Category Archives: Pembelajaran

Pengelolaan e-mail melalui yahoo mail

Cara-Cek-Email-Yahoo

Pengelolaan e-mail melalui yahoo mail

Pengelolaan dan Pengiriman Surat melalui E-mail :

  • Masuk ke dalam situs yahoo sehingga akan terdapat pilihan , yaitu : Mail, Messenger, Puzzles, dan lain-lain
  • Pilihlah Mail, dengan cara meng-klik pilihan Mail
  • Isikan Yahoo ! ID dan Password, yang sudah ada saat Anda membuat e-mail dengan menggunakan yahoo
  • Pilihlah menu sesuai kebutuhan

Adapun macam-macam menu tersebut, yaitu :

  • Inbox, berisikan surat elektronik dari orang lain yang masuk ke dalam alamat e-mail Anda
  • Draft, informasi tentang e-mail yang telah Anda buat tapi masih dalam bentuk rencana (draf) dedan belum dikirim ke e-mail orang lain
  • Sent, e-mail Anda telah dikirim ke e-mail orang lain
  • Spam, informasi mengenai e-mail yang masuk ke e-mail anda dalam bentuk spam (informasi yang tidak dikenal) bisa berisi virus, trojan atau worm yang sengaja dikirim orang secara acak
  • Trash, informasi tentang penelusuran dari e-mail yang yang telah Anda kirim atau e-mail yang pernah masuk

Prosedur pengelolaan surat melalui e-mail

email

Prosedur pengelolaan surat melalui e-mail

Pengelolaan dan Pengiriman Surat melalui E-mail :

  • Masuk ke dalam situs yahoo sehingga akan terdapat pilihan , yaitu : Mail, Messenger, Puzzles, dan lain-lain
  • Pilihlah Mail, dengan cara meng-klik pilihan Mail
  • Isikan Yahoo ! ID dan Password, yang sudah ada saat Anda membuat e-mail dengan menggunakan yahoo
  • Pilihlah menu sesuai kebutuhan

Adapun macam-macam menu tersebut, yaitu :

  • Inbox, berisikan surat elektronik dari orang lain yang masuk ke dalam alamat e-mail Anda
  • Draft, informasi tentang e-mail yang telah Anda buat tapi masih dalam bentuk rencana (draf) dedan belum dikirim ke e-mail orang lain
  • Sent, e-mail Anda telah dikirim ke e-mail orang lain
  • Spam, informasi mengenai e-mail yang masuk ke e-mail anda dalam bentuk spam (informasi yang tidak dikenal) bisa berisi virus, trojan atau worm yang sengaja dikirim orang secara acak
  • Trash, informasi tentang penelusuran dari e-mail yang yang telah Anda kirim atau e-mail yang pernah masuk

Juga terdapat beberapa tab menu sebagai berikut :

  • Delete, digunakan untuk menghapus e-mail yang sudah lama, tidak dipergunakan lagi/e-mail yang tidak jelas asal- usulnya
  • Reply, digunakan bila ingin membalas e-mail yang masuk, baik secara perseorangan maupun kelompok
  • Forward, digunakan bila ingin meneruskan kiriman e-mail yang masuk ke e-mail orang lain
  • Spam, digunakan untuk memberitahukan tentang e-mail yang masuk dalam bentuk spam/e-mail kemungkinan ditumpangi virus

Keuntungan dan kerugian surat menyurat melalui E-mail

49043_620

Keuntungan dan kerugian surat menyurat melalui E-mail

Penggunaan e-mail pada saat ini bukan lagi hal yang asing dan baru, melainkan sudah menjadi kebutuhan pokok. Memang banyak sekali keuntungan yang bisa kita peroleh, namun di satu sisi, banyak juga kerugian surat menyurat melalui E-mail.

Keuntungan dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail (surat elektronik), antara lain sebagai berikut :

  • Informasi lebih cepat diterima oleh orang yang dituju
  • Biaya relatif lebih murah dibandingkan melalui kurir atau pos
  • Umpan balik (feedback) dapat dilaksanakan secara langsung sehingga cepat menerima balasan
  • Dapat mengirimkan gambar-gambar atau foto dalam bentuk tiga dimensi sehingga lebih menarik
  • Dokumen bisa langsung disimpan dalam bentuk soft copy

Kelemahan dari kegiatan surat menyurat liwat e-mail, antara lain sebagai berikut :

  • Hanya bisa diakses oleh orang yang mempunyai fasilitas internet
  • Hanya bisa diakses oleh orang yang mengerti fasilitas internet
  • Dalam keadaan tertentu (jaringan sibuk) proses mengakses menjadi lambat
  • Dokumen dapat hilang atau rusak terkena virus
  • Ketergantungan pada alat (komputer dan jaringan internet) sangat tinggi

Prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda

Macam-Ruang-Lingkup-Administrasi-Pembangunan

Prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda

Adapun prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda, di antaranya adalah sebagai berikut :

 a. Pembuatan konsep

Dilakukan oleh pimpinan yang menandatangani surat pada lembaran konsep surat. Hal tersebut dilakukan jika konsep surat dibuat oleh sekretaris/asisten

 b. Persetujuan konsep

Pimpinan memberikan persetujuan dengan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep yang telah dibuat

 c. Pencatatan surat

Konsep dicatat dalam Buku Agenda Verbal untuk mendapatkan nomor surat

 d. Pengetikan konsep surat

Diketik dengan tembusannya sekaligus

 e. Pemeriksaan pengetikan

 f. Penandatanganan Surat

Dilakukan oleh pejabat yang berwenang dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang

 g. Pemberian Cap Dinas

Dibubuhkan di sebelah kiri menyinggung sedikit tanda tangan, harus tegak

 h. Melipat surat

Surat yang asli dilipat dimasukkan dalam sampul

 i. Penyampulan surat

Surat yang telah dilipat dimasukkan dalam sampul. Sampul diberi nomor dan diberi cap di sebelah kiri bawah

 j. Pengiriman surat

Surat yang dikirim langsung ke alamat, dan ke kantor pos dicatat di Buku Ekspedisi Ekstern

 k. Penyimpanan surat

Tembusan surat disimpan sebagai arsip sesuai dengan sistem penyimpanan (sistem abjad,
subjek, tanggal, wilayah)

Surat-surat yang telah diproses diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang
menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku Ekspedisi. Buku Ekspedisi ada dua macam, yaitu :

  • Buku Ekspedisi Intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri
  • Buku Ekspedisi Ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan sendiri

Prosedur pengurusan surat keluar biasa

montazne kuce 3

Prosedur pengurusan surat keluar biasa

Surat keluar adalah semua tulisan yang dikirimkan kepada pejabat diluar instansi sendiri sesuai dengan alamat yang dicantum pada tulisan dinas atau pada sampulnya. Adapun prosedur pengurusan surat keluar biasa, yaitu :

  • Pembuatan Konsep yang dilakukan oleh pimpinan yang menandatangani surat pada lembaran konsep surat. Dilakukan jika konsep surat dibuat oleh sekretaris/asisten
  • Persetujuan konsep. Pimpinan memberikan persetujuan dengan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep
  • Pencatatan Surat. Konsep dicatat dalam Buku Agenda Verbal untuk mendapatkan nomor surat
  • Pengetikan konsep surat, diketik dengan tembusannya
  • Pemeriksaan Pengetikan
  • Penandatanganan Surat. Dilakukan oleh pejabat yang berwenang dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang
  • Pemberian Cap Dinas. Dibubuhkan di sebelah kiri menyinggung sedikit tanda tangan, harus tegak
  • Melipat Surat. Surat yang asli dilipat dimasukkan dalam sampul
  • Penyampulan Surat
  • Pengiriman Surat
  • Penyimpanan Surat

Perlengkapan pengurusan surat

Dalam penanganan surat ada beberapa perlengkapan yang harus disediakan, antara lain:

  • Baki surat/Tray, berguna sebagai tempat dari berkas surat yang ada
  • Buku Agenda surat masuk dan surat keluar
  • Kartu kendali, Lembar pengantar surat masuk/surat keluar, dan lembar surat rahasia
  • Secretaries Desk File, yaitu kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani
  • Alat tulis, antara lain pulpen, pensil, penggaris, kertas catatab, stapler, dan penjepit kertas
  • Kertas dan amplop dengan berbagai ukuran
  • Alat Pembuka surat, dapat berupa manual seperti pisau atau gunting, atau alat pembuka elektrik dengan mesin pembuka surat
  • Stempel, yaitu stempel tanggal terima dan stempel perusahaan
  • Formulir Tanda Terima/Buku Ekspedisi
  • Lembar Disposisi, untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain (surat masuk)

Sistem buku agenda

agenda-kembar

Sistem buku agenda

Pada dasarnya, ada beberapa prosedur yang perlu anda perhatikan dalam mengurus surat yang masuk, di antaranya adalah :

  • Surat-surat masuk dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2
  • Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan kepada unit pengolah bersama lembar pengantarnya
  • Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.

Sedangkan prosedur pengurusan surat masuk melalui agenda adalah :

  • Penerimaan Surat yang terdiri dari pengumpulan dan menghitung surat masuk dan meneliti ketepatan alamat
  • Penyortiran surat yang merupakan kegiatan memisahkan surat ke dalam surat dinas (biasa, penting,rahasia) maupun surat pribadi
  • Pencatatan surat yang terdiri dari kegiatan membaca surat (dinas, biasa, penting), memeriksa lampiran-lampiran, membubuhkan Sampel Agenda dan mencatat surat dalam Buku agenda Surat Masuk
  • Pengarahan Surat yang merupakan kegiatan menentukan pejabat mana yang harus menangani surat, dengan menyertakan lembar disposisi (untuk mencatat instruksi pimpinan)

Kartu kendali

pengarsipan-8-728

Kartu kendali

Pencatatan surat dengan kartu kendali digunakan pada Sistem Pola Baru Kaersipan atau Sistem Kartu Kendali yang diperkenalkan Arsip Nasional RI. Kartu Kendali yang digunalkan untuk mencatat surat-surat penting, dan jumlahnya rangkap 3 (tiga) dengan warna yang berbeda :

  • Kartu Kendali I : Disimpan di bagian pencatatan surat dan berfungsi sebagai
  • pengganti buku agenda.
  • Kartu Kendali II : Disimpan di bagian ennataan dan berfungsi sebagai pengganti
  • buku ekspedisi.
  • Kartu Kendali III : Disimpan di unit pengolahan.

Sarana pencatatan lain yang digunakan dalam sistem Kartu Kendali adalah Lembar Pengantar. Lembar Pengantar digunakan untuk mencatat surat biasa dan surat rahasia. Jumlah Lembar pengantar yang digunakan dalam pencatatan surat adalah rangkap 2 (dua).

Kelemahan dan kelebihan sistem kartu kendali

Sistem Kartu Kendali memiliki kelebihan dan kelemahan, antara lain :

 1. Kelebihan

  • Kartu Kendali mudah ditata karena ukuran kecil.
  • Surat tidak berdasarkan nomor agenda, melainkan berdasarkan Klasifikasi surat.
  • Dapat digunakan sebagai sarana penelusuran surat.

 2. Kelemahan

  • Kartu kendali berupa lembaran, sehingga mudah hilang
  • Apabila petugas tidak memahami isi informasi surat, maka pemberian Klasifikasi Surat menjadi tidak tepat.