1310618856_182994827_4-pengiriman-paket-dan-dokumen-jasa

Prosedur pengurusan surat masuk penting

Pengurusan surat dimaksudkan untuk mendapatkan kecepatan, ketepatan, dan keamanan dalam penyampaian surat ke Unit-unit Pengolah. Semakin cepat surat sampai di Unit Pengolah maka akan semakin cepat pula surat ditindaklanjuti/diselesaikan. Prosedur pengurusan surat dimulai dari surat masuk di Unit Kearsipan sampai pada surat diproses di Unit Pengolah.

 a. Penerimaan surat

Kegiatan yang dilaksanakan dalam tahap penerimaan surat antara lain :

  • Menerima surat baik yang dikirim melalui post maupun kurir.
  • Meneliti kebenaran alamat surat.
  • Menyortir surat antara surat yang boleh dibuka dan surat tertutup/rahasia/pribadi
  • Membuka amplop yang boleh dibuka dan meneliti kebenaran alamat dan kelengkapan surat
  • Menyampaikan surat kepada pengarah

 b. Pengarahan surat

Kegiatan yang dilaksanakan dalam tahap pengarahan surat antara lain :

  • Menentukan antara surat penting, biasa dan surat rahasia
  • Menentukan nama Unit Pengolah
  • Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat.
  • Menyampaikan ke Pencatat

 c. Pencatatan  

Kegiatan yang dilaksanakan dalam tahap pencatatan surat antara lain :

  • Mencatat kode klasifikasi surat dalam Daftar pengendali untuk memperoleh nomor urut
  • Mencatat informasi surat ke dalam kartu kendali rangkap empat
  • Menyampaikan surat beserta kartu kendali rangkap tiga kepada Pendistribusi

 d. Pendistribusian

Kegiatan yang dilaksanakan dalam tahap pendistribusian adalah menyampiakan surat beserta sarana pengendalian ( kartu kendali /lembar pengantar ) sebagai bukti pengiriman di Unit pengolah

 e. Pengendalian dan penyimpanan

Kegiatan yang dilaksanakan dalam tahap pengendalian adalah menyimpan sarana pengendalian yaitu kartu kendali dan lembar pengantar.

Lihat Video Dibawah Ini Siapa Tahu Bermanfaat Untuk Kamu