reservasi

Tugas dan tanggung jawab petugas telepon

Telepon merupakan alat yang sudah sangat umum kita temukan dimana mana. Namun, sebagaimana yang kita ketahui bahwa biasanya ada seseorang yang bertugas untuk menerima telepon atau menyambungkannya. Seperti apa tugas dan tanggung jawab petugas telepon itu sendiri ?

Adapun yang termasuk ke dalam tugas dan tanggung jawab petugas telepon, yaitu :

  • Siapkan formulir penerimaan telepon dan alat tulis, serta letakkan di dekat pesawat telepon.
  • Buatlah daftar khusus nomor-nomor khusus telepon penting yang dibutuhkan dan selalu diletakkan di atas meja kerja.
  • Peganglah gagang telepon dengan tangan kiri dan gunakan tangan kanan untuk memegang pulpen, berilah jarak ± 3 cm antara bibir dengan gagang telepon.
  • Pahamilah bagaimana cara mengadakan atau menyambung telepon interlokal, baik dalam maupun luar negeri.
  • Jangan banyak menggunakan telepon untuk keperluan pribadi.
  • Bersikaplah seperti sedang bertatap muka, ramah, sewajarnya, dan pergunakanlah kata-kata yang singkat, jelas, dengan nada dan volume suara yang teratur.
  • Bersikaplah seperti sedang bertatap muka, ramah, sewajarnya, dan pergunakanlah kata-kata yang singkat, jelas, dengan nada dan volume suara yang teratur.
  • Berusaha untuk cepat memahami maksud pembicaraan dan berilah kesan bahwa penelpon diperhatikan dan dibantu.
  • Jangan memunculkan kesan sibuk pada saat memegang telepon.
  • Jangan terlalu cepat dalam berbicara, batasi pembicaraan  pada masalah yang penting. Usahakan pembicaraan dilakukan dengan lancar.
  • Hindari penyampaian informasi rahasia dan masalah yang bersifat pribadi.
  • Usai bertelepon, letakkan gagang telepon pada tempatnya.