ujiansma.com

Portal pendidikan no 1

Menu

Tahapan Pengurusan Dan Pengendalian Arsip

October 26, 2015 | Administrasi Perkantoran

20140701_125659_IMG-20140630-00333

Tahapan Pengurusan Dan Pengendalian Arsip

Untuk lebih jelas mengenai tahapan pengurusan dan pengendalian arsip, simaklah uraian yang akan disajikan berikut ini :

  1. Tahapan penerimaan surat

Dalam taha ini, surat-surat dari perusahaan lain diterima oleh petugas penerima surat, kemudian petugas memeriksa ketepatan alamat. Tahap ini sangat penting karena tahap ini merupakan awal dari adanya arsip ekstern.

  1. Tahap penyortiran

Penyortiran adalah mengelompokkan surat, apakah surat yang diterima merupakan surat dinas atau pribadi.  jika surat tersebut merupakan surat dinas, berarti surat tersebut memerlukan pemprosesan atau pengendalian lebih lanjut. Surat pribadi dapat diserahkan langsung kepada yang dituju. Perbedaan antara surat pribadi dengan surat dinas antara lain sebagai berikut:

  • Sampul surat
  • Alamat luar
  • Alamat pengirim
  1. Tahap pencatatan

Surat dinas selanjutnya diproses lebih lanjut dengan dilakukan pencatatan atau registrasi. Surat dicatat dengan menggunakan buku agenda atau kartu kendali, tergantung dari sistem yang digunakan oleh perusahaan.

  1. Tahap distribusi

Tahap distribusi adalah tahap penyampaian surat kepada orang sesuai dengan tujuan surat. Misalnya untuk pimpinan, unit kerja, atau yang mewakili. Tahap distribusi ini juga memegang peranan yang sangat penting.

Jangan sampai surat yang seharusnya sudah disampaikan kepada orang yang dimaksud tetapi belum juga diterima. Penyampaian surat harus dilakukan secepatnya, tidak ditunda-tunda. Hal ini untuk mencegah terjadinya keterlambatan terhadap proses surat yang harus dilakukan oleh orang yang bersangkutan.


Related For Tahapan Pengurusan Dan Pengendalian Arsip