Empat fungsi catatan rapat
Notulen adalah sebuah catatan tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi, atau sidang yang dimulai dari awal sampai akhir acara yang ditulis oleh seorang Notulis, yang akan dilaporkan oleh Ketua kegiatan, dan akan dipertanggung jawabkan suatu saat pada seluruh anggota atau peserta acara.
Notulen adalah naskah dinas yang membuat catatan jalannya acara (kegiatan) mulai dari pembukaan, pembahasan masalah, sampai dengan pengambilan keputusan, serta penutupan. Notulen sekurang-kurangnya berisi :
- Tujuan kegiatan
- Pikiran-pikiran yang akan dibahas dalam kegiatan
- Saran dan keputusan dalam kegiatan
- Waktu pelaksanaan
- Pihak-pihak yang hadir dalam kegiatan.
Adapun empat fungsi catatan rapat, di antaranya adalah sebagai berikut :
- Sebagai dokumen dan alat pembuktian.
- Sebagai sumber informasi bagi peserta rapat yang absen/tidak hadir.
- Sebagai dasar untuk pertemuan selanjutnya.
- Sebagai alat pengingat untuk para peserta rapat.