Langkah-langkah dalam mengefektifkan rapat
Adapun langkah-langkah untuk mengefektifkan sebuah rapat, di antaranya adalah sebagai berikut :
a. Perencanaan dan persiapan rapat
Dalam perencanaan dan persiapan rapat, anda harus menentukan siapa saja yang akan anda undang ke dalam sebuah rapat. Orang-orang yang perlu diundang dalam rapat ialah yang :
- Perlu memberikan persetujuan
- Punya keahlian atau informasi yang diperlukan
- Punya keahlian dan intelegensia untuk membantu kelompok menghasilkan gagasan yang dibuat
- Akan melaksanakan keputusan
- Akan mendorong gagasan anda untuk rapat itu
- Akan memberikan kontribusi olh hasilnya
- Secara langsung akan terpengaruh.
b. Menciptakan agenda rapat
Agenda sangat besar efektivitasnya dalam mengorganisir dan meluruskan rapat, tetapi jarang digunakan secara efektif. Agenda yang bagus dapat menyelesaikan setengah dari pekerjaan anda, bahkan sebelum rapat dimulai.
c. Menentukan waktu yang tepat
Pada dasarnya, sebuah rapat harus ditentukan waktunya terlebih dahulu. Hal ini bertujuan untuk :
- Menjaga agar rapat tetap pada jalur
- memberi tahu setiap orang bahwa waktu itu terbatas
- Rapat dapat lebih mudah dikendalikan
- Memotivasi orang
- Ada tujuan yang dapat diselesaikan.
d. Memimpin rapat dengan baik
Memang tidak dapat dipungkiri lagi bahwa kehadiran seorang pemimpin rapat sangatlah berpengaruh dalam berjalannya sebuah rapat. Oleh karena itu, sebaiknya anda memilih pemimpin rapat yang benar dan tepat sebelum anda memuai rapat tersebut.
Pada dasarnya, seorang pemimpin rapat mempunyai beberapa tugas penting, di antaranya adalah sebagai berikut ini :
- Merencanakan dan Persiapan
- Membuka Rapat
- Penyampaian agenda
- Penyampaian butir rapat
- Penyampaian tujuan