kehilangan selembar arsip penting.

Asas pengurusan juga harus diperhatikan, apakah sentralisasi, desentralisasi, atau gabungan. Apabila yang digunakan adalah asas sentralisasi, maka semua surat yang diterima  harus melalui satu pintu yaitu unit kearsipan, tetapi jika asas desentralisasi langsung kepada unit kerja, sedangkan gabungan melalui sentralisasi terlebih dahulu baru kemudian desentralisasi.

Hal-hal yang harus dilakukan dalam kegiatan penerimaan surat adalah sebagai berikut :

  • Menandatangani bukti pengiriman jika diminta oleh petugas pengirim surat
  • Memeriksa ketepatan alamat yang dituju jika surat salah alamat harus segera dikembalikan kepada petugas pengirim surat.
  • Menyampaikan surat kepada petugas pencatat surat

Related For Tahapan penerimaan surat